Công ty TNHH và công ty cổ phần được có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật; điều lệ quy định số lượng, chức danh và quyền, nghĩa vụ của từng người. Nếu điều lệ không chia rõ, pháp luật coi mỗi người đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba, và những người đại diện cùng chịu trách nhiệm liên đới với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định.
Nói cách khác, có hai người đại diện mà không phân quyền thì doanh nghiệp có hai “chữ ký tổng”, ai ký gì cũng ràng buộc công ty. Phân quyền không làm mất tính linh hoạt, mà làm rõ ai chịu trách nhiệm việc gì, và khi có chuyện thì biết hỏi ai.
Khi nào nên có hai người đại diện
Có hai người đại diện không phải là “cao cấp hơn”. Nó hợp lý trong các tình huống cụ thể:
- Hai người sáng lập chia việc rõ: một người lo kinh doanh, một người lo tài chính, vận hành; cả hai cần ký thường xuyên.
- Người đại diện chính thường xuyên đi nước ngoài: có thêm một người đại diện cư trú tại Việt Nam để việc không đứng, thay vì lần nào cũng làm giấy uỷ quyền.
- Doanh nghiệp có vốn nước ngoài: chủ sở hữu muốn một người đại diện từ phía mình và một người điều hành tại chỗ.
- Doanh nghiệp hoạt động ở nhiều địa bàn: mỗi người phụ trách một vùng.
Nếu chỉ vì “cho chắc”, hoặc để hai phe góp vốn cùng có tên, thì có hai người đại diện thường làm bất đồng lộ ra nhanh hơn. Khi đó nên xem lại cơ chế quản trị trước khi quyết định số lượng người đại diện.
Nếu điều lệ không chia quyền thì sao
Nhiều điều lệ tải từ mẫu chỉ ghi “công ty có hai người đại diện theo pháp luật là giám đốc và chủ tịch”, không nói gì thêm. Hệ quả:
- Mỗi người ký đều ràng buộc công ty trước bên thứ ba, với mọi loại việc thuộc quyền người đại diện.
- Bên thứ ba không cần hỏi người còn lại. Ngân hàng, đối tác nhận chữ ký của một người là đủ.
- Nếu có thiệt hại cho doanh nghiệp, các người đại diện có thể phải chịu trách nhiệm liên đới, kể cả người không trực tiếp ký — đây là điểm nhiều người đại diện “thứ hai” không để ý.
Vì vậy, người được đề nghị làm người đại diện thứ hai nên hỏi rõ trước khi nhận: quyền của mình tới đâu, và mình có được biết những gì người kia ký hay không.
Bốn cách phân quyền hay dùng
| Cách chia | Ví dụ | Hợp với | Điểm yếu |
|---|---|---|---|
| Theo lĩnh vực | Người A ký hợp đồng bán hàng, tiếp thị; người B ký hợp đồng tài chính, lao động, hồ sơ thuế | Hai người sáng lập chia vai | Có việc nằm giữa hai lĩnh vực, dễ tranh cãi |
| Theo hạn mức | Mỗi người tự ký dưới một mức; trên mức phải cả hai cùng ký | Doanh nghiệp muốn kiểm soát chéo | Chậm với giao dịch lớn khi một người vắng |
| Theo địa bàn | Người A phụ trách trụ sở và phía Bắc, người B phụ trách chi nhánh phía Nam | Doanh nghiệp nhiều địa điểm | Hợp đồng liên vùng cần quy tắc riêng |
| Chính – dự phòng | Người A ký mọi việc; người B chỉ ký khi A vắng mặt có thông báo | Người đại diện chính hay đi xa | Bên thứ ba khó biết A có đang vắng thật không |
Có thể kết hợp, ví dụ chia theo lĩnh vực và thêm hạn mức đồng ký cho giao dịch lớn. Nguyên tắc là mỗi loại việc phải trả lời được câu “ai ký”.
Ví dụ giả định: một công ty phân phối thiết bị có hai người đại diện. Giám đốc kinh doanh ký hợp đồng bán hàng và hợp đồng với đại lý; giám đốc tài chính ký hợp đồng vay, hợp đồng lao động, hồ sơ thuế và bảo hiểm. Hợp đồng mua hàng nhập kho trên 1 tỷ đồng, mọi khoản vay và mọi hợp đồng thuê dài hạn thì cần cả hai cùng ký. Khi một người đi công tác quá năm ngày, người kia được ký thay trong phạm vi của người vắng mặt nếu có giấy uỷ quyền. Bốn câu như vậy, ghi vào điều lệ hoặc nghị quyết, đủ để ngân hàng, đối tác và kế toán biết phải trình ai.
Đồng ký: chắc chắn nhưng phải tính đường lui
Đồng ký nghĩa là một loại giao dịch cần cả hai người đại diện cùng ký. Cách này phổ biến với khoản vay, thế chấp, bán tài sản, chi tiền trên một mức nhất định. Ưu điểm rõ: không ai tự ý quyết một việc lớn.
Nhưng đồng ký cần ba điều khoản đi kèm, thiếu là dễ bế tắc:
- Thời hạn phản hồi: người được đề nghị ký phải trả lời trong một số ngày làm việc; quá hạn thì xử lý thế nào.
- Người thay thế khi vắng: một người đi xa thì ai ký cùng, bằng giấy uỷ quyền nào.
- Đưa lên cấp trên khi không thống nhất: chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị quyết.
Báo cho ngân hàng, cơ quan thuế và đối tác
Phân quyền trong điều lệ là chuyện nội bộ. Bên thứ ba chỉ biết nếu được báo. Nên làm:
- Ngân hàng: đăng ký rõ ai là chủ tài khoản, ai được duyệt lệnh chi, hạn mức của từng người, lệnh nào cần hai người duyệt trên ngân hàng điện tử.
- Cơ quan thuế: tờ khai ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp; quy định nội bộ ai là người duyệt số liệu trước khi nộp, ai giữ thiết bị. Với văn bản giải trình, làm việc trực tiếp, ghi rõ người nào được cử.
- Đối tác lớn: gửi thư thông báo phân quyền kèm trích điều lệ hoặc nghị quyết, nhất là với loại hợp đồng cần đồng ký.
Đối tác đã được thông báo mà vẫn nhận chữ ký của một người cho việc cần hai người, thì doanh nghiệp có cơ sở tốt hơn nhiều nếu phải phản đối giao dịch đó.
Điều kiện cư trú khi có nhiều người đại diện
Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Có hai người đại diện giúp điều kiện này dễ thoả hơn, nhưng cần để ý:
- Nếu cả hai cùng đi nước ngoài một lúc, người xuất cảnh sau cùng phải uỷ quyền bằng văn bản cho một cá nhân cư trú tại Việt Nam.
- Nếu một trong hai là người nước ngoài không thường trú tại Việt Nam, người còn lại gần như phải luôn có mặt, hoặc luôn có sẵn người nhận uỷ quyền.
- Giấy uỷ quyền khi xuất cảnh nên ghi rõ phạm vi, tránh trao nhiều hơn quyền của chính người uỷ quyền.
Tự kiểm tra thông tin người đại diện đang được ghi nhận
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: thông tin đăng ký có liệt kê đủ những người đại diện theo pháp luật, chức danh của từng người.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: thường chỉ hiển thị một tên người đại diện. Đừng hoảng nếu không thấy người thứ hai; hỏi cơ quan thuế quản lý nếu cần xác nhận.
- Tài khoản thuế điện tử và cổng hoá đơn điện tử: ai đang có quyền đăng nhập, ai giữ chữ ký số.
- Hồ sơ mở tài khoản ngân hàng: danh sách người được giao dịch, mẫu chữ ký.
Nếu bốn nơi này mô tả hai cách khác nhau về việc ai được làm gì, đó là lúc sửa quy chế nội bộ hoặc cập nhật với từng bên.
Câu hỏi thường gặp
Công ty TNHH một thành viên có được có hai người đại diện không?
Được, nếu điều lệ quy định. Luật cho phép công ty TNHH và công ty cổ phần có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, không phân biệt một hay nhiều thành viên.
Hai người đại diện có cần cùng ký tờ khai thuế không?
Không. Tờ khai điện tử ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp. Việc ai duyệt số liệu trước khi nộp là quy định nội bộ; nên ghi rõ để tránh mỗi người nghĩ người kia đã xem.
Người đại diện thứ hai không ký gì thì có chịu trách nhiệm không?
Nếu điều lệ không chia quyền, những người đại diện có thể phải chịu trách nhiệm liên đới với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp. Không ký gì không tự động là không liên quan, nhất là khi biết mà không ngăn. Nên yêu cầu được thông tin về giao dịch lớn.
Thêm người đại diện thứ hai có phải đăng ký không?
Có. Người đại diện theo pháp luật là nội dung đăng ký doanh nghiệp, thêm hay bớt đều phải đăng ký thay đổi trong thời hạn luật định. Nếu điều lệ đang quy định một người, phải sửa điều lệ.
Hai người đại diện có thể là vợ chồng không?
Pháp luật doanh nghiệp không cấm. Tuy nhiên cần lưu ý các quy định về người có liên quan khi công ty giao dịch với các bên gắn với một trong hai người, và cân nhắc việc kiểm soát chéo có còn ý nghĩa hay không.
Đối tác có quyền đòi xem điều lệ để biết người ký có đủ quyền không?
Đối tác có thể đề nghị, và với giao dịch lớn thì đây là việc thận trọng. Doanh nghiệp có thể cung cấp trích đoạn điều lệ hoặc nghị quyết liên quan thay vì toàn bộ điều lệ.
