Nếu người đại diện bị khởi tố bị can — dù trong vụ án riêng tư, không dính gì đến công ty — thì theo Luật Doanh nghiệp, người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự thuộc diện không được quản lý doanh nghiệp. Khi đó chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị cần cử người khác làm người đại diện và đăng ký thay đổi. Việc thay người không phải là kết luận người đó có tội; nó chỉ bảo đảm doanh nghiệp có người đủ tư cách ký kết trong thời gian vụ việc chưa xong.
Ngược lại, chỉ bị mời lên làm việc, làm chứng, hay có tên trong một vụ án đã được khởi tố mà bản thân chưa bị khởi tố thì chưa phải là bị truy cứu. Phản ứng quá sớm — thay người, thông báo rộng rãi — có thể gây thiệt hại uy tín không đáng có. Bài này giúp công ty xác định đúng giai đoạn trước khi quyết định.
Phân biệt các giai đoạn trước khi quyết định
| Tình trạng | Có phải đang bị truy cứu? | Việc công ty nên làm |
|---|---|---|
| Nhận giấy mời, giấy triệu tập làm việc, làm chứng | Chưa | Giữ nguyên chức danh; chuẩn bị phương án uỷ quyền nếu người đó bận nhiều |
| Có vụ án được khởi tố liên quan tới sự việc người đó tham gia, nhưng người đó chưa bị khởi tố | Chưa | Theo dõi; không công bố; bảo đảm có người thay thế sẵn sàng |
| Có quyết định khởi tố bị can đối với người đó | Thường được hiểu là đã bị truy cứu | Cử người đại diện khác, đăng ký thay đổi |
| Bị tạm giữ, tạm giam | Có | Như trên, và xử lý chữ ký số, ngân hàng ngay |
| Vụ án đình chỉ, bị can được tuyên không có tội | Không còn | Có thể cử lại người đó nếu chủ sở hữu, hội đồng muốn |
Cách hiểu thời điểm “bị truy cứu” trong từng tình huống cụ thể nên hỏi luật sư đang theo vụ án. Công ty cần xem đúng giấy tờ người đó nhận được, không dựa vào lời kể hay tin trên mạng.
Vì sao phải thay người dù vụ án không dính tới công ty
Luật Doanh nghiệp đặt điều kiện với người quản lý doanh nghiệp theo tình trạng pháp lý của cá nhân, không theo việc vụ án có liên quan tới doanh nghiệp hay không. Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự không được quản lý doanh nghiệp, và luật có quy định việc chủ sở hữu, hội đồng cử người khác khi người đại diện rơi vào tình trạng này.
Ngoài lý do pháp lý còn có lý do thực tế:
- Bị can có thể bị áp dụng biện pháp ngăn chặn như cấm đi khỏi nơi cư trú hoặc tạm hoãn xuất cảnh, ảnh hưởng tới việc đi gặp đối tác, đi công tác.
- Ngân hàng, đối tác lớn thường có quy định nội bộ về người ký khi người đó đang vướng vụ án; họ có thể tạm ngừng giao dịch do người đó ký.
- Người đó cần thời gian và sức lực cho vụ việc của mình; giữ họ ở vị trí ký mọi thứ là gánh nặng cho cả hai bên.
Cử người thay: tạm thời hay lâu dài
Luật không có khái niệm “người đại diện tạm thời” riêng. Người được cử là người đại diện theo pháp luật với đầy đủ tư cách, cho tới khi có quyết định khác. Công ty có hai hướng:
- Cử người khác, giữ người cũ ở vị trí không ký kết (ví dụ cố vấn, thành viên hội đồng nếu điều lệ cho phép và người đó không bị cấm giữ vị trí đó). Khi vụ án kết thúc thuận lợi, có thể cử lại.
- Nếu công ty đã có hai người đại diện, người còn lại tiếp tục. Cần xem điều lệ chia quyền thế nào; nếu đang đồng ký, phải sửa cách chia quyền hoặc cử thêm người.
Thủ tục: quyết định hoặc biên bản họp của chủ sở hữu, hội đồng → hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện → cập nhật chữ ký số, ngân hàng, cổng hoá đơn. Nếu người cũ đồng thời là chủ sở hữu duy nhất của công ty TNHH một thành viên thì bài toán khó hơn: người đó có thể vẫn ra quyết định với tư cách chủ sở hữu (vì góp vốn khác với quản lý), nhưng nên hỏi luật sư về phạm vi được phép.
Thông tin nói ra ngoài: ai cần biết, biết tới đâu
Vụ án riêng của một người là thông tin nhạy cảm. Công ty không có nghĩa vụ thông báo nội dung vụ án cho đối tác. Điều công ty cần thông báo là thay đổi người đại diện — một thông tin công khai trên hệ thống đăng ký.
- Ngân hàng: báo thay đổi người đại diện, cập nhật mẫu chữ ký. Nếu ngân hàng hỏi lý do, trả lời ngắn gọn, đúng sự thật, không suy đoán về vụ án.
- Đối tác, khách hàng lớn: thông báo người phụ trách mới và đầu mối liên hệ.
- Người lao động: thông báo nội bộ về người điều hành, tránh để tin đồn chạy trước.
- Cơ quan thuế: thông tin đăng ký được chia sẻ tự động; nên cập nhật thêm thông tin liên hệ nếu đang là điện thoại, email của người cũ.
Người bị khởi tố nên làm gì với công ty
- Báo sớm cho chủ sở hữu, hội đồng khi nhận quyết định khởi tố. Giấu thông tin để giữ chức vụ là vi phạm nghĩa vụ trung thực và làm tình hình tệ hơn khi công ty phát hiện.
- Bàn giao chữ ký số, con dấu, mật khẩu cho người được chỉ định, có biên bản.
- Không ký thêm văn bản mới nhân danh công ty kể từ khi đã thuộc diện không được quản lý, kể cả khi chưa đăng ký thay đổi xong.
- Giữ hồ sơ những việc mình đã làm trong thời gian là người đại diện, để khi cần giải trình với cơ quan thuế hay đối tác thì có căn cứ.
- Tách rõ tài chính cá nhân và công ty: không dùng tài khoản công ty cho chi phí vụ án cá nhân, không mượn tiền công ty khi chưa có quyết định của chủ sở hữu, hội đồng.
Ví dụ giả định: vụ tai nạn giao thông của giám đốc
Giả sử giám đốc một công ty du lịch là người đại diện duy nhất, gây tai nạn giao thông nghiêm trọng khi đi việc riêng và sau đó bị khởi tố bị can, áp dụng biện pháp cấm đi khỏi nơi cư trú. Công ty có hai thành viên góp vốn.
- Tuần đầu: hội đồng thành viên họp, cử phó giám đốc làm người đại diện; giám đốc bàn giao chữ ký số và con dấu; nộp hồ sơ đăng ký thay đổi.
- Sau khi có giấy chứng nhận mới: cập nhật ngân hàng, chữ ký số, cổng hoá đơn; báo các đối tác lữ hành đầu mối mới.
- Trong thời gian vụ án: người cũ vẫn là thành viên góp vốn, vẫn nhận báo cáo và biểu quyết với tư cách thành viên theo điều lệ, nhưng không điều hành.
- Nếu sau này vụ án được đình chỉ: hội đồng có thể cử lại người cũ bằng một lần đăng ký thay đổi nữa.
Nghĩa vụ thuế của công ty — tờ khai tháng, quý, tiền thuế — không bị gián đoạn vì chuyện riêng của giám đốc. Người đại diện mới tiếp tục ký và nộp như bình thường.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: xác nhận người đại diện mới đã được cập nhật.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: xem cơ quan thuế đã ghi nhận thông tin mới chưa.
- Tài khoản thuế điện tử và cổng hoá đơn điện tử: xem có hồ sơ, hoá đơn nào được ký trong khoảng thời gian chuyển tiếp mà cần rà lại.
- Luật sư của người bị khởi tố: là nguồn duy nhất đáng tin về giai đoạn tố tụng và các biện pháp ngăn chặn đang áp dụng.
Câu hỏi thường gặp
Bị triệu tập lên công an làm việc thì có phải thôi làm giám đốc không?
Không. Giấy triệu tập, giấy mời làm việc hay làm chứng không có nghĩa là đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Chỉ khi có quyết định khởi tố bị can hoặc bị tạm giữ, tạm giam thì mới cần tính tới việc thay người.
Thay người đại diện có làm người cũ bị coi là có tội không?
Không. Nguyên tắc suy đoán vô tội vẫn áp dụng. Thay người đại diện chỉ là biện pháp để doanh nghiệp tuân thủ điều kiện về người quản lý và giữ hoạt động ổn định trong thời gian vụ án chưa kết thúc.
Người bị khởi tố có còn được góp vốn, nhận lợi nhuận không?
Quyền của thành viên góp vốn, cổ đông về nguyên tắc vẫn còn, trừ khi có biện pháp của cơ quan tiến hành tố tụng như kê biên, phong toả tài sản. Những biện pháp này do cơ quan có thẩm quyền quyết định, công ty thực hiện theo văn bản nhận được.
Người đại diện bị cấm đi khỏi nơi cư trú nhưng vẫn làm việc ở văn phòng được thì có cần thay không?
Biện pháp cấm đi khỏi nơi cư trú không làm mất tư cách bị can đang bị truy cứu. Vì vậy vấn đề không nằm ở việc có đến văn phòng được hay không, mà ở điều kiện quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp.
Công ty có phải báo cơ quan thuế về vụ án của giám đốc không?
Không có nghĩa vụ báo nội dung vụ án riêng. Công ty chỉ cần đăng ký thay đổi người đại diện; thông tin này được chia sẻ sang cơ quan thuế. Nên cập nhật thông tin liên hệ nhận thông báo nếu đang là của người cũ.
Sau khi vụ án kết thúc, có cần chờ bao lâu mới cử lại người cũ?
Nếu vụ án được đình chỉ hoặc người đó được tuyên không có tội, không còn tình trạng bị truy cứu thì có thể cử lại. Nếu có bản án kèm hình phạt bổ sung cấm đảm nhiệm chức vụ, phải chờ hết thời hạn cấm.
