Người đại diện bị tạm giữ, tạm giam: doanh nghiệp vận hành tiếp thế nào

Khi người đại diện theo pháp luật duy nhất bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, trốn khỏi nơi cư trú, hoặc rơi vào một số trường hợp khác luật liệt kê, Luật Doanh nghiệp cho phép chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật. Doanh nghiệp không phải chờ kết thúc vụ việc mới có người ký.

Tạm giữ ngắn ngày thì thường chỉ cần một người được giao tạm quản lý công việc hằng ngày. Tạm giam kéo dài thì nên chính thức cử người đại diện mới. Trong mọi trường hợp, việc bị tạm giữ, tạm giam chưa phải là kết luận có tội; cách doanh nghiệp xử lý cần vừa giữ hoạt động, vừa không làm thay những việc thuộc quyền của cơ quan tiến hành tố tụng.

Những ngày đầu: giữ nguyên trạng và nắm thông tin

1. Xác nhận thông tin chính thức: người đại diện bị tạm giữ hay tạm giam, cơ quan nào đang thụ lý, có quyết định bằng văn bản không. Đừng dựa vào tin đồn.
2. Kiểm tra cơ quan điều tra đã thu giữ gì: con dấu, thiết bị chữ ký số, máy tính, sổ sách, chứng từ. Yêu cầu bản sao biên bản thu giữ nếu có thể; đó là căn cứ để giải thích sau này vì sao doanh nghiệp không nộp được hồ sơ.
3. Tạm dừng các việc chỉ người đại diện được ký: hợp đồng lớn, vay, chuyển nhượng tài sản. Không ai ký thay dưới tên người đang bị tạm giam.
4. Giữ các việc vận hành thường ngày: người lao động vẫn làm việc, hàng vẫn giao theo hợp đồng đã ký, lương vẫn phải trả.
5. Triệu tập chủ sở hữu hoặc hội đồng để quyết định bước tiếp theo.

Nếu doanh nghiệp có hai người đại diện, người còn lại tiếp tục ký trong phạm vi của mình. Nếu điều lệ yêu cầu đồng ký, cần nghị quyết tạm thời như trường hợp một người đại diện vắng mặt.

Ai được cử người đại diện thay thế

Vấn đề hay gặp ở công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ: chủ sở hữu cũng chính là người đang bị tạm giam. Khi đó quyết định cử người thay vẫn do chủ sở hữu ký. Việc gặp và ký văn bản trong thời gian tạm giam phụ thuộc sự cho phép của cơ quan tiến hành tố tụng — doanh nghiệp không nên dựa vào khả năng này, mà nên hỏi luật sư bào chữa về cách làm phù hợp.

Hồ sơ cử người đại diện mới

• Quyết định hoặc nghị quyết của cấp có thẩm quyền về việc cử người đại diện theo pháp luật mới, nêu lý do theo trường hợp luật định.
• Biên bản họp hội đồng thành viên, hội đồng quản trị (nếu là loại hình có hội đồng).
• Giấy tờ chứng minh tình trạng của người đại diện cũ, nếu cơ quan đăng ký yêu cầu — ví dụ văn bản của cơ quan tiến hành tố tụng mà doanh nghiệp nhận được.
• Hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo thủ tục thông thường.

Nếu điều lệ đã có điều khoản dự phòng — ví dụ “phó giám đốc thứ nhất đương nhiên được giao quyền khi giám đốc không thể thực hiện nhiệm vụ” — việc chuyển tiếp nhanh hơn nhiều. Nhiều doanh nghiệp chỉ nghĩ tới điều khoản này sau khi đã gặp chuyện.

Chữ ký số, ngân hàng, tài khoản thuế

• Chữ ký số: nếu thiết bị bị thu giữ hoặc chỉ người đại diện cũ biết mã PIN, doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số mới sau khi có người đại diện mới, và báo tổ chức cung cấp dịch vụ về tình trạng thiết bị cũ.
• Ngân hàng: gửi văn bản thông báo, kèm nghị quyết và giấy tờ đăng ký mới để cập nhật chủ tài khoản. Trong thời gian chờ, lệnh chi có thể bị dừng nếu chỉ người cũ có quyền duyệt. Tài khoản của doanh nghiệp cũng có thể bị phong toả theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền — khi đó doanh nghiệp làm việc với cơ quan đó, không tự tìm cách chuyển tiền ra ngoài.
• Tài khoản thuế điện tử: cập nhật thông tin người đại diện sau khi đăng ký thay đổi; lấy lại quyền truy cập nếu mật khẩu chỉ người cũ biết.

Thứ tự nên làm: đăng ký người đại diện mới trước, rồi ngân hàng và chữ ký số. Làm ngược, ngân hàng và tổ chức chữ ký số sẽ không có căn cứ để tiếp nhận yêu cầu.

Nghĩa vụ thuế không dừng lại

Hạn nộp tờ khai, nộp thuế vẫn chạy như bình thường: kỳ tháng là ngày 20 tháng sau, kỳ quý là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau, theo Luật Quản lý thuế. Doanh nghiệp không có ai ký thì tờ khai trễ, tiền chậm nộp vẫn phát sinh.

Cách giữ hạn trong khoảng chuyển tiếp:

• Kế toán chuẩn bị sẵn tờ khai, để người đại diện mới ký ngay khi có quyền.
• Nếu hồ sơ, chứng từ bị thu giữ, lập danh sách những gì bị thu, liên hệ cơ quan thuế quản lý để trình bày tình hình và hỏi hướng xử lý. Việc có được xem xét gia hạn hay không tuỳ quy định hiện hành và hồ sơ cụ thể.
• Giữ lại bằng chứng về thời điểm doanh nghiệp mất khả năng ký (quyết định của cơ quan tiến hành tố tụng, biên bản thu giữ).

Nếu vụ việc liên quan tới thuế, hoá đơn, doanh nghiệp càng cần một người đại diện mới nhanh chóng, vì sẽ có yêu cầu cung cấp hồ sơ từ cả cơ quan thuế lẫn cơ quan điều tra.

Những việc không nên làm

• Không di chuyển, huỷ, sửa chứng từ, sổ sách sau khi người đại diện bị tạm giữ, kể cả với ý định “sắp xếp lại cho gọn”.
• Không chuyển tài sản của doanh nghiệp sang cá nhân, công ty khác.
• Không để người khác ký thay dưới tên người đang bị tạm giam, dùng chữ ký số của người đó.
• Không tuyên bố công khai về tội danh hay kết luận thay cơ quan tiến hành tố tụng.
• Không bỏ mặc người lao động: lương, bảo hiểm vẫn là nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Khi người đại diện cũ được trả tự do

Nếu vụ việc kết thúc mà người đó không bị kết tội, hoặc được thay đổi biện pháp ngăn chặn, doanh nghiệp có thể bổ nhiệm lại người đó làm người đại diện theo thủ tục thông thường. Việc cử người khác trong thời gian tạm giam là biện pháp để doanh nghiệp vận hành, không phải hình thức kỷ luật.

Ngược lại, nếu người đó bị kết án và bị cấm đảm nhiệm chức vụ, hoặc đang chấp hành hình phạt tù, thì theo Luật Doanh nghiệp người đó không được tiếp tục làm người quản lý doanh nghiệp trong thời gian tương ứng. Khi đó việc thay người là lâu dài.

Ở cả hai hướng, nên có biên bản bàn giao giữa người đại diện tạm thời và người đại diện chính thức, như bất kỳ lần thay người nào.

Tự kiểm tra ở đâu

• Tài khoản thuế điện tử: tờ khai sắp đến hạn, số còn phải nộp, thông báo mới từ cơ quan thuế.
• Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: thông tin người đại diện đã cập nhật sau khi đăng ký thay đổi chưa.
• Cổng hoá đơn điện tử: có hoá đơn nào được lập trong thời gian không có người ký hợp lệ không.

Với phần tố tụng, làm việc qua luật sư bào chữa của người đại diện và luật sư của doanh nghiệp — hai vai này nên tách riêng để tránh xung đột lợi ích. Với phần thuế, hỏi cơ quan thuế quản lý.