Khi người đại diện nghỉ thai sản nhưng vẫn ở Việt Nam, Luật Doanh nghiệp không bắt buộc phải uỷ quyền như trường hợp xuất cảnh. Người đó vẫn là người đại diện và về nguyên tắc vẫn ký được. Nhưng trên thực tế, một người vừa sinh con không nên phải đọc hợp đồng, duyệt tờ khai hay làm việc với ngân hàng. Cách làm tốt là uỷ quyền có thời hạn cho một người tin cậy, chia rõ việc được tự ký và việc phải hỏi, và giữ lại một vài quyết định mà người đại diện vẫn muốn tự làm.
Nếu công ty chỉ có một người đại diện và thời gian vắng dài, có thể cân nhắc thêm người đại diện thứ hai (với công ty TNHH, công ty cổ phần). Còn với người đại diện là người lao động có tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, quyền lợi thai sản của chính họ cũng cần được lo đúng — một việc mà giám đốc thường quên lo cho mình.
Ba tháng trước: chọn người và phạm vi
Việc chọn người nhận uỷ quyền nên làm sớm, để người đó có thời gian tập làm khi người đại diện vẫn còn ở công ty.
| Nhóm việc | Giao cho người được uỷ quyền | Người đại diện giữ lại |
|---|---|---|
| Hợp đồng bán hàng, mua hàng thường xuyên | Dưới ngưỡng giá trị | Trên ngưỡng |
| Chi tiền | Lương, thuế, nhà cung cấp theo hợp đồng | Khoản bất thường, khoản vay |
| Nhân sự | Hợp đồng với nhân viên theo kế hoạch đã duyệt | Tuyển, cho nghỉ vị trí quản lý |
| Thuế | Duyệt tờ khai định kỳ | Văn bản giải trình, khai bổ sung lớn, hồ sơ hoàn thuế |
| Ngân hàng | Duyệt lệnh trong hạn mức | Vay, bảo lãnh, thế chấp |
Người được uỷ quyền phải là người thật sự làm được việc, có mặt ở công ty, và không có xung đột lợi ích lớn. Phó giám đốc, kế toán trưởng có kinh nghiệm, hoặc thành viên góp vốn khác thường là lựa chọn phù hợp.
Hai cách: uỷ quyền hay thêm người đại diện
- Uỷ quyền có thời hạn: nhanh, không cần đăng ký thay đổi, người đại diện giữ nguyên tư cách. Phù hợp khi thời gian vắng rõ ràng và người được uỷ quyền chỉ cần làm những việc thường ngày. Nhược điểm: một số ngân hàng, đối tác có thể hỏi thêm giấy tờ hoặc chỉ chấp nhận uỷ quyền theo mẫu của họ.
- Thêm người đại diện thứ hai: phải sửa điều lệ nếu cần và đăng ký thay đổi, nhưng người thứ hai có tư cách đầy đủ trên giấy chứng nhận, đối tác và ngân hàng dễ chấp nhận. Phù hợp khi công ty vốn đã tính tới việc có hai người đại diện lâu dài.
Với công ty TNHH một thành viên do chính người nghỉ làm chủ sở hữu, người đó vẫn là người quyết định cuối cùng với tư cách chủ sở hữu trong thời gian nghỉ; chỉ phần ký kết hằng ngày được giao đi.
Viết giấy uỷ quyền cho thời gian nghỉ
- Thông tin hai bên, chức danh.
- Phạm vi theo bảng ở trên, liệt kê cụ thể, có ngưỡng giá trị.
- Thời hạn có ngày bắt đầu và ngày kết thúc; thêm câu “hoặc tới khi người uỷ quyền có văn bản chấm dứt sớm” để người đại diện có thể quay lại sớm.
- Cách báo cáo: tuần một lần qua tin nhắn hoặc email ngắn; việc khẩn gọi điện.
- Việc phải xin ý kiến trước, dù thuộc phạm vi, nếu có yếu tố bất thường.
- Không được uỷ quyền lại.
Gửi bản sao cho ngân hàng, kế toán, đối tác lớn trước ngày nghỉ. Hỏi ngân hàng từ sớm xem họ có yêu cầu mẫu uỷ quyền riêng không, vì đây là chỗ hay bị trả hồ sơ.
Chữ ký số, ngân hàng điện tử và điện thoại xác thực
Những việc kỹ thuật tưởng nhỏ nhưng làm đứng việc nhiều nhất:
- Thiết bị chữ ký số: giao cho người được uỷ quyền hoặc kế toán theo quy chế, lập biên bản, đổi mã PIN. Khi người đại diện quay lại, làm biên bản giao ngược và đổi mã PIN lần nữa.
- Ngân hàng điện tử: nhiều hệ thống gửi mã xác thực về điện thoại của người duyệt. Nếu người đại diện là người duyệt duy nhất, trong thời gian nghỉ mọi lệnh chi sẽ chờ điện thoại của người mới sinh con. Nên phân quyền duyệt cho người được uỷ quyền trong hạn mức.
- Tài khoản thuế, cổng hoá đơn: kiểm tra số điện thoại, email nhận mã và thông báo. Đổi sang đầu mối trong công ty nếu cần.
Giữ hạn thuế trong thời gian nghỉ
Hạn nộp hồ sơ khai thuế không thay đổi vì người đại diện nghỉ thai sản: tháng là ngày 20 tháng sau, quý là ngày cuối cùng tháng đầu quý sau, quyết toán năm của tổ chức là ngày cuối cùng tháng thứ ba sau khi kết thúc năm tài chính, theo Luật Quản lý thuế. Việc cần làm:
- Lập lịch các hạn rơi vào thời gian nghỉ và giao người chịu trách nhiệm cho từng hạn.
- Nếu thời gian nghỉ trùng mùa quyết toán, chuẩn bị báo cáo tài chính sớm và cho người đại diện duyệt trước khi nghỉ, hoặc hẹn một buổi duyệt ngắn giữa kỳ nghỉ.
- Báo cáo tài chính có chữ ký của người đại diện theo pháp luật; nếu người được uỷ quyền ký thay, cần bảo đảm uỷ quyền ghi rõ việc này và phù hợp quy định.
Quyền lợi thai sản của chính người đại diện
Nhiều nữ giám đốc lo hết cho nhân viên nhưng quên kiểm tra quyền lợi của mình. Chế độ thai sản do quỹ bảo hiểm xã hội chi trả phụ thuộc vào việc người đó có tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc hay không và đã đóng đủ thời gian theo điều kiện luật định.
- Giám đốc làm theo hợp đồng lao động, có lương: thường thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc như người lao động khác.
- Giám đốc là chủ sở hữu, không ký hợp đồng lao động: đối tượng tham gia đã được mở rộng theo Luật Bảo hiểm xã hội mới, nhưng điều kiện cụ thể cần hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội.
- Theo Bộ luật Lao động, lao động nữ được nghỉ trước và sau khi sinh con sáu tháng; thời gian cụ thể và chế độ kèm theo theo quy định hiện hành.
Hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội nơi công ty đóng bảo hiểm ít nhất hai tháng trước ngày dự sinh để chuẩn bị hồ sơ. Khoản trợ cấp thai sản từ quỹ bảo hiểm xã hội không phải khoản lương công ty trả, và cách xử lý thuế thu nhập cá nhân nên hỏi kế toán theo quy định hiện hành.
Ví dụ giả định: công ty thiết kế sáu tháng vắng giám đốc
Giả sử nữ giám đốc một công ty thiết kế nội thất là thành viên góp vốn lớn và người đại diện duy nhất, dự sinh vào tháng Ba. Công ty có một phó giám đốc phụ trách dự án và một kế toán trưởng.
- Tháng Mười Hai: hội đồng thành viên thống nhất không thêm người đại diện, chỉ uỷ quyền. Giám đốc ký giấy uỷ quyền cho phó giám đốc từ tháng Hai đến hết tháng Tám, ký hợp đồng thiết kế dưới một ngưỡng, duyệt chi trong hạn mức.
- Tháng Một: ngân hàng thêm phó giám đốc vào quyền duyệt lệnh trong hạn mức; kế toán trưởng giữ chữ ký số theo quy chế; quyết toán năm được chuẩn bị sớm, giám đốc duyệt báo cáo tài chính trước khi nghỉ.
- Trong thời gian nghỉ: mỗi thứ Sáu phó giám đốc gửi một tin nhắn tóm tắt. Một hợp đồng lớn vượt ngưỡng được hẹn duyệt qua điện thoại rồi giám đốc ký vào một buổi ngắn.
- Tháng Chín: giám đốc quay lại, uỷ quyền hết hạn, chữ ký số được giao ngược, đổi mã PIN.
Tự kiểm tra ở đâu
- Tài khoản thuế điện tử và ứng dụng thuế trên điện thoại: người đại diện có thể xem nhanh hồ sơ đã nộp và số còn phải nộp từ nhà, mỗi tháng một lần, không cần đến công ty.
- Cổng hoá đơn điện tử: xem hoá đơn đầu ra lớn trong thời gian vắng.
- Cổng giao dịch bảo hiểm xã hội: kiểm tra quá trình đóng của chính mình và của nhân viên.
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: xác nhận thông tin người đại diện nếu đã thêm người thứ hai.
Câu hỏi thường gặp
Giám đốc nghỉ thai sản có bắt buộc phải uỷ quyền không?
Nếu vẫn ở Việt Nam, luật không bắt buộc như khi xuất cảnh. Nhưng uỷ quyền có thời hạn giúp công ty vận hành bình thường và bảo vệ chính người đại diện khỏi phải ký những thứ không kịp đọc kỹ.
Người được uỷ quyền có ký được báo cáo tài chính thay giám đốc không?
Báo cáo tài chính có chữ ký của người đại diện theo pháp luật. Nếu muốn người được uỷ quyền ký, uỷ quyền phải ghi rõ và phù hợp quy định hiện hành. Cách an toàn hơn là người đại diện duyệt và ký trước khi nghỉ hoặc trong một buổi hẹn giữa kỳ.
Có nên thêm chồng làm người đại diện thứ hai trong thời gian vợ nghỉ sinh không?
Chỉ nên nếu người chồng thật sự tham gia điều hành và hiểu công việc. Đưa người không nắm việc lên làm người đại diện chỉ để có người ký là tạo thêm rủi ro cho cả hai.
Giám đốc nghỉ thai sản có được nhận lương từ công ty không?
Trong thời gian hưởng chế độ thai sản, người lao động nhận trợ cấp từ quỹ bảo hiểm xã hội theo điều kiện luật định. Các khoản công ty trả thêm là thoả thuận nội bộ và có hệ quả thuế riêng; nên hỏi kế toán trước khi quyết định.
Uỷ quyền hết hạn mà giám đốc chưa đi làm lại thì sao?
Người đại diện ký gia hạn uỷ quyền trước ngày hết hạn. Nên ghi thời hạn rộng hơn dự kiến một chút và có điều khoản chấm dứt sớm, để tránh khoảng trống không ai có quyền ký.
Có cần báo cơ quan thuế khi giám đốc nghỉ thai sản không?
Không cần báo việc nghỉ. Chỉ cần bảo đảm hồ sơ vẫn được nộp đúng hạn và thông tin liên hệ nhận thông báo đang là của người theo dõi được trong thời gian này.
