Người nước ngoài làm người đại diện: điều kiện cư trú tại Việt Nam

Người nước ngoài được làm người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH và công ty cổ phần, kể cả khi không góp vốn. Điều kiện cần nhớ không nằm ở quốc tịch mà ở chỗ khác: doanh nghiệp phải luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi người đại diện duy nhất đó xuất cảnh, họ phải uỷ quyền bằng văn bản cho một cá nhân cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ thay.

Vì vậy câu hỏi thật sự của doanh nghiệp có người đại diện nước ngoài là: người đó có ở Việt Nam đủ thường xuyên không, và nếu không thì ai là người ký thay. Trả lời sớm câu này giúp tránh cảnh hợp đồng, hồ sơ thuế phải chờ người đại diện bay về.

Cư trú tại Việt Nam trong thực tế nghĩa là gì

Luật Doanh nghiệp dùng khái niệm “cư trú tại Việt Nam” mà không liệt kê loại giấy tờ trong chính điều khoản đó. Trong thực tế, với người nước ngoài, điều cơ quan nhà nước và đối tác nhìn vào là:

• Người đó có giấy tờ cho phép ở lại Việt Nam dài hạn, phù hợp với mục đích đầu tư hoặc làm việc — thường là thẻ tạm trú hoặc loại thị thực tương ứng theo pháp luật xuất nhập cảnh.
• Người đó thực sự có mặt để ký kết, làm việc với cơ quan nhà nước khi cần.

Loại giấy tờ, thời hạn và điều kiện cấp thuộc pháp luật về nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú của người nước ngoài; nên tra quy định hiện hành hoặc hỏi cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, vì các loại thị thực và thời hạn đã được điều chỉnh nhiều lần.

Khái niệm cư trú ở đây cũng khác với “cá nhân cư trú” trong thuế thu nhập cá nhân. Một người có thể đáp ứng điều kiện của luật doanh nghiệp nhưng tình trạng cư trú về thuế lại xác định theo tiêu chí riêng. Phần thuế được viết ở bài khác trong cùng danh mục.

Ba mô hình doanh nghiệp có vốn nước ngoài hay chọn

Không mô hình nào tự động an toàn. Mô hình thứ hai thường cân bằng nhất, nhưng chỉ khi điều lệ chia quyền rõ và hai người đều hiểu mình chịu trách nhiệm gì.

Uỷ quyền khi người đại diện xuất cảnh

Khi người đại diện duy nhất cư trú tại Việt Nam xuất cảnh, văn bản uỷ quyền nên có:

1. Người nhận uỷ quyền: cá nhân cư trú tại Việt Nam, có giấy tờ pháp lý rõ ràng.
2. Phạm vi: những việc được làm, hạn mức, việc không được làm (ví dụ không được vay, không được bán tài sản).
3. Thời hạn: gắn với thời gian xuất cảnh dự kiến, kèm quy định khi người đại diện về sớm hoặc muộn.
4. Quy định báo cáo: gửi danh sách văn bản đã ký theo tuần hoặc khi người đại diện trở lại.

Người đại diện vẫn chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã uỷ quyền. Luật cũng có quy định về cách xử lý khi hết thời hạn uỷ quyền mà người đại diện chưa trở lại, hoặc khi người đại diện không thể tiếp tục; nên đọc điều khoản này trong Luật Doanh nghiệp hiện hành và ghi cách làm vào điều lệ cho rõ.

Với người thường xuyên đi lại, có thể lập một văn bản uỷ quyền khung áp dụng cho mọi lần xuất cảnh trong năm, thay vì làm mới mỗi chuyến — miễn là phạm vi và người nhận không đổi.

Giấy tờ khi đăng ký người đại diện là người nước ngoài

• Hộ chiếu còn hiệu lực là giấy tờ pháp lý cá nhân cơ bản.
• Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp (ví dụ quyết định của công ty mẹ ở nước ngoài cử người đại diện) thường phải được hợp pháp hoá lãnh sự và dịch sang tiếng Việt có chứng thực, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế. Tra yêu cầu cụ thể với cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu hoặc hội đồng về việc cử người đại diện, lập bằng tiếng Việt hoặc song ngữ.
• Thông tin liên lạc tại Việt Nam: địa chỉ, số điện thoại để cơ quan nhà nước liên hệ.

Lỗi hay gặp: tên trên hộ chiếu được viết khác nhau giữa các văn bản (thứ tự họ tên, dấu cách, chữ viết tắt). Chọn một cách viết theo hộ chiếu và dùng thống nhất ở mọi nơi — hồ sơ đăng ký, hợp đồng lao động, đăng ký thuế, ngân hàng.

Những nghĩa vụ đi kèm mà người đại diện nước ngoài hay bất ngờ

• Giấy phép lao động: nếu làm việc tại Việt Nam dưới dạng nhà quản lý, giám đốc điều hành, người đó thường phải có giấy phép lao động hoặc thuộc diện được miễn theo quy định. Góp vốn đủ mức theo quy định có thể thuộc diện miễn.
• Thuế thu nhập cá nhân: thu nhập từ làm việc tại Việt Nam phải khai, nộp thuế, kể cả khi lương trả từ nước ngoài.
• Tạm hoãn xuất cảnh khi doanh nghiệp nợ thuế: áp dụng như với người đại diện Việt Nam.
• Nghĩa vụ trước khi rời Việt Nam: người nước ngoài xuất cảnh phải hoàn thành nghĩa vụ thuế theo quy định.
• Trách nhiệm của người quản lý: trung thực, cẩn trọng, công khai lợi ích liên quan — giống hệt người đại diện Việt Nam, không có ngoại lệ vì quốc tịch.

Khi người đại diện nước ngoài rời Việt Nam hẳn

Tình huống hay gặp: giám đốc nước ngoài hết nhiệm kỳ, về nước, nhưng công ty chưa kịp cử người thay. Thứ tự việc nên làm:

1. Chủ sở hữu hoặc hội đồng quyết định người đại diện mới trước ngày người cũ rời đi.
2. Đăng ký thay đổi người đại diện trong thời hạn luật định.
3. Người cũ quyết toán thuế thu nhập cá nhân và hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi xuất cảnh.
4. Bàn giao con dấu, chữ ký số, tài khoản ngân hàng, tài khoản thuế điện tử cho người mới.
5. Thông báo cho ngân hàng, đối tác lớn.

Nếu người cũ đã về nước mà thủ tục chưa xong, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng không có người đại diện cư trú tại Việt Nam, trong khi người cũ vẫn có tên trên hồ sơ và vẫn gắn với mọi nghĩa vụ phát sinh.

Tự kiểm tra ở đâu

1. Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: người đại diện đang được ghi nhận, quốc tịch.
2. Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: tên người đại diện gắn với mã số thuế doanh nghiệp, trạng thái mã số thuế.
3. Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: số còn phải nộp trước mỗi chuyến đi của người đại diện.
4. Cơ quan thuế quản lý: hỏi khi cần xác nhận nghĩa vụ trước lúc người đại diện xuất cảnh hẳn.

Với doanh nghiệp có vốn nước ngoài, nên giao một người trong công ty theo dõi ngày hết hạn của hộ chiếu, giấy tờ cư trú và giấy phép lao động của người đại diện — ba ngày này quyết định người đó còn làm việc hợp pháp được hay không.