Điều lệ nên ghi ba thứ: tư cách người đại diện gắn với chức danh điều hành chứ không gắn với tư cách cổ đông sáng lập; khi người đại diện thôi chức danh đó thì tư cách đại diện chấm dứt và ai tạm thời thay; và nghĩa vụ bàn giao con dấu, chữ ký số, tài khoản trong một thời hạn cụ thể. Ba điều khoản này giúp công ty không kẹt khi một nhà sáng lập đang là người đại diện rời đi — dù rời đi êm hay có mâu thuẫn.
Nhà sáng lập rời đi vẫn có thể giữ cổ phần; đó là chuyện của thoả thuận cổ đông. Còn quyền ký thì phải đi theo người đang điều hành, bất kể người đó nắm bao nhiêu phần vốn. Nhầm lẫn giữa hai chuyện này là nguyên nhân phổ biến khiến công ty khởi nghiệp mất hàng tuần không ai ký được tờ khai hay hợp đồng.
Vì sao công ty khởi nghiệp hay kẹt ở đây
Lúc mới thành lập, nhóm sáng lập thường chọn người đại diện theo cảm tính: người lớn tuổi nhất, người có ý tưởng, người rảnh đi làm thủ tục. Điều lệ lấy từ mẫu, ghi tên người đó. Hai ba năm sau:
- Người đó chuyển sang dự án khác, hoặc bất đồng với nhóm và muốn rút.
- Họ vẫn giữ con dấu, chữ ký số, tài khoản quản trị ngân hàng.
- Điều lệ không nói gì về việc thôi đại diện, chỉ có thủ tục chung của Luật Doanh nghiệp.
- Muốn thay người phải họp đại hội đồng cổ đông hoặc hội đồng quản trị theo điều lệ, cần đủ tỷ lệ — mà người rời đi có thể đang nắm phần đáng kể.
Trong lúc đó, tờ khai vẫn đến hạn, hợp đồng khách hàng vẫn cần ký, nhà đầu tư mới vẫn chờ. Điều lệ viết trước cho tình huống này rẻ hơn rất nhiều so với xử lý khi đã xảy ra, và nhà đầu tư khi thẩm định cũng thường hỏi đúng những điều khoản này.
Gắn quyền đại diện với chức danh hay với người: so sánh
| Cách viết | Khi người đó rời chức danh | Rủi ro |
|---|---|---|
| “Người đại diện theo pháp luật là tổng giám đốc” | Hội đồng quản trị bổ nhiệm tổng giám đốc mới là có người đại diện mới, chỉ cần đăng ký thay đổi | Thấp; quyền đi theo việc |
| “Người đại diện theo pháp luật là ông A, cổ đông sáng lập” | Không rõ ông A còn là người đại diện hay không nếu không giữ chức nào | Cao; phải sửa điều lệ mới thay được |
| “Người đại diện là chủ tịch hội đồng quản trị” trong khi nhà sáng lập giữ ghế chủ tịch | Chừng nào nhà sáng lập còn là chủ tịch thì còn đại diện, dù không điều hành | Trung bình; hợp nếu chủ tịch thật sự tham gia |
Cách thứ nhất thường hợp nhất với công ty khởi nghiệp. Khi cần người thứ hai, thêm “và giám đốc tài chính” hoặc “và chủ tịch hội đồng quản trị”, kèm phạm vi.
Năm điều khoản nên có
- Số lượng và chức danh người đại diện, không ghi tên riêng.
- Chấm dứt tư cách đại diện khi người đó thôi chức danh gắn với quyền đại diện, bị miễn nhiệm hoặc tự xin thôi.
- Người tạm thời thay: ví dụ người đại diện thứ hai, hoặc người được hội đồng quản trị chỉ định trong khi chờ bổ nhiệm chính thức.
- Nghĩa vụ bàn giao: con dấu, chữ ký số, mật khẩu tài khoản thuế điện tử, cổng hoá đơn, ngân hàng, sổ sách — trong một số ngày làm việc kể từ khi thôi chức; phối hợp làm thủ tục đăng ký thay đổi.
- Việc người đại diện không được tự ký: phát hành cổ phần, vay, bảo lãnh, bán tài sản trí tuệ, hợp đồng trên ngưỡng — để khi có mâu thuẫn, người sắp rời đi không ký được những việc làm thay đổi bản chất công ty.
Điều khoản số năm hay bị bỏ qua nhất. Mâu thuẫn trong nhóm sáng lập thường có một giai đoạn căng thẳng trước khi ai đó rời đi; trong giai đoạn đó, giới hạn quyền ký là thứ bảo vệ tất cả.
Ví dụ giả định: nền tảng giáo dục với bốn nhà sáng lập
Giả sử một công ty cổ phần làm nền tảng học trực tuyến có bốn nhà sáng lập, mỗi người một phần tư. Người A là tổng giám đốc, điều lệ ghi “người đại diện là tổng giám đốc”; có thêm điều khoản bàn giao trong mười ngày làm việc và danh sách việc cần hội đồng quản trị thông qua.
Năm thứ ba, A muốn rời để làm dự án riêng, vẫn giữ cổ phần. Hội đồng quản trị họp, bổ nhiệm người B làm tổng giám đốc. Theo điều lệ, B là người đại diện từ khi được bổ nhiệm; công ty nộp hồ sơ đăng ký thay đổi. A bàn giao theo biên bản trong tuần sau đó.
So với một công ty cùng hoàn cảnh nhưng điều lệ ghi “người đại diện là ông A”: muốn thay phải sửa điều lệ, cần đại hội đồng cổ đông thông qua; nếu A không đồng ý về giá mua lại cổ phần, A có thể chưa hợp tác, và công ty đứng giữa hai việc không liên quan nhau — quyền ký và quyền sở hữu.
Thoả thuận cổ đông và điều lệ: phân vai cho đúng
Những điều như mua lại cổ phần của nhà sáng lập rời đi, thời gian nhận cổ phần theo năm làm việc, cam kết không cạnh tranh thường nằm trong thoả thuận cổ đông. Còn quyền đại diện, thẩm quyền ký, thủ tục thay người nằm trong điều lệ — vì đó là văn bản đối tác, ngân hàng và cơ quan đăng ký đọc.
- Không nên để điều kiện “người đại diện chỉ bị thay khi đã mua lại xong cổ phần”. Nó biến quyền ký thành con tin của cuộc đàm phán giá.
- Thoả thuận cổ đông không nên viết khác điều lệ về quyền đại diện; nếu hai văn bản lệch, đối tác bên ngoài sẽ dựa vào điều lệ.
Khi nhà sáng lập rời đi trong mâu thuẫn: thứ tự xử lý
Điều lệ tốt giúp giảm va chạm nhưng không ngăn được mâu thuẫn. Nếu một nhà sáng lập đang là người đại diện rời đi trong không khí căng thẳng, thứ tự việc nên là:
- Họp cơ quan có thẩm quyền (hội đồng quản trị hoặc hội đồng thành viên) đúng trình tự điều lệ, ra quyết định miễn nhiệm chức danh và bổ nhiệm người thay. Biên bản ghi rõ lý do, kết quả biểu quyết.
- Gửi văn bản yêu cầu bàn giao dẫn chiếu điều khoản bàn giao trong điều lệ, nêu danh mục và thời hạn.
- Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện ngay, không chờ bàn giao xong.
- Báo ngân hàng kèm quyết định, đề nghị tạm khoá quyền của người cũ trên tài khoản cho tới khi cập nhật mẫu chữ ký mới.
- Báo nhà cung cấp chữ ký số để thu hồi chứng thư đang do người cũ giữ, nếu không nhận lại được thiết bị.
- Báo đối tác lớn bằng văn bản về người có thẩm quyền ký từ nay.
Làm đủ sáu bước trong vài ngày thì khoảng trống quyền ký rất ngắn. Tranh chấp về cổ phần, nếu có, cứ để đi theo thoả thuận cổ đông và pháp luật, tách khỏi việc vận hành hằng ngày.
Thuế và các tài khoản khi nhà sáng lập rời đi
- Mã số thuế, nghĩa vụ thuế của công ty không đổi.
- Đổi mật khẩu tài khoản thuế điện tử, cổng hoá đơn, ngân hàng ngay khi bàn giao; kiểm tra chữ ký số còn ở đúng chỗ.
- Rà các giấy uỷ quyền do người cũ ký còn lưu hành, cấp lại bằng chữ ký người mới.
- Nếu nhà sáng lập bán cổ phần, nghĩa vụ thuế từ chuyển nhượng chứng khoán hoặc phần vốn là của người bán; với cổ phần, mức 0,1% trên giá bán là quy định lâu nay với chuyển nhượng chứng khoán, cần kiểm tra lại theo văn bản đang hiệu lực.
Tự kiểm tra ở đâu
- Điều lệ bản đang nộp tại cơ quan đăng ký: tìm cách viết điều khoản người đại diện — theo chức danh hay theo tên.
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: xem người đại diện đang ghi nhận.
- Công cụ tra người đại diện theo mã số thuế tại daidienphapluat.com/tra-cuu: gõ mã số thuế để xem tên người đại diện đang được ghi nhận, rồi đối chiếu lại với nguồn chính thức.
- Tài khoản thuế điện tử: danh sách người có quyền truy cập.
Câu hỏi thường gặp
Nhà sáng lập rời đi nhưng không chịu bàn giao con dấu thì sao?
Nếu điều lệ có nghĩa vụ bàn giao, công ty có căn cứ yêu cầu và giải quyết theo điều lệ, pháp luật. Trong lúc chờ, thông báo cho ngân hàng, đối tác biết ai đang có thẩm quyền; với chữ ký số, liên hệ nhà cung cấp để thu hồi, cấp lại.
Có cần sửa điều lệ ngay khi còn chưa ai rời đi không?
Nên. Sửa điều lệ khi mọi người còn đồng thuận dễ hơn nhiều so với khi đã có mâu thuẫn.
Nhà sáng lập giữ cổ phần nhưng không còn là người đại diện thì còn quyền gì?
Quyền của cổ đông: biểu quyết, nhận cổ tức, được thông tin theo Luật Doanh nghiệp và điều lệ. Không còn quyền ký nhân danh công ty.
Công ty trách nhiệm hữu hạn có áp dụng được các điều khoản này không?
Được, chỉ đổi tên cơ quan: hội đồng thành viên thay cho đại hội đồng cổ đông và hội đồng quản trị.
Người đại diện mới có chịu trách nhiệm việc người cũ đã ký không?
Nghĩa vụ hợp đồng là của công ty nên vẫn phải thực hiện. Trách nhiệm cá nhân về việc đã ký thuộc người ký tại thời điểm đó.
Có nên để nhà đầu tư giữ quyền phủ quyết việc thay người đại diện không?
Có thể thoả thuận, nhưng nên giới hạn thời gian phản hồi để không kẹt. Quyền phủ quyết không có thời hạn làm công ty khó xử lý khi người đại diện rời đi đột ngột.
