Người đại diện theo pháp luật có quyền nhân danh doanh nghiệp để xác lập và thực hiện giao dịch, nhưng quyền đó có giới hạn: nằm trong phạm vi điều lệ, quyết định bổ nhiệm và những việc luật dành cho chủ sở hữu, hội đồng thành viên, hội đồng quản trị hay đại hội đồng cổ đông quyết định. Đi kèm quyền là các nghĩa vụ: trung thực, cẩn trọng, vì lợi ích doanh nghiệp, không lạm dụng vị trí, và thông báo cho doanh nghiệp về những lợi ích có thể xung đột.
Phần lớn tranh chấp nội bộ không đến từ việc người đại diện cố tình làm sai, mà từ chỗ không ai ghi rõ giới hạn. Người đại diện nghĩ mình được ký, chủ sở hữu nghĩ phải hỏi mình trước. Bài này chia quyền và nghĩa vụ thành từng nhóm cụ thể, kèm cách ghi lại để cả hai bên cùng yên tâm.
Quyền của người đại diện đến từ đâu
Quyền của người đại diện có ba tầng, tầng sau không được vượt tầng trước:
- Luật: quy định những việc thuộc thẩm quyền riêng của chủ sở hữu hoặc các cơ quan quản lý tập thể, người đại diện không tự quyết được.
- Điều lệ công ty: quy định số lượng, chức danh, quyền và nghĩa vụ của người đại diện; nếu có nhiều người thì phân chia quyền giữa họ.
- Quyết định bổ nhiệm, quy chế nội bộ, hợp đồng với người quản lý: cụ thể hoá, ví dụ hạn mức giá trị hợp đồng được tự ký, việc phải có ý kiến trước.
Nếu cả ba tầng đều không nói gì về một việc cụ thể, cách an toàn là hỏi ý kiến cơ quan có thẩm quyền của công ty bằng văn bản trước khi ký. Một email xác nhận ngắn cũng tốt hơn không có gì.
Nhóm quyền thường được trao cho người đại diện
| Nhóm việc | Người đại diện thường được làm | Thường phải hỏi trước |
|---|---|---|
| Hợp đồng kinh doanh | Hợp đồng mua bán, dịch vụ trong hoạt động thường ngày | Hợp đồng giá trị lớn so với tài sản công ty, hợp đồng dài hạn bất thường |
| Tài chính | Mở tài khoản, thanh toán theo kế hoạch đã duyệt | Vay, cầm cố, thế chấp tài sản, bảo lãnh cho bên khác |
| Nhân sự | Ký hợp đồng lao động với nhân viên | Bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý do điều lệ dành cho hội đồng |
| Thủ tục nhà nước | Ký hồ sơ thuế, hồ sơ đăng ký, văn bản giải trình | Hồ sơ thay đổi vốn, thay đổi thành viên, giải thể |
| Tranh chấp | Nhận văn bản, cử người tham gia, uỷ quyền cho luật sư | Rút yêu cầu, hoà giải bằng cách từ bỏ quyền lợi lớn |
Cột “thường phải hỏi trước” là thực tế hay gặp, không phải danh sách bắt buộc chung. Mức “giá trị lớn” và danh sách giao dịch phải thông qua được xác định theo luật và điều lệ của từng công ty, nên đọc chính điều lệ của mình.
Bốn nghĩa vụ cốt lõi
Luật Doanh nghiệp đặt ra cho người đại diện một nhóm nghĩa vụ mang tính nguyên tắc. Diễn đạt bằng lời thường:
- Làm đúng quyền được giao, trung thực, cẩn trọng, tốt nhất cho doanh nghiệp. Ký một hợp đồng rõ ràng bất lợi mà không tìm hiểu, không hỏi ai, có thể bị xem là thiếu cẩn trọng.
- Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp. Không dùng thông tin, cơ hội kinh doanh, tài sản của doanh nghiệp cho riêng mình hoặc người khác.
- Không lạm dụng địa vị, chức vụ. Ví dụ dùng quyền ký để chi cho công ty của người thân với giá không hợp lý.
- Thông báo kịp thời, đầy đủ về lợi ích liên quan. Người đại diện và người có liên quan của họ làm chủ, góp vốn ở đâu thì doanh nghiệp cần được biết, để kiểm soát các giao dịch có xung đột lợi ích.
Vi phạm các nghĩa vụ này mà gây thiệt hại cho doanh nghiệp thì người đại diện chịu trách nhiệm cá nhân với thiệt hại đó. Đây là điểm khác cơ bản với việc “công ty lỗ”: công ty lỗ do rủi ro kinh doanh bình thường không tự động là lỗi của người đại diện.
Giao dịch với chính mình và người có liên quan
Đây là vùng dễ sai nhất. Tình huống hay gặp:
- Giám đốc kiêm người đại diện cho công ty thuê lại căn nhà của chính mình.
- Công ty mua hàng của một doanh nghiệp mà vợ, chồng hoặc anh em của người đại diện làm chủ.
- Người đại diện cho công ty vay tiền của mình, hoặc mình vay tiền của công ty.
Những giao dịch này không bị cấm tuyệt đối, nhưng thường phải được cơ quan có thẩm quyền của công ty chấp thuận theo trình tự luật và điều lệ quy định, và người có lợi ích liên quan không được tự quyết. Làm tắt, giao dịch có thể bị tranh chấp về hiệu lực, còn người đại diện có thể phải bồi hoàn thiệt hại.
Về thuế, giao dịch giữa các bên có quan hệ liên kết còn có quy định riêng về giá và hồ sơ. Nếu công ty có nhiều giao dịch kiểu này, nên hỏi người làm thuế về nghĩa vụ kê khai giao dịch liên kết đang áp dụng.
Khi người đại diện ký vượt thẩm quyền
Ký vượt quyền không có nghĩa hợp đồng tự động vô hiệu, nhưng tạo ra một chuỗi rắc rối:
- Doanh nghiệp có thể không thừa nhận phần vượt quyền, trừ khi sau đó chấp thuận hoặc biết mà không phản đối trong thời gian hợp lý.
- Đối tác không biết người ký vượt quyền có thể yêu cầu người ký chịu trách nhiệm phần đó.
- Nếu vì giao dịch vượt quyền mà doanh nghiệp thiệt hại, người đại diện có thể phải bồi thường cho doanh nghiệp.
Cách phòng đơn giản: mỗi năm một lần, chủ sở hữu và người đại diện cùng rà danh sách loại hợp đồng, hạn mức và người được ký. Bên đối tác lớn cũng nên được gửi văn bản xác nhận thẩm quyền khi ký hợp đồng quan trọng.
Ghi lại quyền và nghĩa vụ thế nào cho khỏi cãi nhau
Một bộ hồ sơ tối thiểu, doanh nghiệp nhỏ cũng làm được trong một buổi:
- Điều lệ bản đang dùng, đánh dấu các điều khoản về người đại diện và thẩm quyền.
- Quyết định bổ nhiệm người đại diện, có ghi phạm vi, hạn mức nếu cần.
- Bảng phân quyền ký: loại văn bản, hạn mức, người ký, người phải được hỏi trước.
- Bản kê khai lợi ích liên quan của người đại diện, cập nhật khi thay đổi.
- Sổ theo dõi các giao dịch cần chấp thuận, kèm biên bản hoặc nghị quyết đã thông qua.
Bộ hồ sơ này không để nộp cho ai, mà để khi có tranh chấp hoặc khi thay người đại diện, người mới biết ngay mình được làm gì.
Tự kiểm tra những gì đang gắn với tên mình
Người đại diện nên tự kiểm tra định kỳ, ít nhất mỗi quý:
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế của doanh nghiệp mình đứng tên.
- Tài khoản thuế điện tử và ứng dụng thuế trên điện thoại: tờ khai đã nộp, số còn phải nộp, thông báo mới của cơ quan thuế.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn đã lập nhân danh doanh nghiệp, có hoá đơn nào lạ không.
- Ngân hàng: ai đang có quyền giao dịch, hạn mức bao nhiêu.
Nếu thấy thông báo hoặc khoản nợ không rõ, liên hệ cơ quan thuế quản lý để hỏi trước khi ký bất cứ văn bản giải trình nào. Phần rủi ro khi hồ sơ thuế tồn đọng được phân tích thêm ở mục rủi ro người đại diện trên Thuế Sạch.
Câu hỏi thường gặp
Người đại diện có được tự quyết định vay ngân hàng không?
Tuỳ điều lệ và giá trị khoản vay. Nhiều điều lệ yêu cầu khoản vay, thế chấp tài sản lớn phải được chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị thông qua. Ngân hàng cũng thường yêu cầu nộp kèm nghị quyết, quyết định đó khi làm hồ sơ vay.
Không có điều lệ quy định hạn mức thì người đại diện ký hợp đồng bao nhiêu cũng được?
Không hẳn. Những giao dịch luật dành cho cơ quan quản lý tập thể quyết định vẫn phải thông qua dù điều lệ im lặng. Với phần còn lại, người đại diện vẫn phải cẩn trọng; ký hợp đồng bất thường mà không hỏi ai là rủi ro cho chính họ.
Người đại diện có quyền từ chối ký văn bản chủ sở hữu yêu cầu không?
Có thể từ chối văn bản trái pháp luật hoặc rõ ràng gây hại cho doanh nghiệp, vì người ký chịu trách nhiệm về chữ ký của mình. Nên ghi lý do từ chối bằng văn bản và lưu lại. Nếu bất đồng kéo dài, việc thay người đại diện là quyền của chủ sở hữu.
Người đại diện có được nhận lương, thù lao không?
Được. Mức lương, thù lao, thưởng do chủ sở hữu hoặc cơ quan có thẩm quyền quyết định theo điều lệ và hợp đồng. Khoản này là thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân và được doanh nghiệp khấu trừ theo quy định.
Người đại diện phải công khai những lợi ích nào?
Nguyên tắc là thông báo cho doanh nghiệp về các doanh nghiệp mà người đại diện và người có liên quan của họ làm chủ, góp vốn hoặc giữ phần vốn đáng kể. Danh sách người có liên quan và mức cụ thể nên tra theo Luật Doanh nghiệp hiện hành.
Công ty lỗ thì người đại diện có phải bồi thường không?
Lỗ do rủi ro kinh doanh bình thường không tự động là lỗi của người đại diện. Trách nhiệm cá nhân chỉ đặt ra khi người đại diện vi phạm nghĩa vụ, ví dụ lạm dụng quyền, thiếu cẩn trọng rõ ràng hoặc giao dịch vì lợi ích riêng, và điều đó gây thiệt hại.
