Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Nếu người đại diện duy nhất xuất cảnh, người đó phải uỷ quyền bằng văn bản cho một cá nhân cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện, và vẫn chịu trách nhiệm về việc thực hiện những quyền đã uỷ quyền. Với chuyến đi dài — đi học, chữa bệnh, công tác vài tháng — đây không phải thủ tục cho có, mà là cách giữ cho doanh nghiệp không đứng việc.
Kinh nghiệm cho thấy doanh nghiệp ít khi vướng ở văn bản uỷ quyền, mà vướng ở những chỗ đi kèm: chữ ký số mang theo người, ngân hàng không nhận người được uỷ quyền, kế toán không biết hỏi ai khi có thông báo của cơ quan thuế. Bài này gom tất cả vào một bảng kiểm làm trong hai tuần trước chuyến đi.
Luật yêu cầu gì, và điều gì không thay đổi khi đã uỷ quyền
- Điều kiện cư trú: luôn có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam. Nếu công ty có hai người đại diện và người còn lại ở nhà, người đi không bắt buộc phải uỷ quyền theo quy định này — nhưng vẫn nên bàn giao việc.
- Hình thức: uỷ quyền bằng văn bản, cho cá nhân cư trú tại Việt Nam.
- Trách nhiệm: người đại diện vẫn chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã uỷ quyền. Uỷ quyền là giao việc, không phải giao trách nhiệm.
- Khi hết hạn mà chưa về: Luật Doanh nghiệp có quy định cách xử lý khi hết thời hạn uỷ quyền mà người đại diện chưa trở lại và không có uỷ quyền khác. Nên đọc điều khoản đó trong luật hiện hành, và tốt hơn là ghi thời hạn uỷ quyền rộng hơn thời gian dự kiến.
Bảng kiểm hai tuần trước chuyến đi
| Việc | Vì sao |
|---|---|
| Kiểm tra số thuế còn phải nộp của doanh nghiệp | Doanh nghiệp nợ thuế thuộc diện luật định thì người đại diện có thể bị tạm hoãn xuất cảnh |
| Chọn người nhận uỷ quyền, lập văn bản | Đáp ứng yêu cầu luật và để việc không đứng |
| Đăng ký người được uỷ quyền với ngân hàng | Ngân hàng thường chỉ chấp nhận người đã đăng ký theo thủ tục của họ |
| Quyết định chữ ký số ở lại hay mang theo | Tờ khai, hoá đơn, hồ sơ bảo hiểm cần chữ ký số đúng hạn |
| Lập lịch hạn nộp trong thời gian vắng | Tờ khai tháng, quý, quyết toán, hạn hợp đồng, hạn giấy phép |
| Thông báo đối tác lớn | Biết ai là người ký trong thời gian vắng |
| Thống nhất kênh liên lạc và nhịp báo cáo | Người đại diện vẫn chịu trách nhiệm nên cần nắm việc |
Làm sớm hai tuần là vì ngân hàng và nhà cung cấp chữ ký số thường cần vài ngày làm việc để xử lý thủ tục.
Chọn ai nhận uỷ quyền
Người nhận uỷ quyền phải cư trú tại Việt Nam. Ngoài điều kiện đó, nên chọn theo ba tiêu chí:
- Hiểu công việc: thường là phó giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng lâu năm. Người thân không làm trong công ty thì dễ ký theo người khác bảo.
- Có thời gian: người nhận sẽ phải ký, đi làm việc với ngân hàng, cơ quan thuế.
- Không có xung đột lợi ích lớn: không nên chọn người đang có giao dịch riêng với công ty.
Nếu công ty có nhiều mảng, có thể uỷ quyền cho hai người theo lĩnh vực, miễn phạm vi hai văn bản không chồng lên nhau.
Viết văn bản uỷ quyền khi xuất cảnh
Nên chia phạm vi theo nhóm việc, mỗi nhóm một dòng:
- Thuế, hoá đơn, bảo hiểm: ký và nộp tờ khai, báo cáo; làm việc với cơ quan thuế; lập hoá đơn.
- Ngân hàng: duyệt lệnh chi lương, chi nhà cung cấp theo kế hoạch; hạn mức mỗi lệnh, mỗi tháng.
- Hợp đồng: loại hợp đồng được ký, giá trị tối đa.
- Nhân sự: ký hợp đồng lao động với vị trí nào, có được chấm dứt hợp đồng không.
- Việc loại trừ: không vay, không thế chấp, không bán tài sản cố định, không thay đổi đăng ký doanh nghiệp, không uỷ quyền lại.
- Thời hạn: từ ngày xuất cảnh tới ngày về dự kiến, cộng thêm một khoảng dự phòng; ghi rõ uỷ quyền chấm dứt khi người đại diện trở lại và thông báo bằng văn bản.
- Báo cáo: danh sách văn bản đã ký gửi mỗi tuần.
Chữ ký số và ngân hàng khi vắng mặt
Chữ ký số: nếu người đại diện mang thiết bị theo, ở nhà không ai ký được tờ khai. Nếu để lại, phải ghi rõ ai giữ, dùng cho việc gì, và đổi mã PIN khi về. Một cách làm gọn là để thiết bị ở lại cho người được uỷ quyền và kế toán dùng theo quy trình, còn người đại diện theo dõi qua quyền xem trên các cổng.
Ngân hàng: nhiều doanh nghiệp tưởng có văn bản uỷ quyền là ra ngân hàng làm được mọi việc. Thực tế ngân hàng có thủ tục riêng: đăng ký người được uỷ quyền, mẫu chữ ký, quyền trên ngân hàng điện tử. Làm trước khi đi, và thử một lệnh chi nhỏ để chắc chắn quy trình chạy.
Duyệt lệnh từ nước ngoài qua ngân hàng điện tử là có thể, nhưng phụ thuộc vào việc nhận mã xác thực ở nước ngoài. Đừng đặt toàn bộ chi lương vào khả năng đó.
Giữ đúng hạn thuế khi người đại diện vắng
Hạn nộp không dời vì người đại diện đi xa. Theo Luật Quản lý thuế: tờ khai tháng hạn ngày 20 tháng sau; tờ khai quý hạn ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau; quyết toán năm của tổ chức hạn ngày cuối cùng của tháng thứ 3 sau năm tài chính (kiểm tra lại nếu có văn bản mới thay đổi).
Trước khi đi, liệt kê các hạn rơi vào thời gian vắng mặt, ghi người chịu trách nhiệm từng hạn. Ví dụ giả định: người đại diện đi từ đầu tháng 2 tới cuối tháng 4 — trong khoảng đó có hạn tờ khai tháng 1, 2, 3 (nếu khai theo tháng) hoặc tờ khai quý 1 (nếu khai theo quý), cộng với hạn quyết toán năm trước. Quyết toán năm là việc lớn, nên chốt số liệu và ký trước khi đi nếu kịp.
Trong thời gian vắng, người đại diện vẫn có thể tự kiểm tra: đăng nhập tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại để xem tờ khai đã nộp, thông báo mới; xem cổng hoá đơn điện tử để biết hoá đơn đã lập. Có thông báo lạ thì nhắn người được uỷ quyền liên hệ cơ quan thuế quản lý.
Khi chuyến đi kéo dài hơn dự kiến
- Gia hạn uỷ quyền trước khi hết hạn, bằng văn bản mới. Ký từ nước ngoài thì kiểm tra nơi nhận có yêu cầu hợp pháp hoá hay chấp nhận chữ ký số.
- Nếu sẽ ở nước ngoài rất lâu, cân nhắc bổ sung một người đại diện cư trú tại Việt Nam hoặc thay người đại diện. Uỷ quyền kéo dài hàng năm trời thực chất là giao doanh nghiệp cho người khác mà không qua đăng ký.
- Chủ sở hữu hoặc hội đồng nên được báo, vì quyết định thêm hay thay người đại diện thuộc về họ.
Câu hỏi thường gặp
Đi công tác nước ngoài ba ngày có cần uỷ quyền không?
Nếu là người đại diện duy nhất cư trú tại Việt Nam thì về nguyên tắc vẫn phải có văn bản uỷ quyền khi xuất cảnh. Chuyến ngắn thì phạm vi có thể hẹp, nhưng nên có để phòng việc gấp. Nhiều doanh nghiệp dùng một văn bản uỷ quyền khung cho cả năm.
Văn bản uỷ quyền khi xuất cảnh có phải nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh không?
Thông thường là văn bản nội bộ, xuất trình khi người được uỷ quyền làm việc với bên thứ ba. Nếu có yêu cầu thông báo trong trường hợp cụ thể, cơ quan đăng ký sẽ hướng dẫn; nên hỏi khi cần làm thủ tục trong thời gian vắng.
Người được uỷ quyền có ký báo cáo tài chính thay được không?
Tuỳ phạm vi uỷ quyền và yêu cầu của quy định kế toán. Nếu muốn người được uỷ quyền ký, văn bản uỷ quyền phải ghi rõ. Với báo cáo tài chính năm, tốt nhất người đại diện ký trước khi đi hoặc ký bằng chữ ký số từ xa theo quy trình của doanh nghiệp.
Có bị tạm hoãn xuất cảnh khi doanh nghiệp chỉ nợ ít tiền chậm nộp không?
Việc áp dụng tuỳ trường hợp và điều kiện theo quy định hiện hành. Cách an toàn là kiểm tra số còn phải nộp trên tài khoản thuế điện tử, nộp hết trước chuyến đi và hỏi cơ quan thuế quản lý nếu chưa chắc.
Người được uỷ quyền làm sai thì ai chịu?
Với bên ngoài, giao dịch trong phạm vi uỷ quyền ràng buộc doanh nghiệp. Trong nội bộ, người được uỷ quyền chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về việc mình làm sai, và người đại diện vẫn chịu trách nhiệm về việc đã uỷ quyền. Vì vậy chọn người và nhịp báo cáo rất quan trọng.
Về nước sớm thì uỷ quyền tự hết không?
Nên ghi trong văn bản rằng uỷ quyền chấm dứt khi người đại diện trở lại và thông báo bằng văn bản. Không ghi thì có thể tồn tại song song hai người có quyền ký cho tới hết thời hạn, dễ gây nhầm cho đối tác và ngân hàng.
