Uỷ quyền cho đại lý thuế, kế toán dịch vụ nộp hồ sơ: giới hạn và trách nhiệm

Doanh nghiệp được thuê đại lý thuế làm thủ tục thuế thay mình, và được thuê dịch vụ kế toán làm sổ sách, lập báo cáo. Nhưng với cơ quan thuế, doanh nghiệp vẫn là người nộp thuế và người đại diện theo pháp luật vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng về số liệu. Đại lý chịu trách nhiệm trong phạm vi hợp đồng — với doanh nghiệp, và theo quy định về hành nghề của họ.

Nói cách khác: giao việc được, giao trách nhiệm thì không. Điều người đại diện cần làm là giao đúng phạm vi, giữ lại những quyền không nên giao, và có cách kiểm tra đơn giản để biết việc đã làm đúng.

Đại lý thuế và dịch vụ kế toán khác nhau thế nào

Nhiều đơn vị làm cả hai. Khi ký hợp đồng, hỏi rõ đơn vị đang nhận việc với tư cách nào, vì tư cách đó quyết định phạm vi họ được làm thay và trách nhiệm họ phải chịu. Cách chọn và kiểm tra tư cách hành nghề có ở mục chọn đại lý thuế trên Danh Bạ Thuế.

Việc nên giao và việc người đại diện phải giữ

Nên giao:

• Lập và nộp tờ khai định kỳ, quyết toán năm.
• Đối chiếu hoá đơn đầu vào, đầu ra với sổ sách và với dữ liệu trên cổng hoá đơn điện tử.
• Theo dõi hạn nộp, nhắc nộp tiền thuế.
• Soạn văn bản giải trình, chuẩn bị hồ sơ khi cơ quan thuế yêu cầu.

Nên giữ lại:

• Quyết định chi tiền nộp thuế — đại lý lập giấy nộp tiền, doanh nghiệp duyệt và chuyển từ tài khoản của doanh nghiệp.
• Quyền quản trị tài khoản thuế điện tử — mật khẩu gốc, thư điện tử và số điện thoại nhận thông báo đứng tên doanh nghiệp, không đứng tên nhân viên đại lý.
• Ký các cam kết, văn bản đề nghị quan trọng: đề nghị hoàn thuế, cam kết nộp dần, biên bản kết luận kiểm tra.
• Quyết định xử lý sai sót lớn — khai bổ sung làm tăng số phải nộp đáng kể, điều chỉnh hoá đơn với khách lớn.

Với doanh nghiệp nhỏ, ranh giới này hay bị xoá nhoà vì “để em lo hết cho anh”. Lời đề nghị đó thường xuất phát từ thiện chí, nhưng hệ quả là người đại diện không còn biết doanh nghiệp đã khai gì, nợ gì. Đến khi đổi đơn vị dịch vụ hoặc có đoàn kiểm tra, người đại diện phải hỏi ngược lại chính người mình thuê. Giữ lại bốn quyền trên không làm công việc chậm đi — chỉ thêm một bước duyệt mỗi kỳ — nhưng giữ cho doanh nghiệp luôn là người nắm thông tin của chính mình.

Một chi tiết nhỏ nhưng quan trọng: số điện thoại và thư điện tử đăng ký nhận thông báo thuế phải là của doanh nghiệp. Cơ quan thuế gửi thông báo theo thông tin đăng ký; thông báo tới hộp thư của nhân viên đại lý đã nghỉ việc thì coi như doanh nghiệp đã nhận.

Chữ ký số: giao thiết bị hay không

Tờ khai điện tử phải được ký số. Trên thực tế có hai cách làm:

1. Doanh nghiệp giao thiết bị chữ ký số (hoặc quyền dùng chữ ký số từ xa) cho kế toán, đại lý. Tiện, nhưng người giữ thiết bị có thể ký mọi thứ — tờ khai, hoá đơn, hợp đồng điện tử, văn bản với ngân hàng nếu dùng chung.
2. Đại lý chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp tự ký và nộp, hoặc đại lý ký theo cơ chế dành cho đại lý thuế nếu hợp đồng và quy định cho phép. Chặt hơn, tốn thêm vài phút mỗi kỳ.

Nếu chọn cách thứ nhất, tối thiểu nên: ghi việc giao thiết bị vào hợp đồng và biên bản; tách chữ ký số dùng cho thuế khỏi chữ ký số dùng cho ngân hàng, hợp đồng lớn; đổi mã PIN khi chấm dứt hợp đồng. Không đưa mã PIN qua tin nhắn không bảo mật.

Khi có sai sót: ai chịu phần nào

Giả sử đại lý khai thiếu doanh thu một quý vì bỏ sót một nhóm hoá đơn. Cơ quan thuế phát hiện và yêu cầu khai bổ sung. Hậu quả chia như sau:

• Với cơ quan thuế: doanh nghiệp nộp số thuế thiếu, tiền chậm nộp tính theo ngày trên số chậm nộp (theo quy định lâu nay là 0,03%/ngày — kiểm tra mức hiện hành) và tiền phạt nếu có. Doanh nghiệp không thể nói “lỗi của đại lý” để không nộp.
• Giữa doanh nghiệp và đại lý: nếu sai sót do đại lý không làm đúng hợp đồng, doanh nghiệp có quyền yêu cầu bồi thường theo điều khoản trách nhiệm đã ký. Không có điều khoản rõ thì phải tự chứng minh thiệt hại và lỗi.
• Với đại lý: ngoài trách nhiệm hợp đồng, đại lý và nhân viên còn chịu trách nhiệm theo quy định về hành nghề nếu vi phạm.

Ngược lại, nếu sai sót vì doanh nghiệp không chuyển đủ chứng từ, không báo khoản thu qua tài khoản cá nhân, thì trách nhiệm hợp đồng của đại lý khó đặt ra. Vì vậy biên bản giao nhận chứng từ hằng kỳ quan trọng không kém tờ khai.

Hợp đồng với đại lý, dịch vụ kế toán nên ghi gì

1. Phạm vi: loại thuế, loại tờ khai, kỳ nào, có gồm quyết toán, báo cáo tài chính, làm việc với cơ quan thuế không.
2. Đầu vào doanh nghiệp phải cung cấp và hạn cung cấp mỗi kỳ.
3. Cách duyệt trước khi nộp: đại lý gửi bản nháp, người đại diện hoặc người được giao duyệt, rồi mới nộp.
4. Tài khoản, chữ ký số: ai giữ, ai được dùng vào việc gì, trả lại khi nào.
5. Trách nhiệm khi sai sót do lỗi của mỗi bên, mức bồi thường tối đa.
6. Bảo mật dữ liệu doanh nghiệp, người lao động.
7. Bàn giao khi chấm dứt: danh mục hồ sơ, tệp dữ liệu, mật khẩu phải trả lại trong bao lâu.

Điều khoản thứ bảy thường bị bỏ quên, trong khi đổi dịch vụ kế toán là lúc hồ sơ dễ thất lạc nhất.

Kiểm tra dịch vụ mà không cần biết kế toán

Người đại diện không cần biết lập tờ khai để kiểm tra việc đã làm đúng hay chưa. Mỗi tháng hoặc mỗi quý, dành mười lăm phút cho ba việc:

1. Mở tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại: tờ khai của kỳ vừa rồi đã có trong danh sách đã nộp chưa, ngày nộp là ngày nào.
2. Xem số còn phải nộp: có tiền chậm nộp mới phát sinh không.
3. So tổng doanh thu trên tờ khai với tổng hoá đơn đầu ra trên cổng hoá đơn điện tử và với tiền về tài khoản ngân hàng. Lệch lớn thì hỏi.

Một dấu hiệu cần chú ý: đại lý báo “đã nộp” nhưng trên tài khoản thuế không thấy tờ khai, hoặc thông báo từ cơ quan thuế được gửi tới thư điện tử của đại lý thay vì của doanh nghiệp. Cả hai đều sửa được, nhưng phải sửa ngay.

Chấm dứt hợp đồng và đổi đơn vị dịch vụ

Khi đổi đại lý hoặc dịch vụ kế toán, người đại diện nên tự đứng ra bàn giao, không để hai đơn vị tự trao đổi với nhau:

• Đổi mật khẩu tài khoản thuế điện tử, cổng hoá đơn, ngân hàng điện tử; thu hồi chữ ký số hoặc đổi mã PIN.
• Nhận lại toàn bộ chứng từ, sổ sách, tệp dữ liệu kế toán; chứng từ kế toán phải được lưu trữ theo Luật Kế toán (chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính lưu ít nhất 10 năm).
• Lấy danh sách việc dở dang: tờ khai sắp tới hạn, văn bản cơ quan thuế đang chờ trả lời.
• Nếu đơn vị cũ là đại lý thuế đã thông báo hợp đồng với cơ quan thuế, kiểm tra việc chấm dứt đã được cập nhật.

Làm xong trong một tuần là tốt nhất. Bàn giao kéo dài qua một kỳ khai thuế thì gần như chắc chắn có tờ khai bị trễ.