Người đại diện còn lại chỉ “nắm toàn quyền” khi điều lệ không chia quyền giữa hai người, hoặc khi công ty quyết định như vậy. Nếu điều lệ đã chia — mỗi người phụ trách một mảng, hoặc một số việc phải hai người cùng ký — thì phần việc của người vừa nghỉ không tự động chuyển sang người ở lại. Phần đó bị bỏ trống cho tới khi chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị xử lý.
Nói cách khác, việc một người nghỉ đặt ra ba câu hỏi cần trả lời ngay: điều lệ đang chia quyền thế nào, công ty có muốn giữ hai người đại diện không, và ai ký những việc đang dở dang. Bỏ qua ba câu này, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng hợp đồng không có người đủ thẩm quyền ký, tài khoản ngân hàng không duyệt được lệnh chi.
Ba cách điều lệ thường chia quyền, ba kết quả khác nhau
| Điều lệ đang ghi | Khi một người nghỉ |
|---|---|
| Không chia quyền, chỉ ghi số lượng và chức danh | Theo Luật Doanh nghiệp, khi việc phân chia chưa được quy định rõ thì mỗi người đại diện đều là đại diện đủ thẩm quyền trước bên thứ ba. Người còn lại tiếp tục ký mọi việc trong phạm vi của người đại diện. |
| Chia theo mảng (ví dụ một người phụ trách kinh doanh, một người phụ trách tài chính và ngân hàng) | Người còn lại chỉ có quyền trong mảng của mình. Mảng của người nghỉ bị bỏ trống cho tới khi có quyết định mới. |
| Đồng ký (một số việc phải có cả hai chữ ký) | Những việc cần đồng ký bị “khoá”: không ai ký đủ. Đây là tình huống cấp bách nhất. |
Vì vậy, việc đầu tiên khi một người đại diện báo nghỉ là mở điều lệ bản đang đăng ký và đọc đúng điều khoản về người đại diện. Đừng dựa vào trí nhớ của ai về “lúc đầu mình thống nhất thế nào”.
Người nghỉ còn là người đại diện cho tới khi nào
Tư cách người đại diện theo pháp luật thường gắn với chức danh quản lý (giám đốc, tổng giám đốc, chủ tịch hội đồng thành viên…). Khi người đó thôi giữ chức danh theo quyết định của cấp có thẩm quyền, về nội bộ họ thôi là người đại diện. Tuy nhiên:
- Với bên ngoài, thông tin đăng ký doanh nghiệp vẫn ghi tên người đó cho tới khi công ty đăng ký thay đổi. Đối tác, ngân hàng, cơ quan thuế tra cứu vẫn thấy tên cũ.
- Với ngân hàng, mẫu chữ ký của người cũ vẫn còn hiệu lực cho tới khi công ty thông báo.
- Với các giấy uỷ quyền người cũ đã ký nhân danh công ty, cần xác định lại còn dùng hay thu hồi.
Khoảng thời gian giữa “nghỉ thật” và “đăng ký xong” là vùng rủi ro. Người cũ lo bị gắn tên với việc mình không còn kiểm soát; công ty lo người cũ vẫn ký được. Rút ngắn khoảng này là lợi ích chung của cả hai phía.
Việc cần làm trong tuần đầu
- Quyết định của cấp có thẩm quyền về việc người đó thôi chức danh, và về hướng xử lý: bổ nhiệm người thay, hay giảm còn một người đại diện.
- Nếu điều lệ có đồng ký: ra ngay nghị quyết tạm thời cho người còn lại ký một mình các việc cấp bách trong thời gian chuyển tiếp, ghi rõ loại việc và hạn mức. Nếu điều lệ không cho phép cách này, cần sửa điều lệ.
- Thông báo cho ngân hàng bằng văn bản, cập nhật mẫu chữ ký, vai trò trên ngân hàng điện tử.
- Thu hồi chữ ký số, con dấu, tài khoản người cũ đang giữ; lập biên bản bàn giao.
- Đăng ký thay đổi thông tin người đại diện với cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Báo đối tác đang có hợp đồng với người cũ là đầu mối ký.
Làm song song bước 3, 4 và 5. Để thứ tự lệch nhau — ví dụ đã đăng ký thay đổi nhưng chưa báo ngân hàng — thì hệ thống này nói một đằng, hệ thống kia nói một nẻo.
Giữ hai người hay giảm còn một
Không có câu trả lời chung, nhưng có thể cân nhắc:
- Giữ hai người nếu lý do ban đầu vẫn còn: hai mảng việc lớn, hai nhóm thành viên cần cân bằng, người đại diện chính hay đi nước ngoài. Khi đó bổ nhiệm người thay càng sớm càng tốt.
- Giảm còn một nếu công ty đã nhỏ lại, việc ít, hoặc hai người trước đây chỉ vì một thoả thuận góp vốn nay không còn. Đăng ký thay đổi số lượng người đại diện, và nếu điều lệ ghi cứng số lượng thì phải sửa điều lệ.
Một điều kiện không được quên: doanh nghiệp phải luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Nếu người nghỉ là người duy nhất cư trú tại Việt Nam, còn người ở lại thường xuyên ở nước ngoài, công ty phải bổ nhiệm người thay đáp ứng điều kiện này, hoặc người ở lại phải có uỷ quyền theo luật mỗi khi xuất cảnh.
Bài trước trong cùng danh mục về phân quyền khi công ty có hai người đại diện nêu các cách chia quyền để lần sau không bị động.
Việc dở dang của người cũ
Những hợp đồng, hồ sơ người cũ đã ký trước khi nghỉ vẫn ràng buộc công ty. Phần cần sắp xếp là việc chưa xong:
- Hợp đồng đang đàm phán: ai tiếp nhận, có cần uỷ quyền mới không.
- Hồ sơ đang nộp ở cơ quan nhà nước (thuế, hải quan, cấp phép): người nộp có phải bổ sung giấy uỷ quyền mới không.
- Tranh chấp đang giải quyết: người đại diện trong vụ việc cần được thay bằng văn bản gửi cơ quan giải quyết.
- Hồ sơ thuế của kỳ gần nhất do người cũ ký: người mới nên đọc để biết công ty đã khai gì.
Người cũ nên được đề nghị ký một biên bản liệt kê việc dở dang, kèm cam kết hỗ trợ giải thích trong một thời gian hợp lý. Đó là bảo vệ cho cả người cũ lẫn công ty.
Ví dụ giả định: đồng ký bị khoá
Giả sử điều lệ một công ty TNHH hai thành viên quy định: hợp đồng từ một mức giá trị nhất định trở lên phải có chữ ký của cả giám đốc và chủ tịch hội đồng thành viên — cả hai đều là người đại diện. Chủ tịch xin nghỉ đột ngột để chuyển sang công ty khác, trong khi công ty đang chuẩn bị ký một hợp đồng lớn với khách hàng.
Hướng xử lý: hội đồng thành viên họp, bầu chủ tịch mới ngay trong tuần, đăng ký thay đổi người đại diện. Nếu chưa bầu được, hội đồng thành viên có thể ra nghị quyết chấp thuận riêng hợp đồng cụ thể đó, giao giám đốc ký một mình — với điều kiện điều lệ cho phép hội đồng thành viên chấp thuận như vậy. Khách hàng sẽ cần xem nghị quyết này trước khi ký.
Bài học: điều khoản đồng ký nên luôn đi kèm cơ chế thay thế khi một người không thể ký — ai ký thay, cần văn bản gì.
Tự kiểm tra ở đâu
- Thông tin đăng ký doanh nghiệp bản mới nhất: danh sách người đại diện đã cập nhật chưa.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: thông tin người đại diện phía cơ quan thuế.
- Tài khoản thuế điện tử: thư điện tử, số điện thoại nhận thông báo có còn của người cũ không.
- Ngân hàng: danh sách mẫu chữ ký, người dùng ngân hàng điện tử.
Chỗ nào còn tên người cũ thì cập nhật ngay; hỏi cơ quan thuế quản lý nếu thông tin chưa đồng bộ sau khi đăng ký thay đổi.
Câu hỏi thường gặp
Người đại diện xin nghỉ nhưng hội đồng thành viên chưa họp thì người đó còn phải ký không?
Về nội bộ, người đó vẫn giữ chức danh cho tới khi có quyết định cho thôi. Nên gửi đơn bằng văn bản, đề nghị thời điểm họp, và trong lúc chờ chỉ ký những việc thật sự cần thiết.
Người còn lại có tự đăng ký xoá tên người kia được không?
Việc thay đổi người đại diện phải dựa trên quyết định của chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị theo thẩm quyền. Người đại diện còn lại ký hồ sơ đăng ký, nhưng không tự quyết thay cấp có thẩm quyền.
Đối tác có quyền từ chối hợp đồng do người còn lại ký một mình không?
Nếu điều lệ yêu cầu đồng ký với loại hợp đồng đó và đối tác biết điều này, đối tác có lý do chính đáng để yêu cầu thêm chữ ký hoặc văn bản chấp thuận. Cung cấp nghị quyết của cấp có thẩm quyền thường giải quyết được.
Người đại diện nghỉ có phải bàn giao chữ ký số không?
Chữ ký số đứng tên doanh nghiệp là tài sản của doanh nghiệp và phải được bàn giao. Nếu chứng thư ghi thông tin người cũ, doanh nghiệp nên cập nhật hoặc đăng ký mới.
Giảm từ hai xuống một người đại diện có phải sửa điều lệ không?
Nếu điều lệ ghi cố định số lượng là hai người thì phải sửa điều lệ. Nếu điều lệ cho phép một hoặc nhiều người thì chỉ cần quyết định và đăng ký thay đổi thông tin người đại diện.
Người đại diện nghỉ có phải báo cho cơ quan thuế riêng không?
Thông tin thay đổi người đại diện sau khi đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh thường được chuyển sang cơ quan thuế. Doanh nghiệp vẫn nên kiểm tra lại trên trang tra cứu và tài khoản thuế điện tử, đồng thời cập nhật phần thông tin liên hệ nhận thông báo.
Người cũ còn chịu trách nhiệm về hợp đồng đã ký không?
Hợp đồng đã ký nhân danh công ty vẫn là nghĩa vụ của công ty. Người cũ chỉ chịu trách nhiệm cá nhân nếu có vi phạm nghĩa vụ người quản lý, ký vượt quyền hoặc có hành vi trái luật khi ký.
