Nên giao cho người thật sự điều hành hằng ngày. Nếu chủ tịch hội đồng thành viên đồng thời là người điều hành — thường gặp khi thành viên lớn nhất cũng là người làm việc toàn thời gian — để chủ tịch làm người đại diện là tự nhiên. Nếu công ty thuê hoặc cử một giám đốc điều hành, còn chủ tịch chỉ chủ trì hội đồng thành viên vài lần một năm, thì giám đốc làm người đại diện sẽ khớp với thực tế hơn. Luật Doanh nghiệp cho phép công ty chọn, và cũng cho phép có cả hai người đại diện.
Điều hay bị bỏ qua: nếu công ty chỉ có một người đại diện, người đó phải là chủ tịch hội đồng thành viên hoặc giám đốc (tổng giám đốc); và khi điều lệ không quy định khác, luật mặc định chủ tịch hội đồng thành viên. Vì vậy điều lệ “mẫu” sao chép vội có thể đã chọn thay cho công ty mà các thành viên không để ý. Bài này so sánh ba lựa chọn để thành viên chủ động quyết.
Vai của chủ tịch hội đồng thành viên và của giám đốc
| Chủ tịch hội đồng thành viên | Giám đốc hoặc tổng giám đốc | |
|---|---|---|
| Ai chọn | Hội đồng thành viên bầu trong số thành viên | Hội đồng thành viên bổ nhiệm hoặc thuê, có thể là người ngoài |
| Việc chính | Chuẩn bị, triệu tập, chủ trì họp hội đồng; giám sát việc thực hiện nghị quyết | Điều hành kinh doanh hằng ngày, thực hiện nghị quyết, ký hợp đồng thường ngày |
| Tần suất có mặt | Theo nhịp họp, có thể ít | Hằng ngày |
| Chịu trách nhiệm trước | Hội đồng thành viên | Hội đồng thành viên |
Hai vai có thể do một người đảm nhận nếu điều lệ không cấm. Khi tách hai người, câu hỏi “ai là người đại diện” trở nên thật sự quan trọng.
Ba lựa chọn và khi nào hợp
- Chủ tịch làm người đại diện duy nhất. Hợp khi chủ tịch cũng là người điều hành, hoặc khi thành viên muốn giữ quyền ký gần hội đồng, giám đốc chỉ lo vận hành trong phạm vi được uỷ quyền. Điểm yếu: giám đốc phải cầm giấy uỷ quyền cho hầu hết việc hằng ngày.
- Giám đốc làm người đại diện duy nhất. Hợp khi giám đốc là người điều hành toàn thời gian và được tin tưởng. Hội đồng thành viên kiểm soát qua điều lệ (việc cần hội đồng duyệt) và qua quyền bãi nhiệm. Điểm yếu: nếu giám đốc là người thuê ngoài, thành viên cần cơ chế giám sát tốt.
- Cả hai cùng là người đại diện. Hợp khi mỗi người thật sự phụ trách một mảng, hoặc công ty muốn có người dự phòng. Điểm yếu: phải phân phạm vi rõ trong điều lệ, không thì dễ hai văn bản trái nhau.
Ví dụ giả định 1: hai thành viên, một người điều hành
Giả sử hai người góp vốn mở công ty dịch vụ vận tải: người A góp sáu phần, làm việc toàn thời gian; người B góp bốn phần, có công việc khác, chỉ tham gia họp. A làm chủ tịch hội đồng thành viên kiêm giám đốc.
Ở đây chọn A làm người đại diện duy nhất là gọn. B không cần đứng tên đại diện để bảo vệ quyền lợi; B cần điều lệ ghi những việc phải có hội đồng thành viên thông qua (vay trên một mức, mua bán xe, thêm thành viên) và quyền được nhận báo cáo tài chính, báo cáo thuế định kỳ. Hai điều đó bảo vệ B tốt hơn việc có thêm một chữ ký.
Nếu vài năm sau A muốn giảm bớt việc và thuê một giám đốc, hội đồng thành viên chỉ cần quyết định giữ A làm người đại diện với tư cách chủ tịch, giám đốc mới ký theo uỷ quyền; hoặc chuyển tư cách đại diện sang giám đốc. Điều lệ ghi tư cách đại diện gắn với chức danh nào sẽ quyết định việc này có phải đăng ký thay đổi hay không, nên ghi rõ ngay từ đầu giúp lần chuyển sau nhẹ nhàng hơn.
Ví dụ giả định 2: ba thành viên thuê giám đốc ngoài
Ba thành viên góp vốn mở một phòng khám tư nhân, đều là người có công việc chính ở nơi khác. Họ thuê một giám đốc điều hành chuyên nghiệp. Chủ tịch hội đồng thành viên là một trong ba người, họp mỗi quý.
- Nếu chủ tịch là người đại diện duy nhất, mọi hợp đồng thuê thiết bị, tuyển dụng, làm việc với cơ quan thuế đều phải qua giấy uỷ quyền cho giám đốc — mà chủ tịch lại không ở phòng khám hằng ngày để biết mình đang uỷ quyền cho việc gì.
- Nếu giám đốc là người đại diện duy nhất, công việc chạy trơn, nhưng thành viên cần giám sát kỹ.
- Phương án cân bằng: giám đốc là người đại diện, điều lệ yêu cầu chủ tịch cùng ký với hợp đồng trên ngưỡng và khoản vay; ngân hàng đăng ký hai cấp duyệt.
Điều lệ cần ghi những gì
- Số lượng người đại diện, chức danh cụ thể — tránh để luật mặc định thay cho mình.
- Nếu có hai người: phạm vi của từng người, việc cần cả hai cùng ký.
- Danh mục việc thuộc thẩm quyền hội đồng thành viên mà người đại diện không được tự ký.
- Cách thay người đại diện khi người đó thôi chức danh chủ tịch hoặc giám đốc: tư cách đại diện có đi theo chức danh không.
- Khi người đại diện vắng mặt: ai được uỷ quyền, trong phạm vi nào.
Dòng thứ tư quan trọng hơn người ta nghĩ: nếu điều lệ gắn tư cách đại diện với chức danh “giám đốc”, thì khi thay giám đốc, người đại diện cũng phải đổi theo và cần đăng ký thay đổi.
Thuế và ngân hàng nhìn vào đâu
Cơ quan thuế và ngân hàng làm việc với người đang được ghi nhận là người đại diện. Tờ khai, quyết toán, báo cáo tài chính do người đại diện ký hoặc giao người khác ký bằng chữ ký số của công ty; nếu có biện pháp quản lý khi công ty nợ thuế, người đại diện là người có thể bị ảnh hưởng. Vì vậy thành viên nào đứng tên đại diện cần có quyền truy cập tài khoản thuế điện tử và nhận báo cáo thuế định kỳ, dù không trực tiếp làm kế toán.
Ngân hàng sẽ đọc điều lệ để biết ai ký hợp đồng tín dụng. Điều lệ viết mơ hồ thì ngân hàng thường yêu cầu cả chủ tịch lẫn giám đốc cùng ký, hoặc đòi thêm nghị quyết của hội đồng thành viên — mất thời gian hơn là viết rõ từ đầu.
Những sai lầm hay gặp
- Chép điều lệ mẫu mà không đọc điều khoản người đại diện. Nhiều bộ mẫu ghi sẵn “giám đốc là người đại diện”, trong khi công ty để chủ tịch điều hành — kết quả là người đang làm việc hằng ngày lại phải xin uỷ quyền.
- Thay giám đốc mà quên thay người đại diện. Nếu tư cách đại diện gắn với chức danh giám đốc, giám đốc cũ nghỉ mà chưa đăng ký thay đổi thì hồ sơ vẫn ghi người cũ, ngân hàng vẫn nhận chữ ký người cũ.
- Chủ tịch ký thay giám đốc khi không phải người đại diện và không có uỷ quyền, chỉ vì “chủ tịch là cấp cao hơn”. Chức danh cao hơn không thay được tư cách đại diện.
- Để thành viên thiểu số không có kênh thông tin. Họ tìm cách đòi đứng tên đại diện để được biết chuyện, trong khi điều họ cần là quyền nhận báo cáo.
Cả bốn lỗi đều sửa được bằng một lần đọc kỹ điều lệ và một cuộc họp hội đồng thành viên. Chi phí thấp hơn nhiều so với một tranh chấp về chữ ký.
Tự kiểm tra ở đâu
- Điều lệ bản đang nộp tại cơ quan đăng ký: tìm điều khoản người đại diện, xem đang gắn với chức danh nào.
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: xem tên và chức danh người đại diện đang được ghi nhận.
- Công cụ tra người đại diện theo mã số thuế tại daidienphapluat.com/tra-cuu: gõ mã số thuế để xem tên và chức danh người đại diện đang được ghi nhận, rồi đối chiếu lại với nguồn chính thức.
- Tài khoản thuế điện tử: người đại diện nên có quyền xem.
Câu hỏi thường gặp
Thành viên góp vốn nhiều nhất có đương nhiên là người đại diện không?
Không. Người đại diện do điều lệ và hội đồng thành viên xác định. Thành viên góp nhiều có quyền biểu quyết lớn hơn nhưng không tự động đứng tên đại diện.
Chủ tịch hội đồng thành viên có được kiêm giám đốc không?
Được nếu điều lệ không cấm. Kiêm nhiệm gọn việc ký nhưng giảm một lớp giám sát; công ty có nhiều thành viên không điều hành nên cân nhắc.
Giám đốc thuê ngoài không góp vốn có làm người đại diện được không?
Được. Người đại diện không cần là thành viên góp vốn. Hợp đồng với giám đốc nên ghi nghĩa vụ bàn giao và phối hợp thay đổi người đại diện khi chấm dứt.
Điều lệ không ghi rõ ai là người đại diện thì sao?
Luật Doanh nghiệp có quy định mặc định cho trường hợp này. Tốt nhất là sửa điều lệ để ghi rõ, tránh tranh cãi khi thành viên hiểu khác nhau.
Đổi chủ tịch hội đồng thành viên thì có phải đăng ký thay đổi không?
Nếu chủ tịch là người đại diện thì đổi chủ tịch kéo theo đổi người đại diện và phải đăng ký. Nếu không phải người đại diện, xem quy định hiện hành về thông tin phải cập nhật.
Thành viên thiểu số có nên đòi làm người đại diện thứ hai không?
Nếu không tham gia điều hành thì thường không nên. Quyền được thông tin, quyền biểu quyết với việc lớn và yêu cầu hai cấp duyệt tại ngân hàng bảo vệ thành viên thiểu số tốt hơn mà không bắt họ gánh rủi ro của người ký.
Có thể để chủ tịch và giám đốc cùng ký mọi văn bản không?
Có thể quy định, nhưng sẽ làm chậm việc hằng ngày. Thường chỉ yêu cầu cùng ký với nhóm việc có rủi ro cao.
