Với công ty cổ phần chỉ có một người đại diện theo pháp luật, Luật Doanh nghiệp cho phép người đó là chủ tịch hội đồng quản trị hoặc giám đốc, tổng giám đốc; nếu điều lệ không quy định khác thì chủ tịch hội đồng quản trị là người đại diện. Khi công ty có nhiều hơn một người đại diện, chủ tịch hội đồng quản trị và giám đốc hoặc tổng giám đốc đương nhiên đều là người đại diện theo pháp luật.
Như vậy, điều lệ “im lặng” không có nghĩa là không có câu trả lời — luật đã chọn sẵn chủ tịch. Vấn đề là lựa chọn mặc định đó có hợp với cách công ty thật sự vận hành không. Nhiều công ty cổ phần nhỏ để chủ tịch — người ít khi có mặt ở văn phòng — là người đại diện duy nhất, rồi mọi hợp đồng hằng ngày phải chờ chữ ký hoặc giấy uỷ quyền.
Ba mô hình và hệ quả của từng mô hình
| Mô hình | Phù hợp khi | Rủi ro |
|---|---|---|
| Chủ tịch là người đại diện duy nhất | Chủ tịch là người sáng lập, trực tiếp điều hành; tổng giám đốc là người thuê thực hiện chuyên môn | Tổng giám đốc phải xin uỷ quyền cho hầu hết giao dịch; chủ tịch ký mà ít nắm chi tiết vận hành |
| Tổng giám đốc là người đại diện duy nhất | Tổng giám đốc điều hành toàn bộ; hội đồng quản trị đóng vai giám sát, định hướng | Hội đồng quản trị phụ thuộc vào chữ ký của người do mình bổ nhiệm; cần kiểm soát bằng hạn mức |
| Cả hai cùng là người đại diện | Công ty có quy mô, hai người phụ trách hai mảng; cần dự phòng khi một người vắng mặt | Nếu điều lệ không chia quyền, mỗi người đều đủ thẩm quyền trước bên thứ ba — dễ ký chồng chéo |
Không có mô hình “chuẩn”. Câu hỏi đúng là: ai ở văn phòng hằng ngày, ai nắm số liệu, ai chịu trách nhiệm trước hội đồng — và điều lệ nên phản ánh đúng thực tế đó.
Chủ tịch kiêm tổng giám đốc: được không
Ở công ty cổ phần thông thường, một người có thể vừa là chủ tịch hội đồng quản trị vừa là tổng giám đốc, trừ khi điều lệ cấm. Khi đó người này là người đại diện, và hai vai — giám sát và điều hành — dồn vào một người.
Tuy nhiên có những giới hạn riêng:
- Công ty đại chúng, công ty niêm yết có quy định về quản trị công ty hạn chế việc chủ tịch kiêm tổng giám đốc. Cần tra quy định hiện hành về quản trị công ty đại chúng.
- Doanh nghiệp có vốn nhà nước theo tỷ lệ luật định có giới hạn riêng về kiêm nhiệm.
- Điều lệ có thể tự đặt giới hạn chặt hơn.
Với công ty cổ phần nhỏ, gia đình, chủ tịch kiêm tổng giám đốc là mô hình phổ biến và đơn giản. Cái giá phải trả là cơ chế tự kiểm soát yếu; nếu công ty có cổ đông bên ngoài, họ thường sẽ yêu cầu tách hai vai.
Hệ quả khi hội đồng quản trị thay người
Tư cách người đại diện gắn với chức danh. Vì vậy:
- Hội đồng quản trị bầu chủ tịch mới — nếu chủ tịch là người đại diện, người đại diện cũng đổi theo. Công ty phải đăng ký thay đổi người đại diện.
- Hội đồng quản trị miễn nhiệm tổng giám đốc — nếu tổng giám đốc là người đại diện, tương tự.
- Đại hội đồng cổ đông miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị đang là chủ tịch — người đó mất ghế hội đồng, mất luôn chức chủ tịch, mất tư cách người đại diện.
Điểm hay bị quên: khoảng trống giữa lúc miễn nhiệm và lúc bầu, bổ nhiệm người mới. Nếu người đại diện duy nhất vừa bị miễn nhiệm mà chưa có người thay, công ty không có ai ký hợp lệ. Nghị quyết miễn nhiệm nên đi kèm nghị quyết bổ nhiệm trong cùng một phiên họp.
Viết điều khoản người đại diện trong điều lệ công ty cổ phần
Một điều khoản đầy đủ nên trả lời được:
- Số lượng người đại diện (một hay hai), và chức danh nào giữ vai đó.
- Phạm vi của từng người nếu có hai: ví dụ tổng giám đốc ký giao dịch kinh doanh thường xuyên, chủ tịch ký văn bản với cổ đông, cơ quan quản lý và giao dịch đã được hội đồng quản trị phê duyệt.
- Hạn mức giao dịch người đại diện được tự ký; phần vượt phải có nghị quyết hội đồng quản trị hoặc đại hội đồng cổ đông theo luật.
- Uỷ quyền: ai được uỷ quyền cho ai, có được uỷ quyền lại không.
- Dự phòng: khi người đại diện vắng mặt, không thể thực hiện nhiệm vụ, ai tạm thời đảm nhận và trong bao lâu hội đồng quản trị phải họp cử người thay.
- Cư trú: bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam.
Câu chữ gợi ý cho mục 1 và 2: “Công ty có hai người đại diện theo pháp luật là Chủ tịch Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc. Tổng giám đốc đại diện Công ty trong các giao dịch thuộc hoạt động kinh doanh thường xuyên có giá trị không vượt quá mức do Hội đồng quản trị quyết định từng thời kỳ. Chủ tịch Hội đồng quản trị đại diện Công ty trong các giao dịch đã được Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông phê duyệt và trong quan hệ với cổ đông.” Mức cụ thể nên để hội đồng quản trị quyết định bằng nghị quyết, để khỏi sửa điều lệ mỗi lần thay đổi.
Bốn lỗi hay gặp khi viết điều khoản này
- Ghi tên người thay vì chức danh: “Ông A là người đại diện”. Khi ông A thôi chức chủ tịch nhưng vẫn là thành viên hội đồng quản trị, điều lệ và thực tế lệch nhau. Nên ghi theo chức danh.
- Chọn hai người đại diện nhưng không chia quyền, vì nghĩ “hai người thì an toàn hơn”. Thực tế ngược lại: mỗi người đều đủ thẩm quyền trước bên thứ ba, rủi ro ký chồng chéo tăng gấp đôi.
- Ghi hạn mức bằng con số cứng trong điều lệ. Quy mô công ty thay đổi, con số lỗi thời, muốn đổi lại phải họp đại hội đồng cổ đông. Nên để điều lệ giao hội đồng quản trị quyết định hạn mức từng thời kỳ.
- Quên điều khoản dự phòng khi người đại diện vắng mặt, bị miễn nhiệm, không thể thực hiện nhiệm vụ. Đây là điều khoản chỉ cần tới một lần, nhưng lần đó thường là lúc gấp nhất.
Về thuế, việc ai là người đại diện không làm thay đổi nghĩa vụ của công ty, nhưng quyết định ai ký tờ khai, ai nhận thông báo và ai bị áp dụng các biện pháp nhắm vào người đại diện khi công ty nợ thuế. Đó là lý do chọn đúng người có mặt và nắm số liệu.
Ví dụ giả định: điều lệ mẫu để chủ tịch làm người đại diện
Giả sử một công ty cổ phần do năm người sáng lập, dùng điều lệ mẫu không ghi gì đặc biệt, nên theo mặc định chủ tịch hội đồng quản trị là người đại diện. Chủ tịch là nhà đầu tư lớn nhất nhưng sống ở tỉnh khác, mỗi tháng lên công ty một lần. Tổng giám đốc là người điều hành thật.
Hệ quả trong năm đầu: mỗi hợp đồng bán hàng đều cần giấy uỷ quyền; ngân hàng yêu cầu chủ tịch đến ký mẫu chữ ký; tờ khai thuế ký bằng chữ ký số mang thông tin chủ tịch nhưng do kế toán giữ thiết bị. Không có gì sai luật, nhưng mọi thứ chậm và rủi ro kiểm soát nằm sai chỗ.
Cách sửa: đại hội đồng cổ đông sửa điều lệ, quy định công ty có hai người đại diện là chủ tịch và tổng giám đốc, với phạm vi như gợi ý ở mục trên; hội đồng quản trị ra nghị quyết về hạn mức. Sau đó đăng ký thay đổi người đại diện, cập nhật ngân hàng và chữ ký số.
Tự kiểm tra ở đâu
- Điều lệ bản đang đăng ký: điều khoản về người đại diện đang ghi gì, hay đang im lặng.
- Thông tin đăng ký doanh nghiệp: người đại diện và chức danh đang được ghi nhận.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: thông tin người đại diện phía cơ quan thuế.
- Tài khoản thuế điện tử: chữ ký số đang dùng mang thông tin của ai.
Khung chung các điều khoản về người đại diện cho mọi loại hình có ở bài về điều khoản người đại diện trong điều lệ.
Câu hỏi thường gặp
Điều lệ công ty cổ phần không ghi ai là người đại diện thì ai là người đại diện?
Nếu công ty chỉ có một người đại diện và điều lệ không quy định khác, chủ tịch hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật. Nếu có nhiều hơn một người, chủ tịch và giám đốc hoặc tổng giám đốc đương nhiên đều là người đại diện.
Phó tổng giám đốc có làm người đại diện theo pháp luật được không?
Với công ty cổ phần, luật gắn người đại diện với chủ tịch hội đồng quản trị và giám đốc, tổng giám đốc. Phó tổng giám đốc thường đại diện theo uỷ quyền, không phải người đại diện theo pháp luật.
Đổi người đại diện từ chủ tịch sang tổng giám đốc có phải họp đại hội đồng cổ đông không?
Nếu việc này đòi hỏi sửa điều lệ thì phải theo thẩm quyền sửa điều lệ, thường là đại hội đồng cổ đông. Nếu điều lệ đã cho phép hội đồng quản trị quyết định, thì theo quy định trong điều lệ.
Chủ tịch hội đồng quản trị có phải là cổ đông không?
Chủ tịch được bầu trong số thành viên hội đồng quản trị. Luật có những trường hợp thành viên hội đồng quản trị không nhất thiết là cổ đông, tuỳ tiêu chuẩn luật định và điều lệ.
Tổng giám đốc là người đại diện có tự ký hợp đồng lớn được không?
Chỉ trong phạm vi điều lệ và nghị quyết cho phép. Giao dịch có giá trị lớn hoặc với người có liên quan thường phải được hội đồng quản trị hoặc đại hội đồng cổ đông chấp thuận, bất kể ai là người đại diện.
Công ty cổ phần có thể có ba người đại diện không?
Luật cho phép doanh nghiệp có một hoặc nhiều người đại diện theo điều lệ. Với công ty cổ phần, khi có nhiều hơn một, chủ tịch và giám đốc, tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện; các chức danh khác được thêm vào theo điều lệ nếu phù hợp luật.
