Điều lệ cũ không quy định số người đại diện, hoặc chỉ ghi “Giám đốc là người đại diện theo pháp luật”, thì sửa bằng nghị quyết của cơ quan có thẩm quyền sửa điều lệ — chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên, hội đồng thành viên công ty TNHH nhiều thành viên, hoặc đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần — theo đúng tỷ lệ biểu quyết điều lệ và luật quy định. Nếu việc sửa làm thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, như thêm người đại diện hoặc đổi chức danh, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi trong thời hạn luật định.
Việc sửa không khó, nhưng hay bị làm tắt: sửa một câu mà quên những điều khoản dẫn chiếu tới nó, hoặc thêm người đại diện mà không phân quyền. Bài này đi theo trình tự từ lúc nhận ra điều lệ cần sửa tới lúc lưu bản mới.
Dấu hiệu điều lệ cần sửa
- Điều lệ chỉ ghi một chức danh, không nói số lượng người đại diện, trong khi công ty muốn có thêm người đại diện.
- Điều lệ ghi người đại diện là “Giám đốc”, nhưng thực tế và thông tin đăng ký lại là chủ tịch.
- Điều lệ dẫn chiếu các điều khoản của luật cũ đã hết hiệu lực.
- Không có điều khoản nào về vắng mặt, uỷ quyền, hoặc khi người đại diện không thể tiếp tục.
- Ngân hàng hoặc cơ quan đăng ký yêu cầu làm rõ thẩm quyền khi công ty làm hồ sơ.
Chỉ cần có một dấu hiệu là nên rà cả phần quản trị, không chỉ sửa một câu.
Nếu chưa sửa thì luật áp dụng thế nào
Điều lệ im lặng không có nghĩa là không có quy tắc. Luật Doanh nghiệp có các quy tắc dự phòng, ví dụ chức danh nào là người đại diện khi điều lệ không quy định với một số loại hình, và nguyên tắc khi có nhiều người đại diện mà điều lệ không chia quyền: mỗi người đều là đại diện đủ thẩm quyền trước bên thứ ba, và những người đại diện liên đới chịu trách nhiệm với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp.
Dựa vào quy tắc dự phòng thì vẫn vận hành được, nhưng hai vấn đề còn nguyên: không có giới hạn nội bộ, và khi có bất đồng thì không có cơ chế giải quyết sẵn. Đó là lý do nên sửa chủ động thay vì đợi có chuyện.
Ai có quyền sửa điều lệ
| Loại hình | Người quyết định | Lưu ý |
|---|---|---|
| TNHH một thành viên | Chủ sở hữu công ty | Ra quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ |
| TNHH hai thành viên trở lên | Hội đồng thành viên | Sửa điều lệ thuộc nhóm quyết định cần tỷ lệ biểu quyết cao theo luật và điều lệ |
| Công ty cổ phần | Đại hội đồng cổ đông | Thể thức họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản, tỷ lệ thông qua theo luật và điều lệ |
Tỷ lệ biểu quyết cụ thể và điều kiện tiến hành họp nên đọc trong chính điều lệ đang dùng và Luật Doanh nghiệp hiện hành. Sai tỷ lệ là lỗi khiến nghị quyết có thể bị yêu cầu huỷ bỏ.
Trình tự sửa từ dự thảo tới đăng ký
- Rà điều lệ hiện hành, liệt kê mọi điều khoản liên quan tới người đại diện, kể cả những điều dẫn chiếu gián tiếp (thẩm quyền giám đốc, chủ tịch, quản lý con dấu).
- Soạn dự thảo sửa đổi: nên làm bảng ba cột “điều khoản cũ — điều khoản mới — lý do”.
- Gửi dự thảo cho thành viên, cổ đông trước cuộc họp theo thời hạn điều lệ quy định.
- Họp hoặc lấy ý kiến, thông qua nghị quyết sửa đổi, lập biên bản.
- Ký điều lệ sửa đổi theo quy định về người ký điều lệ.
- Đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh nếu nội dung đăng ký thay đổi (thêm, bớt, đổi người đại diện; đổi chức danh). Hỏi cơ quan đăng ký có yêu cầu nộp kèm điều lệ sửa đổi hay không trong trường hợp của mình.
- Lưu bản mới, đánh dấu bản cũ hết hiệu lực, gửi bản sao cho ngân hàng nếu ngân hàng đang lưu điều lệ cũ.
Ví dụ trước và sau
| Điều lệ cũ | Điều lệ sau sửa (ví dụ minh hoạ) |
|---|---|
| “Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty.” | “Công ty có hai người đại diện theo pháp luật là Chủ tịch Hội đồng thành viên và Giám đốc. Phân chia quyền, nghĩa vụ giữa hai người được quy định tại điều khoản về phân chia quyền đại diện.” |
| (Không có) | “Công ty bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Người đại diện duy nhất cư trú tại Việt Nam khi xuất cảnh phải uỷ quyền bằng văn bản theo quy định.” |
| (Không có) | “Giao dịch có giá trị từ mức do Hội đồng thành viên quy định trở lên phải có chữ ký của cả hai người đại diện.” |
Câu chữ trên chỉ để minh hoạ cấu trúc, không phải mẫu dùng ngay. Mỗi công ty cần người soạn thảo đọc toàn bộ điều lệ để bảo đảm các điều khoản không mâu thuẫn nhau.
Nhân dịp sửa, rà luôn năm điều khoản liên quan
Sửa điều lệ tốn công triệu tập, biểu quyết, nên mỗi lần sửa nên rà luôn những điều khoản gắn với người đại diện, tránh vài tháng sau lại phải họp:
- Thẩm quyền của giám đốc, chủ tịch: có chồng lên phần quyền mới của người đại diện không.
- Quản lý con dấu và chữ ký số: ai giữ, ai được dùng, bàn giao khi thay người.
- Giao dịch phải được chấp thuận: danh sách có còn phù hợp quy mô hiện tại không.
- Cơ chế khi người đại diện vắng mặt hoặc không thể tiếp tục: đã có chưa.
- Giải quyết tranh chấp nội bộ: hoà giải, trọng tài hay toà án, và cơ chế khi hội đồng không đạt tỷ lệ.
Không cần sửa hết cùng lúc nếu chưa cần, nhưng ít nhất nên ghi lại những điểm đã thấy chưa ổn để đưa vào lần sửa kế tiếp.
Những lỗi hay gặp khi sửa
- Sửa một điều, quên điều khác: thêm người đại diện nhưng điều khoản về thẩm quyền giám đốc vẫn ghi “là người duy nhất ký hợp đồng”.
- Không đăng ký thay đổi khi đã đổi người đại diện trong điều lệ: nội bộ một kiểu, thông tin đăng ký một kiểu.
- Nghị quyết thiếu chữ ký hoặc sai tỷ lệ: dễ bị thành viên phản đối yêu cầu huỷ.
- Nhiều bản điều lệ cùng tồn tại: không đánh dấu bản cũ, mỗi phòng giữ một bản khác nhau.
- Quên báo ngân hàng, đối tác lớn: họ vẫn làm việc theo điều lệ cũ họ đang lưu.
Tự kiểm tra sau khi sửa
- Tra Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: người đại diện, chức danh đã đúng với điều lệ mới chưa.
- Sau vài ngày, tra trang tra cứu thông tin người nộp thuế để xem thông tin người đại diện đã cập nhật.
- Đăng nhập tài khoản thuế điện tử, xem thông tin đăng ký thuế và thông tin liên hệ; nếu người đại diện mới phụ trách liên hệ với cơ quan thuế, cập nhật cho khớp.
- Nếu thông tin thuế vẫn ghi người cũ sau thời gian hợp lý, liên hệ cơ quan thuế quản lý.
Cuối cùng, gửi mỗi người đại diện một bản điều lệ mới kèm tóm tắt một trang: mình được ký gì, việc gì cần hỏi ai. Điều lệ chỉ có tác dụng khi người ký biết nó nói gì.
Câu hỏi thường gặp
Sửa điều lệ có phải nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh không?
Tuỳ nội dung sửa. Nếu việc sửa làm thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp như người đại diện, thì phải đăng ký thay đổi. Việc có phải nộp kèm điều lệ sửa đổi hay không nên hỏi cơ quan đăng ký theo từng thủ tục cụ thể.
Một thành viên không đồng ý sửa điều lệ thì sao?
Nếu nghị quyết đạt tỷ lệ biểu quyết theo luật và điều lệ thì vẫn được thông qua. Thành viên không tán thành một số loại nghị quyết có thể có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn theo điều kiện luật định.
Có thể sửa điều lệ bằng cách lấy ý kiến qua email không?
Nếu điều lệ cho phép lấy ý kiến bằng văn bản và quy định hình thức điện tử phù hợp, có thể làm. Cần lưu đủ phiếu, biên bản kiểm phiếu và nghị quyết theo đúng thể thức.
Điều lệ cũ dẫn chiếu luật cũ có còn hiệu lực không?
Các điều khoản không trái luật hiện hành vẫn áp dụng; điều khoản trái luật thì không có giá trị. Dẫn chiếu sai số điều không làm điều lệ mất hiệu lực nhưng gây khó hiểu, nên sửa khi có dịp.
Thêm người đại diện thứ hai có bắt buộc phải sửa điều lệ không?
Nếu điều lệ đang quy định số lượng người đại diện là một, hoặc chỉ định cụ thể một chức danh, thì cần sửa để phù hợp trước khi đăng ký thêm người. Đồng thời nên thêm điều khoản phân chia quyền.
Điều lệ sửa xong có hiệu lực từ khi nào?
Thường từ ngày được thông qua hoặc ngày ghi trong nghị quyết, trừ khi luật hoặc điều lệ quy định khác. Với nội dung phải đăng ký, nên hoàn tất đăng ký sớm để thông tin công khai khớp với điều lệ, tránh việc đối tác, ngân hàng tiếp tục dựa vào thông tin cũ.
