Người đại diện mất liên lạc nhiều tuần: công ty làm gì khi chưa rõ lý do

Khi người đại diện mất liên lạc nhiều tuần, công ty nên làm theo thứ tự: xác minh (gia đình, nơi ở, cơ sở y tế, cơ quan công an), giữ nguyên trạng tài sản và quyền truy cập, rồi khi đã đủ căn cứ thì chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị cử người đại diện khác. Luật Doanh nghiệp có quy định cho những trường hợp người đại diện duy nhất vắng mặt tại Việt Nam quá thời hạn mà không uỷ quyền, trốn khỏi nơi cư trú, mất tích hoặc các tình trạng tương tự: người có thẩm quyền cử người khác làm người đại diện.

Khó nhất là giai đoạn giữa: chưa biết người đó gặp nạn, bị bệnh, bị bắt giữ ở đâu đó, hay tự bỏ đi với tiền của công ty. Mỗi khả năng dẫn tới cách xử lý khác nhau. Bài này giúp công ty hành động đủ nhanh để không đứng việc, nhưng không làm điều gì không rút lại được khi người đó quay về.

Tuần đầu: xác minh và ghi lại

1. Liên hệ gia đình và người thân gần nhất. Hỏi lần cuối gặp, lần cuối liên lạc, có biểu hiện gì bất thường.
2. Kiểm tra các nơi có thể có thông tin: bệnh viện gần nơi ở, cơ quan công an nơi cư trú (người thân là người phù hợp nhất để hỏi).
3. Ghi nhật ký: ngày giờ gọi, nhắn, người đã liên hệ, kết quả. Nhật ký này là căn cứ khi phải ra quyết định cử người khác hoặc trình báo.
4. Không tự ý vào nhà riêng, không mở thư riêng, không truy cập thiết bị cá nhân của người đó.
5. Gửi tin nhắn, email chính thức đề nghị người đó liên hệ lại, nêu các việc công ty đang cần người đại diện xử lý.

Nếu gia đình cũng không liên lạc được, người thân có thể trình báo cơ quan công an về việc người đó mất liên lạc. Công ty nên hỗ trợ thông tin, nhưng việc trình báo tìm người thường do gia đình đứng ra.

Giữ nguyên trạng: tài sản, tiền và quyền truy cập

Song song với việc xác minh, công ty phải phòng tình huống xấu nhất mà không buộc tội ai:

• Ngân hàng: yêu cầu sao kê từ ngày cuối cùng người đó còn liên lạc. Nếu có giao dịch bất thường, thông báo cho ngân hàng và hỏi thủ tục tạm dừng quyền duyệt lệnh của người đó dựa trên văn bản của chủ sở hữu, hội đồng.
• Chữ ký số: kiểm tra thiết bị đang ở đâu. Nếu người đó mang theo, liên hệ nhà cung cấp để hỏi thủ tục tạm dừng chứng thư.
• Tài khoản thuế, cổng hoá đơn: người có quyền quản trị trong công ty đổi mật khẩu, rà hoá đơn và hồ sơ nộp gần đây.
• Con dấu, hồ sơ gốc: kiểm kê, lập biên bản có người làm chứng.

Đây là biện pháp giữ nguyên trạng, không phải kết luận người đó có sai phạm. Nếu người đó quay về vì lý do chính đáng, các quyền truy cập được trả lại.

Mọi bước ở đây nên được ghi bằng biên bản ngắn có ít nhất hai người ký: ai đổi mật khẩu, lúc nào, ai giữ con dấu. Khi người đại diện quay về, hoặc khi người đại diện mới nhận việc, bộ biên bản này cho thấy công ty đã hành động thận trọng và không ai lợi dụng khoảng trống để làm việc riêng.

Khi nào cử người đại diện mới

Không có mốc chung cho mọi công ty; quyết định tuỳ vào tình trạng xác minh được và mức độ công việc bị ảnh hưởng. Có thể xem theo ba nhánh:

Nếu người mất liên lạc đồng thời là thành viên góp vốn, việc triệu tập họp hội đồng thành viên phải theo điều lệ (thông báo mời họp, điều kiện tiến hành). Làm đúng thủ tục triệu tập là rất quan trọng, để quyết định không bị khiếu nại khi người đó quay về.

Người đại diện đồng thời là chủ sở hữu duy nhất

Đây là trường hợp khó nhất. Công ty TNHH một thành viên có chủ sở hữu là chính người mất liên lạc: không ai khác có quyền cử người đại diện.

• Nếu trước đó có giấy uỷ quyền còn hiệu lực cho người khác điều hành, người đó tiếp tục trong phạm vi được giao.
• Nếu không có, công ty gần như không thể ra quyết định mới về nhân sự quản lý. Kế toán vẫn có thể giữ các việc thường ngày trong phạm vi quy chế cũ, như nộp tờ khai bằng chữ ký số doanh nghiệp.
• Việc tuyên bố một người mất tích theo Bộ luật Dân sự đòi hỏi thời gian biệt tích kéo dài và thủ tục tại toà án; trong thời gian đó tài sản có thể được giao cho người quản lý theo quyết định của toà.

Bài học phòng ngừa cho người đang là chủ sở hữu duy nhất kiêm người đại diện: luôn có một giấy uỷ quyền dự phòng cho người tin cậy, ghi rõ phạm vi và điều kiện sử dụng, cất ở nơi người đó biết.

Giữ hạn thuế và lương trong thời gian chưa rõ

• Tờ khai: hạn tháng là ngày 20 tháng sau, hạn quý là ngày cuối cùng tháng đầu quý sau, theo Luật Quản lý thuế. Nếu kế toán đang giữ chữ ký số và có quy chế cho phép nộp định kỳ, tiếp tục nộp.
• Không nộp được vì không ai có quyền ký: liên hệ cơ quan thuế quản lý, trình bày tình hình bằng văn bản, hỏi về hướng xử lý. Im lặng để trễ là để tiền chậm nộp và vi phạm tích lại.
• Lương người lao động: vẫn là nghĩa vụ của công ty. Nếu tài khoản bị hạn chế, trao đổi thẳng với người lao động về tình hình và thời gian dự kiến.
• Hoá đơn cho khách hàng: nếu người lập hoá đơn vẫn có quyền theo quy chế, tiếp tục lập cho giao dịch thật; tránh lập hoá đơn cho giao dịch chưa được xác nhận.

Khi phát hiện dấu hiệu chiếm đoạt tài sản

Nếu sao kê cho thấy tiền bị chuyển đi bất thường trước khi người đó biến mất, hoặc tài sản, hồ sơ công ty cũng mất theo, câu chuyện chuyển sang hướng khác:

1. Giữ nguyên chứng cứ: sao kê, email, lịch sử đăng nhập, biên bản kiểm kê. Không xoá, không sửa.
2. Hỏi luật sư về việc trình báo cơ quan công an với tư cách doanh nghiệp bị thiệt hại.
3. Cử người đại diện mới sớm, vì người đại diện mới là người ký đơn trình báo, làm việc với cơ quan điều tra và ngân hàng nhân danh công ty.
4. Rà nghĩa vụ thuế: tiền thuế công ty đã chuyển có thật sự vào ngân sách không; hoá đơn nào đã lập mà không có giao dịch thật.

Với cơ quan thuế, nghĩa vụ thuế vẫn là của công ty dù tiền bị người đại diện cũ chiếm đoạt. Việc thu hồi tài sản đi theo đường tố tụng riêng.

Tự kiểm tra ở đâu

• Tài khoản thuế điện tử và ứng dụng thuế trên điện thoại: hồ sơ nộp gần đây, số còn phải nộp.
• Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn lập từ ngày người đó mất liên lạc.
• Ngân hàng: sao kê cùng khoảng thời gian.
• Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: xem có hồ sơ thay đổi nào vừa được nộp mà công ty không biết.
• Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: xem trạng thái mã số thuế công ty.