Người được công ty mẹ cử sang công ty con để “đại diện phần vốn” là người đại diện theo uỷ quyền của chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông là tổ chức. Họ nhân danh công ty mẹ để thực hiện quyền của một chủ sở hữu: dự họp, biểu quyết, bầu người, thông qua báo cáo. Họ không tự động là người đại diện theo pháp luật của công ty con — người ký hợp đồng, tờ khai, văn bản nhân danh công ty con với bên ngoài.
Hai vai này có thể rơi vào cùng một người, nhưng đến từ hai quyết định khác nhau và phải trả lời với hai “ông chủ” khác nhau. Nhầm lẫn giữa hai vai là nguồn của những rắc rối điển hình: ký thay công ty con khi chưa được giao, hoặc biểu quyết theo ý mình mà không theo chỉ đạo của công ty mẹ.
Hai vai, hai người giao việc
| Người đại diện phần vốn (theo uỷ quyền của tổ chức) | Người đại diện theo pháp luật của công ty con | |
|---|---|---|
| Ai cử | Công ty mẹ, bằng văn bản cử người đại diện | Chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị của công ty con, theo điều lệ công ty con |
| Nhân danh ai | Công ty mẹ, với tư cách chủ sở hữu hoặc thành viên, cổ đông | Công ty con, với bên thứ ba |
| Làm gì | Dự họp, biểu quyết, bầu, bổ nhiệm, thông qua quyết định thuộc quyền chủ sở hữu | Ký hợp đồng, hồ sơ thuế, hồ sơ đăng ký, đại diện trước toà và cơ quan nhà nước |
| Chịu trách nhiệm với | Công ty mẹ | Công ty con (và chủ sở hữu của công ty con) |
| Xuất hiện ở đâu | Hồ sơ đăng ký của công ty con có ghi thông tin người đại diện theo uỷ quyền của thành viên, chủ sở hữu là tổ chức | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty con |
Một người có thể giữ cả hai vai, ví dụ vừa được công ty mẹ cử làm chủ tịch công ty con, vừa được điều lệ công ty con quy định chủ tịch là người đại diện theo pháp luật. Khi đó người này mặc “hai chiếc áo” và phải nhớ mỗi văn bản mình ký đang mặc chiếc nào.
Mô hình công ty con quyết định người được cử làm gì
- Công ty TNHH một thành viên do công ty mẹ làm chủ: công ty mẹ có thể tổ chức theo mô hình có chủ tịch công ty (một người được cử) hoặc hội đồng thành viên (nhiều người được cử). Những người được cử chính là bộ máy thực hiện quyền chủ sở hữu.
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên có công ty mẹ góp vốn: người được cử ngồi trong hội đồng thành viên, biểu quyết theo phần vốn của công ty mẹ. Luật giới hạn số người một tổ chức được cử theo tỷ lệ vốn góp; tra quy định hiện hành nếu định cử nhiều người.
- Công ty cổ phần có công ty mẹ là cổ đông: người được cử thực hiện quyền cổ đông tại đại hội đồng cổ đông, có thể được đề cử vào hội đồng quản trị.
Ở cả ba mô hình, người được cử không tự có quyền ký hợp đồng cho công ty con, trừ khi đồng thời được giao chức danh là người đại diện theo pháp luật theo điều lệ công ty con.
Văn bản cử người đại diện nên ghi gì
Luật yêu cầu việc cử người đại diện theo uỷ quyền phải bằng văn bản và thông báo cho công ty con; công ty con thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh. Văn bản tốt nên có:
- Họ tên, giấy tờ pháp lý cá nhân của người được cử.
- Số vốn góp, số cổ phần người đó được đại diện (nếu cử nhiều người thì chia rõ mỗi người bao nhiêu).
- Phạm vi quyền: toàn bộ quyền của chủ sở hữu, hay chỉ một số quyền.
- Những vấn đề phải xin ý kiến trước khi biểu quyết: sửa điều lệ, tăng giảm vốn, bán tài sản lớn, vay lớn, chia lợi nhuận, giải thể.
- Thời hạn đại diện và cách thay thế.
- Chế độ báo cáo: sau mỗi cuộc họp, định kỳ theo quý.
Điểm đáng lưu ý: các hạn chế công ty mẹ đặt ra cho người được cử (ví dụ “phải xin ý kiến trước khi biểu quyết”) là ràng buộc nội bộ giữa hai bên. Luật Doanh nghiệp có quy định rằng những hạn chế này nhìn chung không có hiệu lực với bên thứ ba khi người đó thực hiện quyền tại cuộc họp. Tức là biểu quyết sai chỉ đạo vẫn có thể có giá trị tại công ty con; công ty mẹ xử lý người được cử theo quan hệ nội bộ.
Ký gì, không ký gì khi đang ở công ty con
Tình huống hay gặp: người được cử ngồi ở công ty con hằng ngày, nhân viên quen gọi là “sếp bên mẹ”, và dần dần được đưa hợp đồng, phiếu chi, tờ trình để ký. Nếu người đó không phải là người đại diện theo pháp luật và không có giấy uỷ quyền của người đại diện công ty con, chữ ký đó có thể không ràng buộc công ty con.
| Văn bản | Người được cử ký với tư cách gì |
|---|---|
| Phiếu biểu quyết, biên bản họp hội đồng thành viên, đại hội đồng cổ đông | Người đại diện phần vốn của công ty mẹ — đúng vai |
| Quyết định của chủ sở hữu (với công ty TNHH một thành viên) | Theo văn bản cử và điều lệ công ty con — kiểm tra ai ký quyết định chủ sở hữu |
| Hợp đồng mua bán, vay, thuê của công ty con | Chỉ ký khi là người đại diện theo pháp luật hoặc được uỷ quyền bằng văn bản |
| Tờ khai thuế, báo cáo tài chính công ty con | Người đại diện theo pháp luật của công ty con (hoặc người được uỷ quyền) ký, không phải người đại diện phần vốn |
Khi công ty mẹ thay người được cử
Công ty mẹ có thể thay người đại diện phần vốn bất cứ lúc nào bằng văn bản mới. Thứ tự gọn:
- Công ty mẹ ra văn bản chấm dứt cử người cũ và cử người mới.
- Gửi văn bản cho công ty con; công ty con thông báo thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Nếu người cũ đồng thời là chủ tịch, thành viên hội đồng hoặc người đại diện theo pháp luật của công ty con, phải làm thêm các bước miễn nhiệm, bầu, cử lại theo điều lệ công ty con, và đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật nếu có.
- Bàn giao biên bản họp, tài liệu, và mọi uỷ quyền người cũ đang giữ.
Lỗi hay gặp là chỉ làm bước 1 và 2, quên bước 3. Kết quả: người cũ đã về công ty mẹ nhưng tên vẫn nằm trên giấy chứng nhận của công ty con với tư cách người đại diện theo pháp luật, tiếp tục gánh trách nhiệm cá nhân mà không còn quản lý gì.
Thuế và thù lao: tiền trả cho ai, khấu trừ ở đâu
Người được cử có thể nhận thù lao từ công ty con (thù lao thành viên hội đồng, lương chức danh) hoặc chỉ nhận lương ở công ty mẹ. Cần thống nhất trước:
- Ai trả, ai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Khoản nào do đơn vị nào trả thì đơn vị đó khấu trừ và kê khai theo quy định. Nếu nhận ở cả hai nơi, cuối năm người đó phải tính tới việc quyết toán vì có thu nhập từ hai nguồn.
- Chi phí của công ty con. Thù lao cho người không trực tiếp điều hành có điều kiện riêng để được tính vào chi phí được trừ; nên hỏi kế toán về quy định hiện hành trước khi ký quyết định thù lao.
- Chi phí đi lại, công tác khi người được cử sang họp: thống nhất bên nào chịu để hoá đơn, chứng từ mang đúng tên đơn vị chi trả.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: xem công ty con đang ghi ai là người đại diện theo pháp luật, ai là chủ sở hữu, thành viên.
- Hồ sơ đăng ký của công ty con (bản lưu tại công ty): xem có thông tin người đại diện theo uỷ quyền của công ty mẹ, đúng người, đúng tỷ lệ vốn chưa.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: xem thông tin người đại diện mà cơ quan thuế đang ghi nhận cho công ty con.
- Văn bản cử của công ty mẹ: tự đọc lại phạm vi quyền và danh sách vấn đề phải xin ý kiến trước mỗi cuộc họp.
Câu hỏi thường gặp
Người đại diện phần vốn có phải là người quản lý công ty con không?
Không phải lúc nào cũng vậy. Người đại diện phần vốn thực hiện quyền chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông. Nếu đồng thời được bầu vào hội đồng thành viên, làm chủ tịch hay giám đốc thì mới mang thêm tư cách người quản lý.
Biểu quyết khác chỉ đạo của công ty mẹ thì nghị quyết của công ty con có bị huỷ không?
Nhìn chung, hạn chế nội bộ của công ty mẹ không làm mất hiệu lực phiếu biểu quyết đối với công ty con. Công ty mẹ xử lý người được cử theo quan hệ nội bộ, như kỷ luật hoặc yêu cầu bồi thường. Trường hợp cụ thể nên hỏi luật sư.
Công ty mẹ ở nước ngoài cử người đại diện thì cần giấy tờ gì?
Văn bản cử lập ở nước ngoài thường phải hợp pháp hoá lãnh sự và dịch sang tiếng Việt trước khi nộp. Người được cử là người nước ngoài còn phải lưu ý thêm điều kiện cư trú, giấy phép lao động nếu đồng thời làm việc tại công ty con.
Một người có thể được hai công ty mẹ khác nhau cử vào cùng một công ty con không?
Về lý thuyết là có thể, nhưng dễ phát sinh xung đột lợi ích khi hai thành viên có quyền lợi trái nhau. Nên tránh, hoặc nếu có thì cả hai công ty mẹ cần biết và đồng ý bằng văn bản.
Người được cử nghỉ việc ở công ty mẹ thì tư cách đại diện phần vốn chấm dứt ngay không?
Tư cách đó gắn với văn bản cử của công ty mẹ. Công ty mẹ nên ra văn bản chấm dứt và cử người thay ngay, rồi thông báo cho công ty con, thay vì để tư cách treo lơ lửng.
Công ty con có phải báo cơ quan thuế khi thay người đại diện phần vốn không?
Việc thông báo được làm với cơ quan đăng ký kinh doanh, và thông tin đăng ký doanh nghiệp được chia sẻ sang cơ quan thuế. Nếu thay đổi kéo theo đổi người đại diện theo pháp luật của công ty con thì phải đăng ký thay đổi nội dung đó và cập nhật chữ ký số, ngân hàng như thường.
