Uỷ quyền làm việc với ngân hàng: tài khoản, chứng từ chi và khoản vay

Người đại diện theo pháp luật có thể uỷ quyền cho người khác làm việc với ngân hàng, nhưng nên chia uỷ quyền theo ba loại việc thay vì một tờ giấy “toàn quyền giao dịch”: quản lý tài khoản (mở, đóng, đổi thông tin), duyệt chứng từ chi tiền hằng ngày, và ký các giao dịch tín dụng như vay, bảo lãnh, thế chấp. Mỗi loại có mức rủi ro khác nhau và ngân hàng cũng đòi giấy tờ khác nhau.

Nguyên tắc chung: uỷ quyền càng gần tiền thì càng phải hẹp, có hạn mức và có người thứ hai kiểm soát. Ngân hàng làm theo đúng những gì đã đăng ký với họ — không hơn, không kém — nên giấy tờ đăng ký ở ngân hàng chính là “hợp đồng” quyền hạn thật của từng người.

Ba loại việc với ngân hàng, ba mức rủi ro

Nhiều doanh nghiệp nhỏ chỉ nghĩ tới loại thứ hai vì đó là việc ngày nào cũng làm. Nhưng thất thoát lớn thường bắt đầu từ loại thứ nhất: một người được quyền “đổi thông tin tài khoản” có thể đăng ký thêm một thiết bị nhận mã xác thực, sau đó mọi lớp kiểm soát khác đều vô nghĩa.

Chủ tài khoản, người được uỷ quyền và kế toán trưởng

Với tài khoản của doanh nghiệp, ngân hàng thường ghi nhận ba vai:

• Chủ tài khoản: người đại diện theo pháp luật, hoặc người được người đại diện uỷ quyền làm chủ tài khoản. Chữ ký chủ tài khoản là chữ ký “đầu tiên” trên chứng từ.
• Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán: với doanh nghiệp có chức danh này, ngân hàng thường đăng ký mẫu chữ ký để ký cùng trên chứng từ chi. Đây là lớp kiểm soát hai người mà nhiều chủ doanh nghiệp bỏ qua.
• Người được uỷ quyền ký thay: ký thay chủ tài khoản hoặc thay kế toán trưởng trong phạm vi, thời hạn được uỷ quyền.

Ngân hàng thường có mẫu giấy uỷ quyền riêng hoặc yêu cầu nội dung tối thiểu. Hỏi ngân hàng mẫu trước khi soạn; giấy uỷ quyền tự soạn đúng luật mà sai mẫu vẫn có thể bị từ chối ở quầy. Việc có cần công chứng hay không cũng tuỳ yêu cầu của từng ngân hàng, không phải quy định chung cho mọi trường hợp.

Ngân hàng điện tử: uỷ quyền nằm trong phân quyền người dùng

Phần lớn giao dịch chi tiền của doanh nghiệp giờ đi qua ngân hàng điện tử, và ở đó giấy uỷ quyền trên giấy được “dịch” thành vai người dùng:

• Người lập lệnh: nhập lệnh chuyển tiền, thường là kế toán thanh toán.
• Người kiểm soát: kiểm tra lệnh, thường là kế toán trưởng.
• Người duyệt: phê duyệt cuối cùng, là chủ tài khoản hoặc người được uỷ quyền.
• Quản trị người dùng: thêm, xoá người dùng, đổi hạn mức — quyền nhạy cảm nhất.

Hai lỗi hay gặp: một người giữ cả vai lập lệnh lẫn vai duyệt, và quyền quản trị người dùng nằm ở kế toán thay vì người đại diện. Cả hai đều làm mất tác dụng của việc chia quyền. Nên đăng ký hạn mức theo lệnh và theo ngày cho từng người, và bật thông báo biến động số dư về điện thoại của người đại diện.

Thiết bị nhận mã xác thực phải gắn với đúng người được uỷ quyền. Đưa điện thoại nhận mã của mình cho nhân viên “để tiện” là uỷ quyền không giấy tờ — và không có giới hạn nào.

Uỷ quyền ký hợp đồng vay, bảo lãnh, thế chấp

Giao dịch tín dụng khác chứng từ chi ở chỗ nó tạo ra nghĩa vụ trả nợ nhiều năm. Vì vậy:

1. Kiểm tra thẩm quyền nội bộ trước: khoản vay hoặc thế chấp có giá trị lớn so với tổng tài sản có thể phải có nghị quyết của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị hoặc quyết định của chủ sở hữu theo luật và điều lệ. Ngân hàng gần như luôn đòi văn bản này.
2. Uỷ quyền theo từng khoản vay, ghi rõ ngân hàng, số tiền tối đa, mục đích, tài sản bảo đảm. Tránh uỷ quyền “ký các hợp đồng tín dụng” chung chung.
3. Người đại diện nên tự ký hợp đồng tín dụng khung và hợp đồng thế chấp; uỷ quyền cho người khác ký các khế ước nhận nợ từng lần trong hạn mức đã duyệt.

Cần tách rõ một chuyện: ngân hàng thường đề nghị người đại diện hoặc thành viên góp vốn ký bảo lãnh cá nhân, hoặc thế chấp tài sản riêng cho khoản vay của công ty. Chữ ký đó là cam kết của cá nhân, không phải việc làm nhân danh doanh nghiệp, và không ai được uỷ quyền để ký thay cho nó. Đọc kỹ trước khi ký, vì đây là chỗ trách nhiệm hữu hạn của công ty “thủng” sang tài sản gia đình.

Ngân hàng xem hồ sơ thuế và báo cáo tài chính khi xét vay — chuẩn bị phần đó như thế nào có ở mục ngân hàng và vay vốn trên Thuế 360.

Viết giấy uỷ quyền cho việc với ngân hàng

Dù dùng mẫu của ngân hàng, kiểm tra để giấy uỷ quyền có đủ:

• Thông tin doanh nghiệp, người uỷ quyền (người đại diện theo pháp luật), người nhận uỷ quyền, kèm giấy tờ tuỳ thân.
• Ngân hàng và số tài khoản cụ thể — không uỷ quyền cho “mọi tài khoản tại mọi ngân hàng”.
• Loại việc: chỉ ký chứng từ chi; hay cả đổi thông tin tài khoản; hay ký khế ước nhận nợ.
• Hạn mức mỗi giao dịch và mỗi ngày, nếu ngân hàng hỗ trợ ghi nhận.
• Thời hạn rõ ràng; tránh “cho đến khi có thông báo khác”.
• Không được uỷ quyền lại.
• Mẫu chữ ký của người nhận uỷ quyền.

Giả sử một công ty uỷ quyền cho phó giám đốc tài chính ký chứng từ chi đến một mức nhất định mỗi lệnh, trong một năm, chỉ tại tài khoản thanh toán chính. Lệnh vượt mức vẫn cần người đại diện duyệt. Cách này đủ để công việc không đứng khi giám đốc đi công tác, nhưng không để một người tự quyết mọi khoản tiền.

Thu hồi uỷ quyền: ngân hàng chỉ biết khi được báo

Ngân hàng tiếp tục chấp nhận chữ ký của người được uỷ quyền cho tới khi nhận được thông báo chấm dứt bằng văn bản theo thủ tục của họ. Người nhận uỷ quyền nghỉ việc hôm nay mà công ty chưa báo ngân hàng thì về hình thức người đó vẫn còn quyền.

Khi thu hồi, làm đủ bốn việc trong cùng một ngày:

1. Gửi văn bản chấm dứt uỷ quyền cho ngân hàng, lấy xác nhận đã nhận.
2. Khoá hoặc xoá người dùng ngân hàng điện tử của người đó; đổi thiết bị nhận mã xác thực nếu dùng chung.
3. Thu hồi bản gốc giấy uỷ quyền nếu còn.
4. Báo các đối tác từng nhận chứng từ do người đó ký.

Khi đổi người đại diện theo pháp luật, các uỷ quyền do người cũ ký nhân danh doanh nghiệp có thể bị ngân hàng yêu cầu xác nhận lại. Nên chủ động rà danh sách uỷ quyền đang có hiệu lực tại từng ngân hàng.

Tự kiểm tra ở đâu

Người đại diện nên định kỳ mỗi quý:

• Yêu cầu ngân hàng cung cấp danh sách người được uỷ quyền và mẫu chữ ký đang đăng ký cho từng tài khoản.
• Xem trong ngân hàng điện tử danh sách người dùng, vai trò và hạn mức; xoá người đã nghỉ.
• Đối chiếu sao kê với sổ sách kế toán; đối chiếu khoản nộp thuế trên sao kê với tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp.

Mọi giao dịch nộp thuế nên đi từ tài khoản của doanh nghiệp. Nộp thuế từ tài khoản cá nhân của nhân viên hay giám đốc làm việc đối chiếu khó khăn và dễ sinh tranh cãi về việc ai đã nộp, nộp cho ai.