Người nước ngoài làm người đại diện kiêm chức danh quản lý tại Việt Nam thường phải có giấy phép lao động, trừ khi thuộc diện được miễn theo quy định — ví dụ một số trường hợp là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn đạt mức góp vốn theo quy định. Về thuế, thu nhập từ làm việc tại Việt Nam chịu thuế thu nhập cá nhân tại Việt Nam, dù tiền trả qua công ty ở Việt Nam hay từ công ty mẹ ở nước ngoài.
Hai phần việc này hay bị bỏ lửng vì mỗi phần thuộc một cơ quan khác nhau: lao động và thuế. Hậu quả thường chỉ lộ ra khi người đó cần gia hạn giấy tờ cư trú, khi doanh nghiệp bị kiểm tra, hoặc khi người đại diện chuẩn bị rời Việt Nam hẳn.
Giấy phép lao động: ai cần, ai được miễn
Nguyên tắc: người nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải có giấy phép lao động, trừ các trường hợp pháp luật lao động quy định là được miễn hoặc không thuộc diện cấp. Với người đại diện của doanh nghiệp, các trường hợp hay gặp:
| Tình huống | Hướng xử lý thường gặp |
|---|---|
| Người được thuê làm giám đốc, không góp vốn | Thường phải xin giấy phép lao động theo diện nhà quản lý, giám đốc điều hành |
| Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn công ty TNHH | Có thể thuộc diện miễn nếu giá trị góp vốn đạt mức theo quy định; thường phải làm thủ tục xác nhận với cơ quan lao động |
| Chủ tịch hoặc thành viên hội đồng quản trị công ty cổ phần | Tương tự, xét theo mức góp vốn theo quy định |
| Người do công ty mẹ cử sang làm việc | Có thể thuộc trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp, với điều kiện riêng |
Mức góp vốn làm căn cứ miễn, danh sách trường hợp và hồ sơ cụ thể thuộc nghị định hướng dẫn về lao động nước ngoài đang có hiệu lực. Không nêu con số ở đây vì quy định này đã sửa nhiều lần; tra văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh.
Vì sao giấy phép lao động quan trọng hơn người ta nghĩ
- Là căn cứ cho giấy tờ cư trú: loại thị thực, thẻ tạm trú theo diện lao động thường gắn với giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận miễn.
- Ảnh hưởng tới điều kiện cư trú của người đại diện: không có giấy tờ ở lại hợp pháp thì khó đáp ứng yêu cầu luôn có người đại diện cư trú tại Việt Nam.
- Làm việc không có giấy phép khi phải có có thể bị xử phạt cả người lao động và doanh nghiệp sử dụng lao động, và người nước ngoài có thể bị buộc xuất cảnh theo quy định.
- Liên quan tới bảo hiểm xã hội: người lao động nước ngoài có giấy phép lao động và hợp đồng lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo điều kiện luật định.
Doanh nghiệp nên theo dõi ngày hết hạn giấy phép và bắt đầu gia hạn sớm, vì hồ sơ gia hạn cần thời gian chuẩn bị giấy tờ, có khi phải hợp pháp hoá từ nước ngoài.
Thuế TNCN: xác định cá nhân cư trú hay không cư trú
Nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân của người nước ngoài phụ thuộc trước hết vào việc họ là cá nhân cư trú hay không cư trú về thuế tại Việt Nam trong năm tính thuế. Tiêu chí dựa trên số ngày có mặt tại Việt Nam và việc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam, theo Luật Thuế thu nhập cá nhân và văn bản hướng dẫn hiện hành (trong đó có Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Thông tư 87/2026/TT-BTC).
| Cá nhân cư trú | Cá nhân không cư trú | |
|---|---|---|
| Phạm vi thu nhập chịu thuế | Thu nhập phát sinh trong và ngoài Việt Nam | Thu nhập phát sinh tại Việt Nam |
| Cách tính với tiền lương | Biểu thuế luỹ tiến từng phần, có giảm trừ gia cảnh | Thuế suất toàn phần theo luật, không có giảm trừ gia cảnh |
| Quyết toán | Quyết toán năm theo quy định | Thường khấu trừ theo từng lần chi trả |
Từ kỳ tính thuế 2026, mức giảm trừ gia cảnh cho cá nhân cư trú là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc (Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15). Biểu thuế luỹ tiến sau sửa đổi và thuế suất với cá nhân không cư trú nên tra văn bản hiện hành, không dùng lại bảng cũ.
Lương trả từ nước ngoài vẫn là thu nhập tại Việt Nam
Nhiều người đại diện nước ngoài nhận một phần hoặc toàn bộ lương từ công ty mẹ, vào tài khoản ở nước ngoài. Khoản đó vẫn là thu nhập từ làm việc tại Việt Nam nếu gắn với công việc tại Việt Nam.
- Nếu doanh nghiệp tại Việt Nam chi trả, doanh nghiệp khấu trừ thuế theo quy định.
- Nếu công ty mẹ trả, cá nhân có thể phải tự khai, nộp thuế theo kỳ quy định; hoặc các bên thoả thuận để doanh nghiệp tại Việt Nam khai thay theo quy định hiện hành.
- Các khoản phúc lợi như tiền thuê nhà, học phí cho con, vé máy bay về nước — khoản nào tính vào thu nhập chịu thuế, khoản nào không, và tính theo mức nào, cần đối chiếu từng khoản với văn bản hướng dẫn.
Ví dụ giả định: giám đốc nhận 3.000 đô la Mỹ mỗi tháng từ doanh nghiệp tại Việt Nam và 2.000 đô la Mỹ từ công ty mẹ. Nếu cả hai khoản đều trả cho công việc tại Việt Nam, thu nhập tính thuế phải gộp cả 5.000 đô la Mỹ quy đổi, không chỉ phần doanh nghiệp Việt Nam trả.
Hiệp định tránh đánh thuế hai lần
Việt Nam có hiệp định tránh đánh thuế hai lần với nhiều nước. Với người đại diện nước ngoài, hiệp định có thể quyết định nước nào có quyền đánh thuế một khoản thu nhập, hoặc cho phép trừ số thuế đã nộp ở nước này khi tính thuế ở nước kia.
Điều cần biết là hưởng theo hiệp định không tự động: thường phải có giấy chứng nhận cư trú do cơ quan thuế nước kia cấp và làm thủ tục thông báo, đề nghị theo quy định. Nội dung mỗi hiệp định khác nhau; đọc đúng hiệp định giữa Việt Nam và nước của người đó, hoặc nhờ người làm thuế có kinh nghiệm về thuế quốc tế.
Quyết toán thuế trước khi rời Việt Nam
Người nước ngoài kết thúc làm việc tại Việt Nam phải hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi xuất cảnh theo quy định. Trình tự thường gặp:
- Chốt thu nhập đến ngày kết thúc công việc, gồm cả phần trả từ nước ngoài.
- Xác định tình trạng cư trú về thuế cho giai đoạn đó.
- Lập hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân, nộp số còn thiếu hoặc đề nghị hoàn nếu nộp thừa.
- Có thể uỷ quyền cho doanh nghiệp hoặc tổ chức dịch vụ làm thủ tục thay theo quy định.
- Song song, doanh nghiệp làm thủ tục thay người đại diện và bàn giao.
Không quyết toán trước khi rời đi thì vừa có rủi ro bị giữ lại ở cửa khẩu, vừa để lại khoản nợ thuế cá nhân khó xử lý từ xa.
Tự kiểm tra ở đâu
- Tài khoản thuế điện tử của cá nhân hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại: thông tin đăng ký thuế, số đã khấu trừ, số còn phải nộp.
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã nộp cho người đại diện.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: kiểm tra mã số thuế cá nhân của người nước ngoài đã được cấp và đúng thông tin hộ chiếu.
- Cơ quan thuế quản lý: hỏi khi có khoản thu nhập từ nước ngoài chưa rõ cách khai.
Cách tính khấu trừ tại nguồn với tiền lương được giải thích thêm ở mục khấu trừ thuế TNCN tại nguồn trên Khấu Trừ.
Câu hỏi thường gặp
Chủ sở hữu người nước ngoài chỉ sang Việt Nam vài lần mỗi năm có cần giấy phép lao động không?
Tuỳ vai trò và thời gian làm việc thực tế, cũng như việc có thuộc diện miễn theo mức góp vốn hay không. Đi dự họp ngắn ngày và làm việc thường xuyên là hai tình huống khác nhau. Nên hỏi cơ quan quản lý lao động hoặc người làm dịch vụ về đúng trường hợp của mình.
Người đại diện được miễn giấy phép lao động có còn phải nộp thuế TNCN không?
Có. Miễn giấy phép lao động là chuyện pháp luật lao động, không ảnh hưởng nghĩa vụ thuế. Thu nhập từ làm việc tại Việt Nam vẫn chịu thuế thu nhập cá nhân.
Chủ sở hữu không nhận lương thì có phải nộp thuế TNCN không?
Nếu không có tiền lương, tiền công thì không phát sinh thuế trên khoản đó. Tuy nhiên lợi nhuận được chia, chuyển nhượng vốn và các khoản thu nhập khác có quy định thuế riêng. Và nếu thực chất có nhận thù lao dưới dạng khác, cần khai đúng bản chất.
Tiền thuê nhà công ty trả cho giám đốc nước ngoài có chịu thuế không?
Tiền thuê nhà do đơn vị trả thay thường được tính vào thu nhập chịu thuế theo cách và mức giới hạn quy định trong văn bản hướng dẫn. Doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành trước khi tính, không dùng lại cách tính của năm trước.
Người đại diện nước ngoài có được giảm trừ gia cảnh cho con ở nước ngoài không?
Cá nhân cư trú được đăng ký người phụ thuộc nếu đáp ứng điều kiện và có giấy tờ chứng minh theo quy định, kể cả người phụ thuộc ở nước ngoài. Giấy tờ nước ngoài có thể cần hợp pháp hoá và dịch. Cá nhân không cư trú thì không được giảm trừ gia cảnh.
Doanh nghiệp có phải đóng bảo hiểm xã hội cho người đại diện nước ngoài không?
Nếu người đó làm việc theo hợp đồng lao động và có giấy phép lao động hoặc giấy tờ tương đương theo quy định, họ có thể thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, trừ các trường hợp loại trừ. Tra quy định hiện hành về bảo hiểm xã hội với người lao động nước ngoài.
