Thoả thuận riêng giữa các thành viên lệch với điều lệ về quyền đại diện

Khi thoả thuận riêng giữa các thành viên (thoả thuận góp vốn, thoả thuận cổ đông) và điều lệ đã đăng ký nói khác nhau về quyền đại diện, điều lệ là văn bản có hiệu lực với công ty và là căn cứ đối tác, cơ quan nhà nước dựa vào. Thoả thuận riêng vẫn có giá trị — nhưng chủ yếu giữa những người đã ký nó, như một hợp đồng dân sự.

Hệ quả thực tế: một giám đốc ký hợp đồng đúng điều lệ nhưng sai thoả thuận riêng thì hợp đồng với đối tác thường vẫn ràng buộc công ty; thành viên bị thiệt chỉ có thể đòi người vi phạm bồi thường theo thoả thuận. Muốn điều mình đã thống nhất có sức nặng với cả công ty và bên ngoài, phải đưa nó vào điều lệ. Điều này không có nghĩa thoả thuận riêng vô dụng. Nó là nơi đặt những cam kết mà điều lệ không nên hoặc không thể chứa: chế tài giữa các thành viên, quyền mua bán lại phần vốn, cam kết không cạnh tranh. Vấn đề chỉ nảy sinh khi các bên tưởng thoả thuận riêng đã đủ để giới hạn quyền của người đại diện với bên ngoài.

Mỗi văn bản ràng buộc ai

Điểm mấu chốt nằm ở cột cuối. Đối tác không biết thoả thuận riêng của các thành viên, nên thường không bị ràng buộc bởi nó. Theo nguyên tắc về đại diện, doanh nghiệp chỉ từ chối được phần vượt quyền khi bên kia biết hoặc buộc phải biết người ký đã vượt quyền — mà điều đó khó chứng minh với một văn bản đối tác chưa từng thấy.

Những chỗ lệch hay gặp

• Quyền bổ nhiệm giám đốc: thoả thuận ghi “thành viên A được quyền chỉ định giám đốc trong ba năm”, điều lệ ghi hội đồng thành viên bổ nhiệm theo đa số.
• Quyền phủ quyết: thoả thuận cho thành viên nhỏ quyền phủ quyết khoản vay lớn, điều lệ không nhắc.
• Đồng ký: thoả thuận ghi “mọi khoản chi trên một mức phải có hai người ký”, điều lệ để giám đốc là người đại diện duy nhất không giới hạn.
• Số người đại diện: thoả thuận ghi mỗi bên cử một người đại diện, điều lệ chỉ có một.
• Cách giải quyết bế tắc: thoả thuận có cơ chế mua lại phần vốn khi bế tắc, điều lệ không có.

Những điểm lệch này thường không phải do cố ý. Người làm thủ tục thành lập dùng điều lệ mẫu cho nhanh, còn thoả thuận thì do các bên tự soạn hoặc nhờ luật sư soạn riêng — hai văn bản đi hai đường.

Ví dụ giả định: khoản vay ký đúng điều lệ, sai thoả thuận

Giả sử hai người lập công ty TNHH, góp 70% và 30%. Thoả thuận góp vốn ghi: giám đốc (người góp 70%) không được vay ngân hàng quá một mức nhất định nếu không có đồng ý của người góp 30%. Điều lệ đăng ký dùng bản mẫu, để giám đốc là người đại diện duy nhất, không có hạn mức riêng.

Giám đốc ký vay vượt mức mà không hỏi. Ngân hàng đã kiểm tra điều lệ và nghị quyết hội đồng thành viên — người góp 70% đủ phiếu thông qua theo điều lệ.

Kết quả thường gặp: hợp đồng vay ràng buộc công ty, vì ngân hàng đã kiểm tra đúng văn bản có hiệu lực với công ty và không biết thoả thuận riêng. Người góp 30% có thể kiện giám đốc vi phạm thoả thuận góp vốn để đòi bồi thường hoặc áp dụng chế tài đã thoả thuận (ví dụ quyền bán lại phần vốn với giá định trước) — nhưng không huỷ được khoản vay.

Nếu hạn mức đó được ghi vào điều lệ, và việc vay vượt mức cần tỷ lệ biểu quyết mà người góp 70% không đủ một mình, thì ngân hàng kiểm tra điều lệ sẽ thấy và yêu cầu chữ ký chấp thuận của người góp 30%. Cùng một thoả thuận, đặt đúng văn bản thì bảo vệ được người cần bảo vệ.

Đưa thoả thuận vào điều lệ: được tới đâu

Không phải mọi điều trong thoả thuận riêng đều đưa được vào điều lệ. Điều lệ phải phù hợp với Luật Doanh nghiệp: có những tỷ lệ biểu quyết, quyền của thành viên mà điều lệ được điều chỉnh, có những quy định điều lệ không được làm trái. Nhìn chung:

• Đưa được: số người đại diện và phân quyền; hạn mức giao dịch cần chấp thuận; tỷ lệ biểu quyết cao hơn cho một số quyết định trong phạm vi luật cho phép; điều khoản dự phòng khi người đại diện vắng mặt.
• Cần cân nhắc: quyền chỉ định giám đốc của một thành viên cụ thể — nên chuyển thành cơ chế biểu quyết trong hội đồng thành viên để phù hợp luật.
• Nên để trong thoả thuận: chế tài giữa các thành viên (phạt vi phạm, quyền mua bán lại phần vốn), cam kết không cạnh tranh, cam kết góp thêm vốn.

Khi soạn lại, nhờ người có chuyên môn rà từng điều khoản của thoả thuận, đánh dấu cái nào chuyển vào điều lệ, cái nào giữ lại. Đó là việc làm một lần nhưng tránh được tranh chấp nhiều năm.

Thứ tự làm cho hai văn bản khớp nhau

1. Lập bảng đối chiếu: từng điều khoản về quyền đại diện, quyền quyết định trong thoả thuận riêng, đặt cạnh điều khoản tương ứng trong điều lệ.
2. Thống nhất bản sửa điều lệ giữa các thành viên.
3. Thông qua sửa điều lệ theo thẩm quyền và tỷ lệ biểu quyết luật và điều lệ đang áp dụng.
4. Đăng ký thay đổi nếu nội dung sửa đổi liên quan tới thông tin phải đăng ký (ví dụ người đại diện).
5. Sửa thoả thuận riêng: thêm điều khoản “trường hợp mâu thuẫn, các bên cam kết biểu quyết để điều lệ phù hợp với thoả thuận này” và bỏ những điều đã chuyển vào điều lệ.
6. Thông báo ngân hàng, đối tác lớn nếu phạm vi quyền của người đại diện thay đổi.

Khi đã có tranh chấp

Nếu các thành viên đã bất đồng và một bên viện dẫn thoả thuận riêng, bên kia viện dẫn điều lệ:

• Việc của công ty (hợp đồng với bên thứ ba, thủ tục với cơ quan nhà nước) tiếp tục theo điều lệ và nghị quyết hợp lệ, để công ty không đứng hoạt động.
• Tranh chấp giữa các thành viên về việc vi phạm thoả thuận riêng giải quyết theo điều khoản giải quyết tranh chấp của thoả thuận đó (thương lượng, trọng tài, toà án).
• Không dùng việc giữ con dấu, chữ ký số, tài khoản ngân hàng làm công cụ gây sức ép. Việc đó làm công ty trễ hạn thuế, vi phạm hợp đồng — thiệt hại cho chính các thành viên.

Nghĩa vụ thuế của công ty không chờ tranh chấp được giải quyết. Hạn nộp tờ khai, nộp thuế vẫn theo Luật Quản lý thuế; người đại diện đang đăng ký vẫn là người phải ký.

Tự kiểm tra ở đâu

• Điều lệ bản đang đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh, không phải bản nháp trong máy tính của ai đó.
• Thông tin đăng ký doanh nghiệp: người đại diện, số lượng, chức danh.
• Ngân hàng: mẫu chữ ký và quy tắc duyệt chi đang đăng ký có khớp với điều lệ và thoả thuận không.
• Tài khoản thuế điện tử và trang tra cứu thông tin người nộp thuế: thông tin người đại diện đang được cơ quan thuế ghi nhận.