Chủ sở hữu là người có vốn; chủ tịch (chủ tịch công ty, chủ tịch hội đồng thành viên, chủ tịch hội đồng quản trị) là người đứng đầu cơ quan quyết định của công ty; giám đốc, tổng giám đốc là người điều hành hằng ngày; còn người đại diện theo pháp luật là người nhân danh công ty giao dịch với bên ngoài. Một người có thể giữ cả bốn vai, nhưng mỗi văn bản chỉ nên ký với đúng một tư cách.
Ký nhầm tư cách — ví dụ chủ tịch ký hợp đồng thương mại trong khi điều lệ quy định người đại diện là giám đốc — không phải lúc nào cũng làm văn bản vô hiệu, nhưng là lý do phổ biến khiến ngân hàng trả hồ sơ, đối tác đòi ký lại, hoặc tranh chấp nội bộ có thêm cớ. Bài này dựng bộ máy theo từng loại hình rồi chỉ rõ ai ký gì.
Bộ máy theo từng loại hình công ty
| Loại hình | Cơ quan quyết định | Người đứng đầu cơ quan đó | Người điều hành |
|---|---|---|---|
| TNHH một thành viên, chủ sở hữu là cá nhân | Chủ sở hữu | Chủ tịch công ty (chủ sở hữu có thể kiêm) | Giám đốc hoặc tổng giám đốc (chủ sở hữu có thể kiêm hoặc thuê) |
| TNHH một thành viên, chủ sở hữu là tổ chức | Chủ sở hữu, thông qua hội đồng thành viên hoặc chủ tịch công ty | Chủ tịch hội đồng thành viên hoặc chủ tịch công ty | Giám đốc hoặc tổng giám đốc |
| TNHH hai thành viên trở lên | Hội đồng thành viên | Chủ tịch hội đồng thành viên | Giám đốc hoặc tổng giám đốc |
| Công ty cổ phần | Đại hội đồng cổ đông; hội đồng quản trị | Chủ tịch hội đồng quản trị | Giám đốc hoặc tổng giám đốc |
Ngoài ra, tuỳ quy mô và loại hình, công ty có thể có kiểm soát viên hoặc ban kiểm soát, hoặc mô hình có thành viên độc lập và uỷ ban kiểm toán ở công ty cổ phần. Những chức danh này giám sát, không đại diện công ty ký giao dịch.
Người đại diện theo pháp luật không phải là một tầng trong bảng. Điều lệ chỉ định chức danh nào trong bảng (thường là chủ tịch hoặc giám đốc) đồng thời là người đại diện.
Ai ký văn bản nào
| Loại văn bản | Thường do ai ký | Ghi chú |
|---|---|---|
| Quyết định của chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên | Chủ sở hữu (hoặc người đại diện của chủ sở hữu là tổ chức) | Ký với tư cách chủ sở hữu, không phải giám đốc |
| Nghị quyết hội đồng thành viên, hội đồng quản trị | Chủ tịch thay mặt hội đồng, hoặc các thành viên dự họp theo điều lệ | Kèm biên bản họp |
| Hợp đồng với bên ngoài | Người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền | Chức danh ghi trên hợp đồng phải khớp tư cách |
| Hợp đồng lao động, quyết định nhân sự thường ngày | Giám đốc hoặc người được giao theo điều lệ | Chức danh quản lý do hội đồng bổ nhiệm thì theo quyết định của hội đồng |
| Chứng từ kế toán, báo cáo tài chính | Người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật | Theo Luật Kế toán; báo cáo tài chính cần đủ các chữ ký theo quy định |
| Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp | Người có thẩm quyền theo từng loại thủ tục | Một số thủ tục do chủ tịch ký, không phải người đại diện |
| Tờ khai thuế điện tử | Doanh nghiệp, bằng chữ ký số của doanh nghiệp | Người đại diện chịu trách nhiệm về nội dung |
Chủ tịch không phải người đại diện thì ký được gì
Ở nhiều công ty, người đại diện là giám đốc còn chủ tịch hội đồng thành viên chỉ giữ vai chủ trì hội đồng. Khi đó chủ tịch:
- Ký được: nghị quyết, biên bản của hội đồng; văn bản triệu tập họp; các văn bản thuộc quyền chủ tịch theo điều lệ; một số hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà quy định giao cho chủ tịch ký.
- Không nên ký: hợp đồng thương mại, hồ sơ vay, văn bản gửi cơ quan thuế nhân danh công ty — trừ khi được người đại diện uỷ quyền.
Sai lầm thường gặp là chủ tịch, vì có quyền lớn trong nội bộ, tự ký hợp đồng với đối tác. Đối tác cẩn thận sẽ yêu cầu ký lại; đối tác không cẩn thận thì cả hai bên cùng mang một hợp đồng có điểm yếu.
Giám đốc không phải người đại diện thì ký được gì
Ngược lại, có công ty chọn chủ tịch làm người đại diện và thuê giám đốc điều hành. Giám đốc khi đó:
- Điều hành hằng ngày theo quyền điều lệ và hội đồng giao: tổ chức thực hiện nghị quyết, quản lý nhân sự, ký văn bản nội bộ.
- Ký hợp đồng với bên ngoài khi có uỷ quyền của người đại diện, trong phạm vi uỷ quyền.
- Không tự nhận là người đại diện trong văn bản gửi cơ quan nhà nước.
Để công việc không tắc, mô hình này gần như luôn cần một giấy uỷ quyền thường xuyên từ người đại diện cho giám đốc, ghi rõ loại hợp đồng và hạn mức. Không có giấy này, mỗi hợp đồng đều phải chờ chủ tịch.
Chữ ký trên báo cáo tài chính và hồ sơ thuế
Đây là chỗ hay bị làm cho có. Theo Luật Kế toán, báo cáo tài chính phải có chữ ký của người lập, kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) và người đại diện theo pháp luật. Hệ quả thực tế:
- Chủ tịch không phải người đại diện thì không thay người đại diện ký báo cáo tài chính, trừ khi có uỷ quyền hợp lệ.
- Người đại diện ký báo cáo tài chính là xác nhận mình chịu trách nhiệm về báo cáo đó — nên đọc, ít nhất là các chỉ tiêu chính.
- Tờ khai quyết toán thuế nộp kèm báo cáo tài chính, ký bằng chữ ký số doanh nghiệp. Hai hồ sơ nên khớp nhau về số liệu.
Hạn quyết toán năm của tổ chức theo Luật Quản lý thuế là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 sau năm tài chính (kiểm tra lại nếu có văn bản mới). Nên chốt ai ký gì từ tháng đầu năm, đừng để tới tuần cuối mới đi tìm chữ ký.
Ba cách ký nhầm tư cách hay gặp
- Chủ sở hữu ký quyết định với chức danh giám đốc. Chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên kiêm giám đốc, ký quyết định tăng vốn dưới chức danh “Giám đốc”. Việc tăng vốn là quyền chủ sở hữu, nên ký với tư cách chủ sở hữu.
- Giám đốc ký hợp đồng vay khi không phải người đại diện và không có uỷ quyền. Ngân hàng thường phát hiện và trả hồ sơ; nếu lọt, hợp đồng có điểm yếu về thẩm quyền.
- Người đại diện ký nghị quyết hội đồng mà mình không phải chủ tịch. Nghị quyết của hội đồng phải do người có quyền ký theo điều lệ.
Cách phòng đơn giản: dưới mỗi chữ ký ghi đúng chức danh và tư cách, và giữ một bảng “văn bản — người ký — tư cách” trong sổ tay nội bộ.
Tự kiểm tra ở đâu
- Điều lệ công ty: chức danh nào là người đại diện, quyền của chủ tịch và giám đốc.
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: người đại diện đang được ghi nhận và chức danh.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: tên người đại diện gắn với mã số thuế.
- Tài khoản thuế điện tử: tờ khai và báo cáo tài chính đã nộp, ai là người liên hệ.
Nếu điều lệ và thông tin đăng ký không khớp nhau về chức danh người đại diện, đó là việc phải sửa trước, không phải chuyện để sau.
Câu hỏi thường gặp
Chủ tịch hội đồng thành viên có mặc nhiên là người đại diện theo pháp luật không?
Không mặc nhiên. Điều lệ quy định chức danh nào là người đại diện. Luật có quy tắc dự phòng khi điều lệ không quy định, nhưng nên tra Luật Doanh nghiệp hiện hành và ghi rõ trong điều lệ thay vì dựa vào quy tắc dự phòng.
Chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên có được tự làm giám đốc không?
Được. Chủ sở hữu là cá nhân có thể kiêm chủ tịch công ty và giám đốc. Khi ký, nên phân biệt văn bản nào ký với tư cách chủ sở hữu, văn bản nào ký với tư cách giám đốc hoặc người đại diện.
Kế toán trưởng có phải người quản lý doanh nghiệp không?
Kế toán trưởng là chức danh theo Luật Kế toán, chịu trách nhiệm tổ chức công việc kế toán. Việc có được xem là người quản lý doanh nghiệp theo điều lệ hay không tuỳ cách công ty quy định. Kế toán trưởng không thay người đại diện ký hợp đồng.
Tổng giám đốc và giám đốc khác nhau thế nào về pháp lý?
Về pháp lý, luật dùng chung một vị trí điều hành là giám đốc hoặc tổng giám đốc; công ty chọn tên gọi. Quyền cụ thể do điều lệ và quyết định bổ nhiệm quy định, không phụ thuộc chữ “tổng”.
Phó giám đốc có ký hợp đồng được không?
Được, nếu có uỷ quyền của người đại diện theo pháp luật hoặc quy chế nội bộ giao quyền phù hợp với điều lệ. Phó giám đốc không tự có quyền ký nhân danh công ty chỉ vì chức danh.
Hợp đồng ký sai tư cách có bị vô hiệu không?
Không phải lúc nào cũng vô hiệu. Tuỳ việc người ký có thẩm quyền hay không, công ty có chấp thuận sau đó hay không và đối tác có biết hay không. Cách an toàn là ký lại hoặc có văn bản chấp thuận của người có thẩm quyền.
