Điều khoản về người đại diện trong điều lệ công ty: mẫu nên có

Với công ty TNHH và công ty cổ phần, điều lệ là nơi quy định số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật; nếu có nhiều hơn một người thì điều lệ còn phải ghi cách phân chia quyền, nghĩa vụ giữa họ. Đó là phần luật bắt buộc. Nhưng một điều lệ dùng được trong thực tế cần thêm vài điều khoản nữa: hạn mức, việc phải xin ý kiến, uỷ quyền, khi vắng mặt, khi không thể tiếp tục.

Phần lớn điều lệ được tải từ mẫu và chỉ đổi tên công ty. Mẫu thường ghi rất gọn — “Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty” — và bỏ trống mọi câu hỏi khó. Bài này đưa một khung mười điều khoản, kèm ví dụ câu chữ để chủ doanh nghiệp làm việc với luật sư hoặc người soạn thảo.

Luật bắt điều lệ ghi gì về người đại diện

Theo Luật Doanh nghiệp, về người đại diện, điều lệ công ty TNHH và công ty cổ phần phải có:

• Số lượng người đại diện theo pháp luật.
• Chức danh quản lý của người đại diện (chủ tịch, giám đốc, tổng giám đốc…).
• Quyền và nghĩa vụ của người đại diện.
• Phân chia quyền, nghĩa vụ giữa những người đại diện, nếu có nhiều hơn một người.

Ngoài ra, điều lệ còn có những nội dung khác liên quan như thẩm quyền của các cơ quan quản lý, thể thức thông qua quyết định, nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ. Những phần này ảnh hưởng trực tiếp tới việc người đại diện được làm gì, nên cần đọc cùng nhau.

Vì sao điều lệ mẫu thường không đủ

• Không có hạn mức: người đại diện được ký mọi hợp đồng thuộc quyền mình, không phân biệt giá trị.
• Không nói gì về vắng mặt: người đại diện đi xa, ốm, mất liên lạc thì không có cơ chế sẵn.
• Không phân quyền khi có hai người: mỗi người đều đủ thẩm quyền trước bên thứ ba, dễ ký chồng.
• Không nói về con dấu, chữ ký số: ai giữ, ai dùng, bàn giao thế nào khi thay người.
• Chép nguyên câu chữ từ luật cũ: dẫn chiếu điều khoản không còn hiệu lực, tạo ra câu hỏi không đáng có khi làm hồ sơ.

Không phải điều lệ mẫu sai. Nó chỉ là mức tối thiểu, còn doanh nghiệp thì có những tình huống mà mức tối thiểu không trả lời được.

Khung mười điều khoản nên có

1. Số lượng và chức danh: bao nhiêu người, là những chức danh nào.
2. Quyền chung: nhân danh công ty giao dịch, đại diện trước cơ quan nhà nước và toà án, trong phạm vi điều lệ và nghị quyết.
3. Việc phải được thông qua trước: vay, thế chấp, bán tài sản, giao dịch với người có liên quan, hợp đồng vượt hạn mức — dẫn chiếu thẩm quyền của chủ sở hữu hoặc hội đồng.
4. Hạn mức: giá trị hợp đồng người đại diện được tự ký; có thể để hội đồng quyết định bằng nghị quyết riêng để khỏi sửa điều lệ mỗi lần đổi.
5. Phân chia khi có nhiều người: theo lĩnh vực, hạn mức, địa bàn; việc cần đồng ký; cách giải quyết khi không thống nhất.
6. Uỷ quyền và uỷ quyền lại: người đại diện được uỷ quyền cho ai, việc gì không được uỷ quyền, có cho uỷ quyền lại hay không.
7. Khi xuất cảnh, vắng mặt: bảo đảm luôn có người đại diện cư trú tại Việt Nam; nội dung tối thiểu của văn bản uỷ quyền.
8. Khi không thể tiếp tục: người đại diện chết, mất tích, bị tạm giam, mất năng lực hành vi — ai tạm thời điều hành, thời hạn cử người mới.
9. Nghĩa vụ báo cáo và kê khai lợi ích: định kỳ báo cáo; kê khai doanh nghiệp mà mình và người có liên quan có lợi ích.
10. Nhiệm kỳ, miễn nhiệm, bàn giao: thời hạn bổ nhiệm nếu có, trình tự miễn nhiệm, nghĩa vụ bàn giao con dấu, chữ ký số, hồ sơ.

Ví dụ câu chữ cho một số điều khoản

Các câu dưới đây là ví dụ minh hoạ, cần điều chỉnh theo loại hình và nhu cầu của từng công ty, và nên được luật sư rà trước khi dùng.

Về hạn mức: “Người đại diện theo pháp luật được quyết định và ký kết hợp đồng, giao dịch có giá trị không vượt quá mức do Hội đồng thành viên quyết định bằng nghị quyết trong từng thời kỳ. Giao dịch vượt mức này phải được Hội đồng thành viên chấp thuận trước khi ký.”

Về hai người đại diện: “Giám đốc là người đại diện theo pháp luật đối với các hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ trong hoạt động kinh doanh thường xuyên. Chủ tịch Hội đồng thành viên là người đại diện theo pháp luật đối với hợp đồng vay, bảo đảm, đầu tư và hồ sơ gửi cơ quan nhà nước. Giao dịch có giá trị từ mức do Hội đồng thành viên quy định trở lên phải có chữ ký của cả hai người.”

Về vắng mặt: “Khi người đại diện theo pháp luật duy nhất cư trú tại Việt Nam xuất cảnh, người đó phải uỷ quyền bằng văn bản cho cá nhân cư trú tại Việt Nam; văn bản uỷ quyền ghi rõ phạm vi, thời hạn và không bao gồm các giao dịch phải được Hội đồng thành viên chấp thuận.”

Điều lệ và quy chế nội bộ: để gì ở đâu

Nguyên tắc: điều lệ khó sửa hơn (cần đúng thẩm quyền, đúng tỷ lệ biểu quyết), nên chỉ đặt vào đó những thứ ổn định. Con số thay đổi theo năm thì để hội đồng quyết bằng nghị quyết.

Những điều không nên ghi

• Điều trái luật: ví dụ cho phép người đại diện tự quyết việc luật dành cho đại hội đồng cổ đông, hoặc bỏ yêu cầu luôn có người đại diện cư trú tại Việt Nam. Điều khoản trái luật không có giá trị và gây rắc rối khi làm hồ sơ.
• Tên người cụ thể trong phần quyền hạn. Điều lệ ghi chức danh; người cụ thể được bổ nhiệm bằng quyết định riêng. Ghi tên người thì mỗi lần thay người lại phải sửa điều lệ.
• Dẫn chiếu số điều của luật cũ: luật thay đổi thì điều lệ trở nên khó hiểu. Viết theo nội dung, hoặc dẫn chiếu chung “theo quy định của pháp luật hiện hành”.
• Quá nhiều trường hợp ngoại lệ đến mức không ai nhớ được. Điều lệ cần đọc và áp dụng được bởi người không phải luật sư.

Tự kiểm tra điều lệ đang dùng

1. Đọc lại điều khoản về người đại diện: có đủ bốn nội dung luật yêu cầu không.
2. So chức danh người đại diện trong điều lệ với thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Hai nơi phải khớp.
3. So tên người đại diện hiện hành với trang tra cứu thông tin người nộp thuế và hồ sơ ngân hàng.
4. Đối chiếu hạn mức, việc cần thông qua với thực tế các hợp đồng lớn đã ký trong năm qua. Nếu thực tế khác xa điều lệ, một trong hai đang sai.

Nếu điều lệ không quy định số người đại diện hoặc đã lạc hậu, xem bài hướng dẫn sửa điều lệ trong cùng danh mục.