Khi đối tác có nhiều người đại diện theo pháp luật, bên ký hợp đồng cần xác minh hai điều: người ký có đúng là một trong những người đại diện đang được đăng ký, và điều lệ của đối tác có giới hạn quyền của người đó với loại hợp đồng này không. Điều thứ nhất tra được công khai; điều thứ hai phải hỏi và xin giấy tờ.
Tin tốt là Luật Doanh nghiệp đặt một nguyên tắc có lợi cho bên thứ ba: nếu điều lệ không phân chia rõ quyền giữa các người đại diện thì mỗi người đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba. Nhưng nếu điều lệ có chia, và bên kia chứng minh được mình đã biết hoặc lẽ ra phải biết, thì hợp đồng ký sai người có thể trở thành điểm yếu khi tranh chấp.
Vì sao doanh nghiệp nhiều người đại diện cần kiểm tra kỹ hơn
Với doanh nghiệp một người đại diện, câu hỏi chỉ là “người này có phải người đại diện không”. Với doanh nghiệp nhiều người đại diện, có thêm những khả năng:
- Người A phụ trách kinh doanh trong nước, người B phụ trách đầu tư và vay vốn — A ký hợp đồng vay là ngoài mảng của mình.
- Điều lệ yêu cầu hợp đồng giá trị lớn phải có cả hai chữ ký.
- Một người vừa bị miễn nhiệm nhưng công ty chưa đăng ký thay đổi.
- Giao dịch cần chấp thuận của hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị vì giá trị lớn hoặc vì là giao dịch với người có liên quan, bất kể ai ký.
Không phải mọi hợp đồng đều cần kiểm tra sâu. Nhưng hợp đồng giá trị lớn, hợp đồng dài hạn, hợp đồng có bảo đảm, hợp đồng mua bán tài sản cố định thì đáng bỏ thêm mười lăm phút.
Bước 1: tra thông tin đăng ký công khai
Tra trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng mã số doanh nghiệp để xem:
- Danh sách người đại diện theo pháp luật và chức danh của từng người.
- Loại hình doanh nghiệp (TNHH một thành viên, hai thành viên trở lên, cổ phần) — để biết cơ quan nào có thẩm quyền chấp thuận giao dịch lớn.
- Ngày thay đổi gần nhất — nếu vừa thay đổi, hỏi thêm vì sao.
Song song, tra trang tra cứu thông tin người nộp thuế để xem trạng thái mã số thuế. Trạng thái đang hoạt động không có nghĩa doanh nghiệp “an toàn”, nhưng trạng thái ngừng hoạt động hay không hoạt động tại địa chỉ đăng ký là tín hiệu phải dừng lại hỏi. Cách kiểm tra đối tác nói chung có ở mục kiểm tra trước khi ký hợp đồng trên Check Thuế.
Bước 2: hỏi và xin giấy tờ phù hợp với giá trị hợp đồng
| Loại hợp đồng | Nên xin kèm |
|---|---|
| Mua bán thông thường, giá trị vừa phải | Không cần thêm, nếu người ký là người đại diện có tên và chức danh khớp |
| Giá trị lớn, dài hạn | Trích điều khoản điều lệ về quyền của người đại diện, hoặc văn bản xác nhận của đối tác rằng người ký đủ thẩm quyền |
| Vay, bảo lãnh, thế chấp, mua bán tài sản lớn | Nghị quyết hoặc quyết định chấp thuận của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu |
| Người ký không phải người đại diện | Giấy uỷ quyền do một người đại diện có thẩm quyền ký, còn thời hạn, đúng phạm vi |
Đối tác làm ăn nghiêm túc không phật ý khi được hỏi những giấy tờ này; ngược lại, việc từ chối cung cấp là một tín hiệu nên cân nhắc. Có thể đưa yêu cầu vào điều khoản hợp đồng: mỗi bên cam đoan người ký có đủ thẩm quyền theo điều lệ và các quyết định nội bộ.
Bước 3: đọc chữ ký và tư cách trên chính hợp đồng
- Phần đầu hợp đồng ghi đúng người đại diện đang ký, đúng chức danh — không ghi người A mà người B ký.
- Nếu là người được uỷ quyền, ghi số, ngày giấy uỷ quyền và người uỷ quyền.
- Nếu điều lệ yêu cầu đồng ký, hợp đồng phải có đủ chữ ký.
- Với hợp đồng điện tử, chứng thư chữ ký số thuộc doanh nghiệp và người ký phù hợp với thông tin trên.
Một lỗi rất phổ biến: hợp đồng soạn sẵn tên giám đốc, nhưng giám đốc đi vắng nên phó giám đốc ký thay mà không sửa phần đầu, không có giấy uỷ quyền đính kèm. Khi có tranh chấp, đây là điểm bên kia sẽ khai thác.
Nếu chữ ký vượt phạm vi thì hợp đồng ra sao
Theo nguyên tắc của pháp luật dân sự về đại diện, giao dịch do người đại diện xác lập vượt quá phạm vi đại diện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với phần vượt quá, trừ khi:
- doanh nghiệp đồng ý (chấp thuận sau khi ký);
- doanh nghiệp biết mà không phản đối trong thời hạn hợp lý;
- doanh nghiệp có lỗi làm cho bên kia không biết và không thể biết người ký đã vượt quyền.
Với bên nhận hợp đồng, điều này có nghĩa: chứng minh mình đã kiểm tra hợp lý là lá chắn quan trọng. Hồ sơ tra cứu có ngày, email hỏi thẩm quyền, trích điều lệ hoặc nghị quyết đối tác gửi — tất cả nên được lưu cùng hợp đồng.
Khi phát hiện vấn đề sau khi đã ký, cách nhanh nhất là đề nghị đối tác gửi văn bản chấp thuận của cấp có thẩm quyền, xác nhận hợp đồng. Đừng đợi tới lúc có tranh chấp mới làm.
Ví dụ giả định: hợp đồng mua dây chuyền do người phụ trách kinh doanh ký
Giả sử một công ty sản xuất bao bì mua một dây chuyền từ một công ty cổ phần có hai người đại diện: chủ tịch hội đồng quản trị và tổng giám đốc. Người ký hợp đồng bán là tổng giám đốc. Bên mua đã tra cổng đăng ký doanh nghiệp, thấy tổng giám đốc đúng là người đại diện, và ký.
Sáu tháng sau, dây chuyền có lỗi, bên mua đòi bảo hành. Bên bán lúc này đã đổi ban lãnh đạo và lập luận: dây chuyền là tài sản cố định giá trị lớn, theo điều lệ việc bán phải có nghị quyết hội đồng quản trị, tổng giám đốc cũ ký không đủ thẩm quyền, nên phần cam kết bảo hành mở rộng trong hợp đồng không ràng buộc công ty.
Bên mua ở thế khó hơn nếu chỉ có một ảnh chụp màn hình tra cứu. Bên mua ở thế tốt hơn nhiều nếu hồ sơ có thêm: một thư điện tử hỏi đối tác “người ký có đủ thẩm quyền theo điều lệ không” và câu trả lời xác nhận; hoặc điều khoản cam đoan thẩm quyền trong hợp đồng; hoặc bản nghị quyết hội đồng quản trị. Ba thứ này đều không tốn tiền, chỉ tốn một lần hỏi.
Điểm rút ra: tra cứu công khai trả lời “ai là người đại diện”; chỉ đối tác trả lời được “người đó có đủ quyền với giao dịch này không”. Với giao dịch lớn, cần cả hai.
Hoá đơn, thanh toán và chứng từ cũng phải khớp
Xác minh người ký không dừng ở hợp đồng. Khi thực hiện, kiểm tra thêm:
- Hoá đơn do đúng doanh nghiệp đối tác lập, đúng mã số thuế, trạng thái hoá đơn hợp lệ trên cổng hoá đơn điện tử.
- Tài khoản nhận tiền đứng tên doanh nghiệp đối tác, không phải tài khoản cá nhân của người đại diện hay nhân viên.
- Biên bản giao nhận do người có thẩm quyền hoặc người được giao ký.
Với khoản mua vào từ 5 triệu đồng trở lên, muốn khấu trừ thuế giá trị gia tăng thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15). Chuyển tiền vào tài khoản cá nhân của người đại diện đối tác vừa rủi ro về thuế vừa khó chứng minh đã thanh toán cho doanh nghiệp.
Tự kiểm tra ở đâu
Bộ ba tra cứu trước mỗi hợp đồng quan trọng:
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: người đại diện, chức danh, loại hình, ngày thay đổi.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế, cơ quan thuế quản lý.
- Cổng hoá đơn điện tử: tra hoá đơn đối tác lập cho mình sau khi giao dịch.
Chụp màn hình hoặc lưu kết quả có ngày tra, để cùng thư mục hợp đồng. Nếu có nghi ngờ về trạng thái đối tác, hỏi cơ quan thuế quản lý đối tác thay vì dựa vào trang tra cứu tư nhân.
Câu hỏi thường gặp
Có xem được điều lệ của công ty đối tác trên mạng không?
Thông tin công khai trên cổng đăng ký doanh nghiệp thường không bao gồm toàn văn điều lệ. Muốn biết cách chia quyền, cần đề nghị đối tác cung cấp trích điều lệ hoặc văn bản xác nhận.
Người ký là chủ tịch hội đồng quản trị nhưng hợp đồng ghi tổng giám đốc thì sao?
Nếu cả hai đều là người đại diện, cần sửa phần đầu hợp đồng cho khớp với người ký thực tế. Nếu người ký không phải người đại diện, cần giấy uỷ quyền hợp lệ.
Đối tác từ chối cung cấp nghị quyết chấp thuận khoản vay thì có nên cho vay không?
Với giao dịch vay, bảo đảm, việc thiếu văn bản chấp thuận của cấp có thẩm quyền là rủi ro lớn về hiệu lực. Nên đưa việc cung cấp văn bản này thành điều kiện giải ngân.
Hợp đồng ký với người đại diện vừa bị miễn nhiệm nhưng chưa đăng ký thay đổi có hiệu lực không?
Tuỳ việc bên nhận hợp đồng có biết hay lẽ ra phải biết việc miễn nhiệm hay không, và doanh nghiệp đó có chấp thuận hợp đồng không. Hồ sơ tra cứu cho thấy người đó vẫn đang được đăng ký là một bằng chứng có lợi cho bên nhận.
Có cần công chứng hợp đồng để chắc chắn người ký đủ quyền không?
Công chứng chỉ bắt buộc với một số loại hợp đồng theo luật. Công chứng viên có kiểm tra tư cách người ký, nhưng không thay được việc bên nhận tự kiểm tra thẩm quyền theo điều lệ đối với giao dịch lớn.
Hợp đồng nguyên tắc ký một lần, các đơn hàng sau do nhân viên đặt có cần kiểm tra lại không?
Nên quy định trong hợp đồng nguyên tắc ai được đặt đơn, xác nhận đơn và qua kênh nào. Khi người đặt thay đổi, yêu cầu đối tác thông báo bằng văn bản.
