Người chỉ góp vốn vào công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần thường chỉ chịu rủi ro trong phạm vi số vốn đã cam kết góp: công ty thua lỗ thì mất vốn, hết. Người đại diện theo pháp luật cũng có thể mất vốn như vậy, nhưng còn gánh thêm một lớp rủi ro gắn với hành vi và chữ ký: các biện pháp quản lý thuế khi công ty nợ, trách nhiệm khi ký vượt quyền hoặc cẩu thả, và những cam kết cá nhân ngân hàng thường yêu cầu.
Vì vậy câu hỏi “ai đứng tên” không nên được quyết bằng “ai rảnh” hay “ai nhiều thời gian đi làm thủ tục”. Nó nên đi cùng câu hỏi “ai thật sự điều hành và kiểm soát được sổ sách”. Bài này so sánh hai vai, kèm ba ví dụ giả định thường gặp khi mấy người bạn cùng mở công ty.
Hai vai, hai loại rủi ro
| Rủi ro | Thành viên chỉ góp vốn | Người đại diện theo pháp luật |
|---|---|---|
| Mất vốn khi công ty thua lỗ | Có, trong phạm vi vốn cam kết góp | Có, nếu cũng góp vốn |
| Chịu trách nhiệm về chữ ký trên hợp đồng, tờ khai, báo cáo | Không, trừ khi được uỷ quyền ký | Có, là người ký hoặc người giao cho người khác ký |
| Biện pháp quản lý thuế khi công ty nợ | Thông thường không áp lên thành viên góp vốn | Có thể bị tạm hoãn xuất cảnh khi đủ điều kiện luật định |
| Bảo lãnh cá nhân cho khoản vay | Chỉ khi tự nguyện ký | Ngân hàng thường đề nghị |
| Làm việc với cơ quan nhà nước khi có sự cố | Ít khi được mời | Là người được mời đầu tiên |
| Ảnh hưởng tới việc đứng tên doanh nghiệp khác | Ít | Có thể gặp khó khi công ty đang vướng thủ tục |
Lưu ý: thành viên góp vốn cũng có nghĩa vụ góp đủ và đúng hạn số vốn đã cam kết. Cam kết góp nhiều mà không góp thì rủi ro không còn “chỉ là mất vốn”.
Ví dụ giả định 1: người góp nhiều vốn nhất nhưng không điều hành
Giả sử ba người mở công ty phần mềm nhỏ. Người A góp nhiều nhất nhưng đang làm việc toàn thời gian ở nơi khác; người B và C làm toàn thời gian ở công ty. Nhóm định để A đứng tên người đại diện “vì A là chủ chính”.
Cách này đặt rủi ro sai chỗ: A không có mặt để ký, sẽ phải uỷ quyền gần như toàn bộ cho B, trong khi mọi hậu quả với người đại diện vẫn rơi vào A. Hợp lý hơn là để B — người điều hành hằng ngày — làm người đại diện, còn A giữ quyền của thành viên góp vốn nhiều nhất tại hội đồng thành viên: biểu quyết các việc lớn, xem báo cáo, đặt ngưỡng giao dịch cần hội đồng duyệt trong điều lệ.
Ví dụ giả định 2: người điều hành không góp vốn
Một công ty thuê một giám đốc giỏi, không góp vốn, và đề nghị người này làm người đại diện. Với người giám đốc, câu hỏi cần đặt ra là: mình có được xem đầy đủ sổ sách, được quyết định việc khai thuế, được từ chối ký những gì mình thấy không ổn không?
- Nếu có, làm người đại diện là hợp lý và là một phần của công việc.
- Nếu chủ sở hữu vẫn giữ tài khoản ngân hàng, tự chỉ đạo kế toán và chỉ cần một người ký, thì người giám đốc đang nhận rủi ro của người đại diện mà không có quyền kiểm soát tương ứng. Nên từ chối vị trí đại diện và chỉ nhận vai điều hành theo uỷ quyền.
Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng quản lý nên ghi rõ quyền tiếp cận thông tin và quyền từ chối ký của người đại diện được thuê.
Ví dụ giả định 3: nhờ một người quen đứng tên cho gọn
Nhóm sáng lập muốn nhờ một người họ hàng đứng tên người đại diện vì người đó “rảnh, đi làm thủ tục được”, còn nhóm tự điều hành. Đây là mô hình đứng tên hộ, và rủi ro rơi gần như hết vào người đứng tên: ký những gì không biết, chịu biện pháp quản lý thuế cho công ty mình không kiểm soát, khó rút tên khi có tranh chấp.
Nếu người họ hàng chỉ cần làm thủ tục, cách đúng là để một người trong nhóm làm người đại diện và uỷ quyền theo vụ việc cho người họ hàng nộp hồ sơ. Không cần ai đứng tên cho ai.
Thoả thuận giữa các thành viên: để người đại diện không gánh một mình
Khi một người trong nhóm nhận làm người đại diện, cả nhóm nên cùng chốt vài điều bằng văn bản, trong điều lệ hoặc trong một thoả thuận thành viên đi kèm. Mục đích không phải để nghi ngờ nhau mà để rủi ro được chia đúng với quyền:
| Nội dung | Vì sao cần |
|---|---|
| Danh sách giao dịch cần hội đồng thành viên duyệt trước (vay, bán tài sản, hợp đồng trên một ngưỡng) | Người đại diện có căn cứ từ chối ký một mình; thành viên có quyền kiểm soát việc lớn |
| Quyền xem sổ sách, sao kê, tài khoản thuế của mọi thành viên | Không ai phải tin lời kể của người khác |
| Cách chia bảo lãnh cá nhân nếu ngân hàng đòi | Tránh cảnh chỉ người đại diện thế chấp nhà riêng cho khoản vay cả nhóm cùng hưởng |
| Cơ chế thay người đại diện khi người đó xin thôi | Người đại diện không bị giữ lại vì không ai chịu thay |
| Thù lao cho vai người đại diện | Công nhận phần rủi ro và thời gian thêm so với thành viên khác |
Nội dung nào đã có trong điều lệ thì thoả thuận thành viên không nên viết khác đi; hai văn bản lệch nhau lại sinh ra tranh chấp mới.
Năm câu hỏi trước khi nhận làm người đại diện
- Mình có điều hành thật không? Người đại diện nên là người có mặt, nắm việc hằng ngày.
- Mình có xem được sổ sách, tài khoản ngân hàng, tài khoản thuế điện tử không? Không xem được thì không biết mình đang chịu gì.
- Điều lệ giới hạn quyền của mình thế nào? Biết việc nào cần hội đồng thành viên duyệt để không ký vượt quyền.
- Có ai yêu cầu mình bảo lãnh cá nhân không? Hỏi ngay từ đầu, không đợi tới lúc ngân hàng đưa hồ sơ.
- Nếu muốn thôi, mình làm được không? Điều lệ và thoả thuận thành viên nên có cơ chế thay người đại diện khi người đó xin thôi.
Nếu đã lỡ nhận: cách giảm rủi ro
- Yêu cầu quyền truy cập tài khoản thuế điện tử và nhận báo cáo thuế hằng tháng.
- Không ký tờ khai, báo cáo tài chính mà mình chưa được giải thích.
- Uỷ quyền bằng văn bản có phạm vi rõ cho người thật sự làm việc, thay vì giao con dấu và chữ ký số không điều kiện.
- Nếu thấy dấu hiệu bất thường mà không được giải thích, đề nghị hội đồng thành viên thay người đại diện và làm thủ tục đăng ký thay đổi.
Mỗi bước trên nên để lại dấu vết bằng văn bản: thư điện tử đề nghị, biên bản họp, ý kiến không đồng ý. Khi có sự cố, những dấu vết đó cho thấy người đại diện đã làm đúng phần mình và không im lặng trước điều bất thường.
Tự kiểm tra ở đâu
- Công cụ tra người đại diện theo mã số thuế tại daidienphapluat.com/tra-cuu: gõ mã số thuế để xem tên người đại diện đang được ghi nhận, rồi đối chiếu lại với nguồn chính thức.
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: xem mình đang được ghi nhận là người đại diện của những doanh nghiệp nào.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: xem trạng thái mã số thuế các doanh nghiệp đó.
- Cơ quan thuế quản lý: hỏi khi nhận được thông báo liên quan tới nợ thuế của công ty mình đứng tên.
Câu hỏi thường gặp
Thành viên góp vốn có bị tạm hoãn xuất cảnh khi công ty nợ thuế không?
Biện pháp này thường áp dụng với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp còn nợ thuế khi đủ điều kiện luật định, không áp lên thành viên chỉ góp vốn. Điều kiện cụ thể theo văn bản quản lý thuế đang hiệu lực.
Người đại diện không góp vốn thì có được chia lợi nhuận không?
Lợi nhuận chia theo vốn góp. Người đại diện không góp vốn nhận lương, thưởng theo hợp đồng; có thể thoả thuận thưởng theo kết quả nhưng đó không phải chia lợi nhuận.
Có thể vừa là thành viên góp vốn vừa là người đại diện không?
Có, và rất phổ biến ở công ty nhỏ. Khi đó người đó chịu cả hai loại rủi ro, bù lại có đủ quyền để kiểm soát.
Công ty có thể có hai người đại diện để chia rủi ro không?
Luật Doanh nghiệp cho phép công ty trách nhiệm hữu hạn và cổ phần có nhiều người đại diện. Chia vai giúp chia việc, nhưng mỗi người vẫn chịu trách nhiệm về phần mình ký, nên phải ghi rõ phạm vi trong điều lệ.
Thành viên góp vốn có được đòi xem tờ khai thuế của công ty không?
Thành viên có quyền được cung cấp thông tin về tình hình kinh doanh theo Luật Doanh nghiệp và điều lệ. Cách làm gọn là để hội đồng thành viên quyết định một nhịp báo cáo cố định, gồm cả tình hình kê khai và nộp thuế.
Người đại diện có được từ chối ký một việc mà đa số thành viên đã quyết không?
Nếu quyết định đúng thẩm quyền và hợp pháp thì người đại diện có nghĩa vụ thực hiện. Nếu thấy việc đó trái luật, người đại diện nên nêu ý kiến bằng văn bản và có thể xin thôi vị trí thay vì ký cho xong.
Người đại diện thôi chức thì hết trách nhiệm từ ngày nào?
Với các việc phát sinh sau khi đăng ký thay đổi, người mới chịu. Với việc đã ký trong thời gian đương nhiệm, trách nhiệm cá nhân nếu có vẫn còn. Nên làm biên bản bàn giao để phân định mốc.
