Vợ chồng cùng lập công ty có thể chia vai theo nhiều cách hợp pháp: một người làm chủ sở hữu kiêm người đại diện, người kia làm giám đốc; hoặc cả hai là thành viên, một người làm chủ tịch hội đồng thành viên, người kia làm giám đốc và là người đại diện. Không có cách nào “đúng” cho mọi gia đình. Nguyên tắc chọn là: người thật sự điều hành và ký kết hằng ngày nên là người đại diện, còn người kia giữ vai trò kiểm soát qua tư cách chủ sở hữu hoặc thành viên.
Điều gia đình hay quên là hai chuyện đi kèm: vốn góp thường là tài sản chung dù chỉ một người đứng tên, và một số vị trí trong công ty có giới hạn với người thân của người đại diện, ví dụ vị trí kế toán. Bài này đi qua ba mô hình phổ biến, những điều nên ghi trong điều lệ và cách phòng khi hôn nhân có biến cố.
Ba mô hình hay gặp
| Mô hình | Loại hình | Ai làm gì | Phù hợp khi |
|---|---|---|---|
| Một chủ, một người điều hành | TNHH một thành viên | Một người là chủ sở hữu (chủ tịch công ty); người kia là giám đốc, có thể là người đại diện | Vốn chủ yếu do một người quản lý, người kia giỏi vận hành |
| Hai thành viên, một người đại diện | TNHH hai thành viên trở lên | Cả hai góp vốn; một người là chủ tịch hội đồng thành viên, người kia là giám đốc và người đại diện | Muốn thể hiện cả hai cùng sở hữu, cùng biểu quyết |
| Hai thành viên, hai người đại diện | TNHH hai thành viên trở lên | Cả hai là người đại diện, chia lĩnh vực | Cả hai cùng điều hành, mỗi người một mảng rõ ràng |
Công ty cổ phần cần ít nhất ba cổ đông sáng lập nên ít phù hợp với công ty chỉ có hai vợ chồng, trừ khi có người thứ ba thật sự góp vốn. Đưa thêm người cho đủ số là đứng tên hộ, không nên làm.
Vốn góp và tài sản chung
Theo Luật Hôn nhân và gia đình, tài sản vợ chồng tạo ra trong thời kỳ hôn nhân thường là tài sản chung, trừ khi có thoả thuận hoặc căn cứ là tài sản riêng. Vì vậy:
- Phần vốn góp đứng tên một người vẫn có thể là tài sản chung nếu được góp bằng tiền chung.
- Trong mô hình “một chủ”, người không đứng tên vẫn có quyền lợi với phần vốn đó, dù không có quyền biểu quyết trực tiếp trong công ty.
- Khi chuyển nhượng, tặng cho phần vốn là tài sản chung, nên có sự đồng ý của người kia bằng văn bản để tránh tranh chấp.
Nếu hai người muốn phần vốn là tài sản riêng của một người (ví dụ vốn từ tài sản thừa kế riêng), nên có văn bản thoả thuận rõ ràng, lập theo đúng hình thức pháp luật yêu cầu.
Vợ hoặc chồng làm kế toán: điều cần kiểm tra
Nhiều công ty gia đình giao cho người vợ hoặc chồng làm kế toán. Luật Kế toán có quy định hạn chế: bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh chị em ruột của người đại diện theo pháp luật, giám đốc và một số chức danh quản lý khác không được làm kế toán trong cùng đơn vị, trừ một số trường hợp như doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH do một cá nhân làm chủ sở hữu và các trường hợp khác do Chính phủ quy định.
Nghĩa là:
- Ở công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ, vợ hoặc chồng của chủ có thể thuộc trường hợp ngoại lệ.
- Ở công ty TNHH hai thành viên mà hai vợ chồng cùng góp vốn, người này làm giám đốc thì người kia làm kế toán cần xem kỹ quy định hiện hành.
- Nếu không thuộc ngoại lệ, có thể thuê dịch vụ kế toán hoặc kế toán độc lập, còn người vợ hoặc chồng giữ vai trò kiểm soát tài chính ở tư cách thành viên.
Quy định này có thể được sửa đổi, nên kiểm tra văn bản hướng dẫn Luật Kế toán đang có hiệu lực trước khi phân công.
Những điều nên ghi trong điều lệ ngay từ đầu
- Ai là người đại diện, bằng chức danh hay bằng quyết định của hội đồng.
- Ngưỡng giao dịch phải có quyết định của hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu: vay, thế chấp, bảo lãnh, bán tài sản lớn.
- Giao dịch với người có liên quan: thuê nhà của bố mẹ, mua hàng của công ty anh chị em — ghi rõ phải được thông qua.
- Tỷ lệ biểu quyết khi chỉ có hai thành viên với phần vốn bằng nhau: nếu năm mươi – năm mươi, cần cơ chế khi không thống nhất.
- Chuyển nhượng phần vốn cho người ngoài: quyền ưu tiên mua của thành viên còn lại.
- Trường hợp một thành viên chết: người thừa kế trở thành thành viên theo quy định, và người đại diện được cử lại thế nào.
Vay ngân hàng bằng tài sản gia đình
Công ty gia đình thường vay vốn bằng cách thế chấp nhà đất chung của hai vợ chồng, và ngân hàng thường yêu cầu cả hai cùng ký. Vì vậy, dù chỉ một người là người đại diện, rủi ro của khoản vay luôn chạm tới cả hai.
- Trước khi ký, hai người nên cùng đọc phạm vi bảo đảm: chỉ cho khoản vay này, hay cho mọi khoản vay của công ty sau này.
- Nếu một người còn ngại, đó là tín hiệu nên giảm quy mô vay hoặc tìm tài sản bảo đảm khác, thay vì ký cho xong.
- Khoản vay của công ty được trả bằng tiền của công ty, qua tài khoản công ty. Không nên dùng tài khoản cá nhân của vợ hoặc chồng để trả hộ rồi ghi sổ lẫn lộn — sau này rất khó tách khoản nào là công ty nợ thành viên, khoản nào là chi tiêu gia đình.
Khi hôn nhân có biến cố
Không ai muốn nghĩ tới lúc mở công ty, nhưng đây là tình huống làm nhiều doanh nghiệp gia đình tê liệt:
- Người đại diện là một bên, người kia là thành viên có nửa phiếu: mọi quyết định lớn bị treo, kể cả việc thay người đại diện.
- Phần vốn là tài sản chung: khi ly hôn, việc chia phần vốn theo Luật Hôn nhân và gia đình và điều lệ công ty; người nhận phần vốn có thể trở thành thành viên hoặc được thanh toán giá trị tuỳ thoả thuận và điều lệ.
- Chữ ký số, ngân hàng, tài khoản thuế đang do người sắp rời công ty giữ.
Cách phòng: điều lệ có cơ chế giải quyết bế tắc; tài sản, chữ ký số, mật khẩu được quản lý theo quy chế công ty chứ không theo quan hệ gia đình; và nghĩa vụ thuế của công ty luôn được giữ đúng hạn dù chuyện riêng thế nào. Tờ khai trễ vì hai vợ chồng không nói chuyện với nhau vẫn là tờ khai trễ.
Ví dụ giả định: cửa hàng gia dụng của hai vợ chồng
Giả sử hai vợ chồng góp vốn mở công ty TNHH hai thành viên, mỗi người một nửa. Chồng làm chủ tịch hội đồng thành viên, vợ làm giám đốc và là người đại diện vì vợ trực tiếp quản lý cửa hàng, nhập hàng, làm việc với ngân hàng.
- Điều lệ ghi: vay, thế chấp, mua tài sản cố định trên một ngưỡng phải có nghị quyết hội đồng thành viên, tức cần cả hai đồng ý.
- Kế toán được thuê dịch vụ bên ngoài, vì hai người cùng là thành viên và người vợ là người đại diện.
- Chữ ký số do vợ giữ; chồng có quyền truy cập xem tài khoản thuế và ngân hàng để theo dõi.
- Điều lệ có điều khoản: khi hai thành viên không thống nhất về vấn đề lớn, cùng mời một người trung gian do hai bên chọn trước khi tính tới biện pháp khác.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: xem thông tin thành viên, chủ sở hữu và người đại diện đang được ghi nhận có đúng như hai người thống nhất.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: xem trạng thái mã số thuế của công ty.
- Tài khoản thuế điện tử và ứng dụng thuế trên điện thoại: cả hai nên có cách xem nghĩa vụ thuế của công ty.
- Cơ quan thuế quản lý: hỏi khi có thay đổi thành viên do chuyển nhượng, tặng cho giữa vợ chồng, để biết nghĩa vụ kê khai.
Câu hỏi thường gặp
Vợ chồng có được lập công ty TNHH hai thành viên không?
Được. Luật Doanh nghiệp không cấm vợ chồng cùng là thành viên của một công ty. Hai người góp vốn, cùng biểu quyết theo phần vốn và cử người đại diện theo điều lệ.
Chỉ chồng đứng tên chủ sở hữu thì vợ có quyền gì với công ty?
Vợ không có quyền biểu quyết trong công ty nếu không phải thành viên, nhưng phần vốn góp nếu là tài sản chung thì vợ vẫn có quyền lợi với phần vốn đó theo Luật Hôn nhân và gia đình, nhất là khi định đoạt hoặc chia tài sản.
Vợ làm giám đốc, chồng làm kế toán được không?
Luật Kế toán hạn chế vợ, chồng của người đại diện, giám đốc làm kế toán trong cùng đơn vị, trừ một số trường hợp ngoại lệ như công ty TNHH do một cá nhân làm chủ. Cần xác định công ty thuộc trường hợp nào theo quy định hiện hành.
Có nên cho cả hai vợ chồng làm người đại diện?
Nếu cả hai cùng điều hành, mỗi người một mảng rõ, thì hai người đại diện giúp linh hoạt. Nếu chỉ một người điều hành thật, để người kia làm người đại diện chỉ thêm trách nhiệm cá nhân mà không tương xứng với vai trò.
Vợ chồng chuyển phần vốn cho nhau có phải nộp thuế không?
Chuyển nhượng, tặng cho phần vốn giữa vợ chồng có quy định riêng về thuế thu nhập cá nhân. Nên hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc kế toán về quy định hiện hành trước khi làm, vì không phải trường hợp nào cũng được miễn.
Ly hôn thì người đại diện có phải thay ngay không?
Ly hôn không tự làm thay đổi người đại diện. Việc thay người vẫn do chủ sở hữu hoặc hội đồng thành viên quyết định theo điều lệ. Tuy vậy, nên xử lý sớm để công ty không bị bế tắc trong thời gian chia tài sản.
