Giấy tờ nước ngoài của người đại diện: hợp pháp hoá lãnh sự và dịch thuật

Nguyên tắc chung: giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài lập hoặc chứng nhận, muốn dùng tại Việt Nam phải được hợp pháp hoá lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại. Sau đó, giấy tờ phải được dịch sang tiếng Việt theo hình thức cơ quan tiếp nhận chấp nhận.

Với người đại diện là người nước ngoài — hoặc người Việt ký giấy tờ ở nước ngoài — đây là phần tốn thời gian nhất của cả bộ hồ sơ, vì đi qua nhiều cơ quan ở hai quốc gia. Làm sai thứ tự một bước là phải làm lại từ đầu, có khi mất vài tuần.

Giấy tờ nào thường cần hợp pháp hoá

Bảng trên là các trường hợp thường gặp, không phải danh mục đầy đủ. Mỗi thủ tục có yêu cầu riêng; hỏi cơ quan tiếp nhận trước khi đi làm giấy ở nước ngoài để không làm thừa hoặc thiếu.

Thứ tự làm: ở nước ngoài trước, ở Việt Nam sau

1. Công chứng hoặc chứng thực tại nước sở tại (nếu giấy tờ là giấy tờ tư nhân như giấy uỷ quyền): ký trước công chứng viên của nước đó.
2. Chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền nước sở tại — thường là bộ ngoại giao hoặc cơ quan được giao — tuỳ quy trình từng nước.
3. Hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam ở nước đó.
4. Mang về Việt Nam, dịch sang tiếng Việt và chứng thực chữ ký người dịch hoặc công chứng bản dịch.
5. Nộp kèm bản gốc đã hợp pháp hoá (hoặc bản sao chứng thực từ bản gốc) cùng bản dịch.

Cũng có thể làm bước hợp pháp hoá tại Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc cơ quan được uỷ quyền trong nước đối với giấy tờ đã được cơ quan đại diện của nước ngoài tại Việt Nam chứng nhận — hỏi cơ quan lãnh sự về cách phù hợp với từng nước.

Cách tránh hợp pháp hoá: ký trước cơ quan đại diện Việt Nam

Với giấy uỷ quyền hay quyết định mà người đại diện, chủ sở hữu cần ký khi đang ở nước ngoài, một cách thường gọn hơn là ký trước viên chức lãnh sự tại đại sứ quán hoặc tổng lãnh sự quán Việt Nam để được chứng thực chữ ký. Giấy tờ do cơ quan đại diện Việt Nam chứng thực không phải qua bước hợp pháp hoá của nước sở tại.

Ưu điểm: một lần làm việc, văn bản có thể soạn sẵn bằng tiếng Việt, không cần dịch. Nhược điểm: phải đến trực tiếp, phụ thuộc lịch làm việc và khoảng cách tới cơ quan đại diện.

Với người Việt Nam ở nước ngoài làm người đại diện, đây thường là lựa chọn tốt nhất cho giấy uỷ quyền khi xuất cảnh dài ngày. Với người nước ngoài, cơ quan đại diện Việt Nam cũng có thể chứng thực chữ ký trên văn bản dùng tại Việt Nam — hỏi trước về điều kiện.

Dịch thuật: hình thức đúng quan trọng như nội dung

• Dịch toàn bộ, kể cả con dấu, dòng chứng nhận hợp pháp hoá, ghi chú bên lề. Dịch thiếu phần chứng nhận là lỗi hay bị trả hồ sơ.
• Tên người, tên công ty giữ nguyên cách viết như trên hộ chiếu, giấy chứng nhận gốc; thống nhất trên mọi giấy tờ trong bộ hồ sơ.
• Hình thức chứng nhận bản dịch: chứng thực chữ ký người dịch hoặc công chứng bản dịch — theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
• Đóng thành bộ: bản dịch đi liền với bản gốc hoặc bản sao đã hợp pháp hoá, không tách rời.

Một lỗi nhỏ nhưng tốn thời gian: tên riêng dịch mỗi giấy một kiểu (ví dụ có hay không có tên đệm), khiến cơ quan tiếp nhận không chắc đó là cùng một người. Làm một bảng tên chuẩn và giao cho người dịch ngay từ đầu.

Thời hạn của giấy tờ: hợp pháp hoá rồi vẫn có thể quá hạn

Hợp pháp hoá lãnh sự xác nhận con dấu, chữ ký trên giấy tờ là thật; nó không kéo dài thời hạn của chính giấy tờ đó. Những giấy hay quá hạn:

• Bản xác nhận tình trạng pháp lý của công ty mẹ nước ngoài: nhiều thủ tục chỉ chấp nhận bản cấp trong một khoảng thời gian gần.
• Lý lịch tư pháp cho hồ sơ giấy phép lao động: thường có giới hạn thời gian kể từ ngày cấp.
• Giấy uỷ quyền có thời hạn ghi trong nội dung.

Vì vậy, lập lịch ngược từ ngày dự kiến nộp tại Việt Nam: tính thời gian gửi giấy về, dịch, chứng thực, rồi mới quyết định ngày xin giấy ở nước ngoài. Xin quá sớm, tới lúc nộp đã hết hạn; xin quá muộn, lỡ kế hoạch.

Ví dụ giả định: chủ sở hữu là công ty nước ngoài cử người đại diện mới

Giả sử một công ty TNHH một thành viên có chủ sở hữu là công ty ở nước ngoài. Công ty mẹ quyết định thay giám đốc — người đại diện theo pháp luật — bằng một người nước ngoài khác đang làm việc tại Việt Nam.

Bộ giấy tờ cần có thường gồm: quyết định của chủ sở hữu về việc thay người đại diện, do người có thẩm quyền của công ty mẹ ký ở nước ngoài; giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người ký đó; bản sao hộ chiếu của người đại diện mới. Hai văn bản đầu lập ở nước ngoài, nên phải công chứng tại nước đó, hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện Việt Nam, rồi dịch và chứng thực bản dịch tại Việt Nam.

Sau khi đăng ký thay đổi, còn các việc kéo theo: giấy phép lao động của người mới (nếu thuộc diện), giấy tờ cư trú, chữ ký số, ngân hàng, cơ quan thuế. Người mới cũng cần xác định tình trạng cư trú để tính thuế thu nhập cá nhân đúng từ tháng đầu tiên.

Năm lỗi làm hồ sơ bị trả về

1. Hợp pháp hoá bản sao chụp thay vì bản gốc hoặc bản sao được cơ quan nước ngoài chứng nhận đúng cách; cơ quan tiếp nhận không xác định được giấy nào đã qua hợp pháp hoá.
2. Tách rời các trang sau khi đã hợp pháp hoá để photo cho tiện. Giấy tờ đóng dấu giáp lai, ruy băng bị tháo ra có thể không còn được chấp nhận.
3. Người ký ở nước ngoài không có thẩm quyền theo điều lệ của công ty mẹ, trong khi hồ sơ không kèm giấy tờ chứng minh thẩm quyền.
4. Nội dung giấy uỷ quyền không khớp với việc cần làm tại Việt Nam — ví dụ uỷ quyền “làm thủ tục thành lập” nhưng dùng để đăng ký thay đổi.
5. Bản dịch và bản gốc lệch nhau về ngày tháng, số hiệu, chính tả tên riêng.

Trước khi gửi giấy tờ từ nước ngoài về, nên nhờ người sẽ nộp hồ sơ tại Việt Nam xem trước bản chụp toàn bộ. Sửa một chữ ở nước ngoài dễ hơn nhiều so với sửa khi giấy đã về tới nơi.

Tự kiểm tra ở đâu

• Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh: hỏi danh mục giấy tờ và hình thức bản dịch chấp nhận cho thủ tục cụ thể.
• Cơ quan lãnh sự (Bộ Ngoại giao, cơ quan được uỷ quyền, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài): trường hợp được miễn hợp pháp hoá với nước đang làm giấy.
• Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: sau khi đăng ký thay đổi, thông tin người đại diện đã cập nhật chưa.
• Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: thư điện tử nhận thông báo, thông tin liên hệ còn của người cũ không.