Người đại diện nước ngoài vẫn phải ký nhiều văn bản bằng tiếng Việt: hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ thuế, báo cáo tài chính, biên bản làm việc với cơ quan nhà nước. Việc không đọc được tiếng Việt không làm giảm trách nhiệm đối với nội dung đã ký. Cách an toàn là có bản dịch hoặc bản song ngữ cho người đó đọc trước, để lại dấu vết đã đọc, và với hợp đồng thương mại thì ghi rõ bản ngôn ngữ nào được ưu tiên khi có khác biệt.
Với văn bản gửi cơ quan nhà nước, tiếng Việt là ngôn ngữ chính thức; bản dịch chỉ để người ký hiểu. Với hợp đồng giữa các bên, các bên được chọn ngôn ngữ. Nhầm hai loại này là nguồn của nhiều rắc rối: có người nghĩ bản tiếng Anh mới là bản “thật”, trong khi cơ quan thuế chỉ đọc bản tiếng Việt.
Văn bản nào bắt buộc tiếng Việt, văn bản nào được chọn
| Văn bản | Ngôn ngữ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, điều lệ nộp cơ quan đăng ký | Tiếng Việt | Giấy tờ nước ngoài phải kèm bản dịch |
| Tờ khai thuế, văn bản giải trình, hồ sơ hoàn thuế | Tiếng Việt | Tài liệu tiếng nước ngoài kèm theo phải có bản dịch theo yêu cầu |
| Chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính | Tiếng Việt; khi dùng tiếng nước ngoài thì dùng đồng thời cả tiếng Việt | Theo Luật Kế toán |
| Hoá đơn điện tử | Tiếng Việt; có thể ghi thêm tiếng nước ngoài theo quy định về hoá đơn | Hệ thống đọc phần tiếng Việt |
| Hợp đồng lao động với người lao động Việt Nam | Tiếng Việt, có thể song ngữ | Nên song ngữ để cả hai bên hiểu |
| Hợp đồng thương mại | Các bên thoả thuận | Nếu song ngữ, ghi bản nào ưu tiên |
| Biên bản làm việc với cơ quan nhà nước | Tiếng Việt | Nên có phiên dịch và đọc lại trước khi ký |
Ký mà không hiểu: vì sao khó thoát trách nhiệm
Người đại diện theo pháp luật có nghĩa vụ thực hiện quyền và nhiệm vụ một cách trung thực, cẩn trọng. Ký một văn bản mình không đọc được mà không yêu cầu bản dịch là khó được coi là cẩn trọng.
- Với cơ quan nhà nước: tờ khai, báo cáo tài chính đã ký là của công ty; nếu sai, công ty chịu nghĩa vụ và người đại diện là người giải trình. “kế toán viết bằng tiếng Việt, mình không đọc được” không phải là căn cứ miễn trách nhiệm.
- Với đối tác: Bộ luật Dân sự có quy định về giao dịch được xác lập do nhầm lẫn, nhưng điều kiện để yêu cầu tuyên vô hiệu khá chặt, và việc chứng minh mình nhầm vì không hiểu ngôn ngữ khi đã có điều kiện yêu cầu bản dịch là rất khó.
- Với công ty mẹ: người đại diện ký sai do không hiểu có thể bị xem xét trách nhiệm nội bộ.
Điểm mấu chốt: rủi ro nằm ở người ký. Người nước ngoài nên coi việc đòi bản dịch là bảo vệ chính mình, không phải là làm khó bộ phận kế toán.
Làm song ngữ cho đúng cách
- Chọn một bản làm chuẩn. Với văn bản nộp cơ quan nhà nước, bản chuẩn luôn là tiếng Việt. Với hợp đồng thương mại, ghi rõ trong điều khoản cuối: “Hợp đồng lập bằng tiếng Việt và tiếng Anh; khi có khác biệt, bản … được ưu tiên áp dụng.”
- Đặt hai ngôn ngữ song song (hai cột hoặc từng đoạn xen kẽ) thay vì hai tập tách rời, để khó bị lệch khi sửa.
- Sửa đồng thời cả hai bản. Lỗi hay gặp nhất: phụ lục chỉ sửa bản tiếng Việt, bản tiếng Anh giữ nguyên.
- Dùng thống nhất thuật ngữ cho các khái niệm dễ nhầm: người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu, thành viên, vốn điều lệ, chi phí được trừ.
- Người đại diện ký nháy từng trang với hợp đồng quan trọng, để khó bị thay trang.
Tờ khai và báo cáo tài chính: bản dịch nội bộ là đủ
Tờ khai thuế và báo cáo tài chính không cần làm bản song ngữ để nộp. Nhưng người đại diện nước ngoài nên nhận bản tóm tắt bằng ngôn ngữ mình đọc được trước khi duyệt:
- Các con số chính: doanh thu, chi phí, lợi nhuận, thuế phải nộp, thuế được khấu trừ, số chuyển kỳ sau.
- Các điều chỉnh bất thường so với kỳ trước và lý do.
- Những khoản có rủi ro: chi phí không được trừ, giao dịch với bên liên kết, khoản trả ra nước ngoài.
Người đại diện xác nhận đã đọc bằng email hoặc ký lên bản tóm tắt. Nếu có kiểm tra thuế sau này, bản tóm tắt này cho thấy người đại diện đã làm đúng nghĩa vụ cẩn trọng, và cũng giúp công ty mẹ theo dõi. Với doanh nghiệp có giao dịch liên kết, phần hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết cũng nên có bản tóm tắt như vậy.
Làm việc với cơ quan thuế: phiên dịch và biên bản
- Mang theo phiên dịch nếu người đại diện trực tiếp làm việc. Phiên dịch nên hiểu thuật ngữ thuế, kế toán; phiên dịch hiểu sai có thể khiến người đại diện đồng ý điều mình không định đồng ý.
- Yêu cầu đọc lại biên bản bằng tiếng Việt, phiên dịch dịch lại từng đoạn trước khi ký.
- Ghi ý kiến vào biên bản nếu không đồng ý với nội dung nào. Ký biên bản không có nghĩa là đồng ý với mọi kết luận, nếu đã ghi rõ ý kiến.
- Cân nhắc uỷ quyền cho kế toán trưởng hoặc người Việt am hiểu làm việc, với phạm vi rõ ràng, nếu người đại diện không cần có mặt.
Tên, chữ ký và cách viết phải thống nhất
Một nguồn rắc rối nhỏ mà dai dẳng là tên của người đại diện nước ngoài được viết mỗi nơi một kiểu: hộ chiếu ghi họ trước tên, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi tên trước họ, hợp đồng lại dùng tên thường gọi. Ngân hàng, nhà cung cấp chữ ký số và đối tác có thể từ chối văn bản vì tên không khớp giấy tờ.
- Dùng đúng tên như trên hộ chiếu, cùng thứ tự và cách viết, trên mọi văn bản pháp lý và thuế.
- Giữ một mẫu chữ ký ổn định. Chữ ký trên hợp đồng khác hẳn chữ ký đã đăng ký tại ngân hàng là lý do phổ biến khiến chứng từ bị trả lại.
- Khi đổi hộ chiếu, lập danh sách các nơi đang lưu số hộ chiếu cũ để cập nhật: cơ quan đăng ký kinh doanh, ngân hàng, nhà cung cấp chữ ký số, cơ quan quản lý lao động, cơ quan thuế nếu có hồ sơ thuế cá nhân.
- Bản dịch giấy tờ cá nhân phải dịch tên đúng như hộ chiếu, không phiên âm sang tiếng Việt.
Ví dụ giả định: phụ lục hợp đồng lệch hai bản
Giả sử một công ty có vốn nước ngoài ký hợp đồng thuê nhà xưởng song ngữ, bản tiếng Anh ghi giá thuê chưa gồm thuế giá trị gia tăng, bản tiếng Việt không ghi rõ. Điều khoản cuối ghi “hai bản có giá trị như nhau”. Khi có tranh chấp về số tiền phải trả, mỗi bên dựa vào một bản.
Nếu ngay từ đầu điều khoản cuối ghi một bản được ưu tiên, tranh chấp được giải quyết nhanh hơn nhiều. Và về thuế, hoá đơn bên cho thuê lập bằng tiếng Việt, ghi rõ giá chưa thuế và thuế suất — nên chính hoá đơn trở thành chứng cứ quan trọng. Bài học: với mọi hợp đồng song ngữ, người đại diện nước ngoài nên hỏi ba câu — bản nào ưu tiên, giá đã gồm thuế chưa, và bản tiếng Việt có khớp từng con số không.
Tự kiểm tra ở đâu
- Tài khoản thuế điện tử: tải lại tờ khai đã nộp để đối chiếu với bản tóm tắt đã duyệt.
- Cổng hoá đơn điện tử: xem nội dung tiếng Việt của hoá đơn đầu ra, đầu vào quan trọng.
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: xem thông tin đăng ký bằng tiếng Việt của công ty, đối chiếu với bản dịch công ty mẹ đang giữ.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: kiểm tra thông tin của đối tác trước khi ký hợp đồng song ngữ lớn.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng song ngữ không ghi bản nào ưu tiên thì sao?
Khi hai bản lệch nhau và hợp đồng không ghi bản nào ưu tiên, việc giải thích dựa vào ý chí chung của các bên và các quy tắc giải thích hợp đồng trong Bộ luật Dân sự. Kết quả khó đoán, nên luôn ghi rõ bản ưu tiên.
Người đại diện nước ngoài có được ký tờ khai bằng chữ ký số không?
Tờ khai được ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp. Ai giữ thiết bị và bấm ký là việc nội bộ; trách nhiệm về nội dung vẫn thuộc doanh nghiệp và người đại diện.
Có bắt buộc dùng bản dịch công chứng cho nội bộ không?
Không. Bản dịch để người đại diện hiểu nội dung không cần công chứng. Bản dịch công chứng chỉ cần khi nộp giấy tờ tiếng nước ngoài cho cơ quan nhà nước theo yêu cầu thủ tục.
Báo cáo tài chính có được lập bằng tiếng Anh không?
Theo Luật Kế toán, chữ viết dùng trong kế toán là tiếng Việt; khi cần dùng tiếng nước ngoài thì phải dùng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài. Báo cáo nộp cơ quan nhà nước phải có phần tiếng Việt.
Phiên dịch dịch sai trong buổi làm việc với cơ quan thuế thì ai chịu?
Nội dung biên bản đã ký ràng buộc doanh nghiệp. Nếu phát hiện sai do dịch, cần gửi văn bản giải trình, đính chính sớm nhất có thể. Trách nhiệm giữa doanh nghiệp và người phiên dịch là chuyện nội bộ theo thoả thuận thuê dịch.
Người đại diện nước ngoài có nên học tiếng Việt cơ bản để ký giấy tờ?
Không bắt buộc, nhưng biết đọc các thuật ngữ chính trên tờ khai và báo cáo tài chính giúp người đại diện tự kiểm tra con số mà không phụ thuộc hoàn toàn vào người dịch.
