Doanh nghiệp tư nhân: chủ doanh nghiệp luôn là người đại diện, thuê giám đốc thì sao

Với doanh nghiệp tư nhân, câu trả lời đơn giản hơn mọi loại hình khác: chủ doanh nghiệp tư nhân là người đại diện theo pháp luật. Không có hội đồng thành viên, không có chủ tịch, không có lựa chọn “để giám đốc đứng tên đại diện” như ở công ty. Chủ có thể thuê người quản lý, điều hành, nhưng vẫn là người đại diện và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh.

Điểm nặng nhất là chữ “mọi”. Doanh nghiệp tư nhân không tách tài sản của doanh nghiệp khỏi tài sản của chủ như công ty, nên chủ chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình. Thuê giám đốc giỏi đến đâu cũng không chuyển được phần trách nhiệm này sang người được thuê. Hiểu đúng điều đó giúp chủ quyết định nên giao việc tới mức nào, và khi nào nên chuyển lên công ty.

Vì sao doanh nghiệp tư nhân không có lựa chọn người đại diện

Theo Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp tư nhân do một cá nhân làm chủ, không có tư cách pháp nhân. Pháp luật coi doanh nghiệp và người chủ gắn làm một khi nói tới trách nhiệm. Vì vậy:

• Chỉ có một người đại diện, là chủ doanh nghiệp.
• Muốn đổi người đại diện thì phải đổi chủ, tức là bán, tặng cho hoặc để thừa kế doanh nghiệp — không có thủ tục “đổi giám đốc đứng tên” riêng.
• Mỗi cá nhân chỉ được làm chủ một doanh nghiệp tư nhân, và chủ doanh nghiệp tư nhân không đồng thời làm chủ hộ kinh doanh hay thành viên hợp danh của công ty hợp danh.

Người quen làm việc với công ty thường hỏi: vậy thuê giám đốc rồi đăng ký giám đốc làm người đại diện được không? Câu trả lời là không theo nghĩa đó. Tên giám đốc được thuê có thể được ghi nhận trong hồ sơ, nhưng vị trí người đại diện theo pháp luật vẫn thuộc về chủ.

Thuê giám đốc: giao được việc gì, không giao được gì

Cách giao việc an toàn là một hợp đồng lao động hoặc hợp đồng thuê quản lý ghi rõ nhiệm vụ, kèm giấy uỷ quyền tách riêng cho từng nhóm việc: ký hợp đồng bán hàng tới một giá trị nhất định, ký chứng từ chi, làm việc với cơ quan thuế. Những việc vượt ngưỡng — vay, thế chấp, bán tài sản cố định — chủ tự ký.

Ví dụ giả định: xưởng in thuê giám đốc sau mười năm tự làm

Giả sử một chủ xưởng in đứng tên doanh nghiệp tư nhân đã mười năm. Tuổi cao, muốn lui về, chủ thuê một giám đốc có kinh nghiệm để điều hành. Có hai cách làm:

1. Giao miệng, đưa luôn con dấu và chữ ký số. Giám đốc ký mọi thứ. Một năm sau, giám đốc nhận in một lô hàng lớn có đặt cọc, mua giấy nợ nhà cung cấp, rồi nghỉ việc khi đơn hàng hỏng. Khách và nhà cung cấp đòi doanh nghiệp; doanh nghiệp là chủ, nên chủ trả bằng tài sản riêng nếu tài sản xưởng không đủ.
2. Giao bằng văn bản có ngưỡng. Giám đốc ký hợp đồng in dưới một giá trị nhất định; đơn lớn hơn và mọi khoản nợ nhà cung cấp trên ngưỡng phải có chủ ký duyệt. Chữ ký số giao cho kế toán, có sổ theo dõi. Rủi ro vẫn còn nhưng giới hạn được, và khi có tranh chấp chủ có căn cứ chứng minh giám đốc làm vượt quyền.

Trong cả hai cách, với bên ngoài chủ vẫn là người chịu trách nhiệm. Khác biệt nằm ở chỗ cách thứ hai giúp chủ biết trước mình đang gánh gì.

Ở lại doanh nghiệp tư nhân hay chuyển lên công ty một thành viên

Khi quy mô lớn dần, chủ thường cân nhắc chuyển doanh nghiệp tư nhân thành công ty trách nhiệm hữu hạn. Luật Doanh nghiệp có thủ tục chuyển đổi, và so sánh ngắn gọn như sau:

Chuyển đổi là việc có chi phí và thời gian: chuyển tài sản, cập nhật hợp đồng, ngân hàng, mã số thuế và hoá đơn. Với xưởng nhỏ, ổn định, chủ vẫn trực tiếp làm, giữ doanh nghiệp tư nhân không sai. Khi đã thuê người điều hành và giao dịch lớn dần, lớp bảo vệ của công ty đáng để cân nhắc.

Bảng kiểm trước ngày giao việc cho giám đốc thuê

Giao việc trong doanh nghiệp tư nhân nên làm một lần cho kỹ, vì mọi sơ hở cuối cùng đều quay về chủ. Trước ngày giám đốc bắt đầu, chủ nên đi hết các dòng sau:

1. Chốt số liệu bàn giao: tiền mặt, số dư tài khoản, hàng tồn, công nợ phải thu và phải trả tại một ngày cụ thể, có hai bên ký. Đây là mốc để sau này phân biệt nợ cũ với nợ phát sinh trong thời gian giám đốc điều hành.
2. Soạn giấy uỷ quyền theo nhóm việc, mỗi nhóm một ngưỡng giá trị, không dùng một câu chung chung kiểu “toàn quyền điều hành”.
3. Quyết định ai giữ con dấu và chữ ký số, ghi sổ giao nhận. Chữ ký số của doanh nghiệp tư nhân ký được tờ khai, hoá đơn — tức là ký được những thứ chủ phải chịu.
4. Thông báo cho ngân hàng phạm vi người được uỷ quyền trên tài khoản, và giữ lại quyền duyệt với khoản chi lớn.
5. Báo cho khách hàng, nhà cung cấp lớn biết ai là người được ký từ nay và ngưỡng nào cần chữ ký của chủ, để họ không nhận một hợp đồng vượt quyền.
6. Đặt lịch nhận báo cáo: mỗi tháng một bảng ngắn gồm doanh thu, công nợ, số thuế đã khai và đã nộp.

Không cần làm tất cả bằng văn bản dài. Nhưng mỗi dòng trên nên có một tờ giấy hoặc một thư điện tử lưu lại, để khi cần chủ không phải dựa vào trí nhớ.

Thuế: ai ký, ai chịu

Doanh nghiệp tư nhân kê khai, nộp thuế như các doanh nghiệp khác: giá trị gia tăng, thu nhập doanh nghiệp, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho người lao động. Một vài lưu ý riêng:

• Tiền lương của chính chủ doanh nghiệp tư nhân thường không được tính là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp — kiểm tra quy định hiện hành trước khi hạch toán.
• Lương của giám đốc thuê là chi phí bình thường nếu có hợp đồng, bảng lương và chứng từ chi trả.
• Tài sản cá nhân của chủ dùng cho kinh doanh nên được ghi nhận rõ ràng, tránh lẫn chi tiêu gia đình vào chi phí doanh nghiệp.
• Khi doanh nghiệp còn nợ thuế, biện pháp quản lý thuế áp lên người đại diện rơi thẳng vào chủ, không rơi vào giám đốc thuê.

Tự kiểm tra ở đâu

• Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: xem loại hình và thông tin chủ doanh nghiệp đang ghi nhận.
• Công cụ tra người đại diện theo mã số thuế tại daidienphapluat.com/tra-cuu: gõ mã số thuế để xem nhanh tên người đại diện đang được ghi nhận, rồi đối chiếu lại với nguồn chính thức.
• Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: xem nghĩa vụ còn phải nộp trước khi giao việc cho người quản lý mới.
• Cơ quan thuế quản lý: hỏi về chi phí được trừ với lương của chủ và thủ tục thuế khi chuyển đổi loại hình.