Kế toán nội bộ được giao thao tác ký và nộp tờ khai bằng chữ ký số của công ty, và đó là cách phần lớn doanh nghiệp nhỏ vẫn làm. Nhưng trách nhiệm về nội dung tờ khai không chuyển sang kế toán. Tờ khai là hồ sơ của công ty, ghi tên người đại diện theo pháp luật; khi sai, công ty chịu nghĩa vụ nộp thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt, và người đại diện là người đầu tiên phải giải trình.
Vì vậy câu hỏi đúng không phải là “có được giao cho kế toán không”, mà là giao đến đâu, kiểm tra bằng cách nào, và thu hồi thế nào khi kế toán nghỉ, nghỉ thai sản hay chuyển sang việc khác. Bài này trả lời ba câu đó cho kế toán là nhân viên của công ty; trường hợp thuê đại lý thuế, dịch vụ kế toán bên ngoài có điểm khác và đã được viết riêng.
Chữ ký số của công ty: ai bấm thì công ty ký
Chứng thư số dùng để nộp tờ khai được cấp cho doanh nghiệp. Khi kế toán cắm thiết bị, nhập mã PIN và bấm nộp, về mặt pháp lý đó là chữ ký của doanh nghiệp. Hệ thống thuế không phân biệt người ngồi trước máy là giám đốc hay kế toán.
Điều này có hai mặt:
- Thuận tiện: không cần giấy uỷ quyền cho từng lần nộp; kế toán làm được ngay cả khi giám đốc đi vắng.
- Rủi ro: mọi thứ kế toán nộp — kể cả tờ khai sai, văn bản giải trình chưa được duyệt, đề nghị hoàn thuế — đều mang chữ ký của công ty. Công ty không thể nói với cơ quan thuế rằng “kế toán tự ý nộp”.
Nếu muốn kế toán ký bằng chữ ký của chính mình (chữ ký số cá nhân) để phân biệt trách nhiệm nội bộ, cần xem hệ thống và loại hồ sơ có chấp nhận hay không; phần lớn tờ khai của doanh nghiệp vẫn ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp.
Việc giao được và việc người đại diện nên giữ
| Việc | Giao cho kế toán? | Ghi chú |
|---|---|---|
| Lập và nộp tờ khai định kỳ (tháng, quý) | Được | Nên có bước giám đốc xem số chính trước khi nộp |
| Tra cứu, tải thông báo, nộp tiền thuế theo số đã duyệt | Được | Lệnh chi tiền vẫn theo quyền duyệt ngân hàng |
| Nộp báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán năm | Được thao tác | Người đại diện ký duyệt bản cuối; báo cáo tài chính có chữ ký của người đại diện |
| Khai bổ sung làm giảm hoặc tăng số thuế lớn | Chỉ khi được duyệt từng lần | Để lại bản duyệt bằng văn bản hoặc email |
| Đề nghị hoàn thuế, văn bản giải trình, cam kết | Không tự quyết | Người đại diện đọc và duyệt nội dung |
| Đổi thông tin đăng ký thuế, đổi email, số điện thoại nhận thông báo | Không | Việc của người đại diện hoặc người được uỷ quyền riêng |
| Làm việc trực tiếp với đoàn kiểm tra, ký biên bản | Chỉ khi có giấy uỷ quyền ghi rõ | Ký biên bản là thừa nhận số liệu thay công ty |
Viết quy chế ngắn thay vì giấy uỷ quyền chung chung
Nhiều công ty có một tờ giấy uỷ quyền kiểu “uỷ quyền cho kế toán thực hiện các công việc liên quan đến thuế”. Câu này quá rộng để bảo vệ ai. Một quy chế nội bộ khoảng một trang nên có:
- Người giữ thiết bị chữ ký số và nơi cất khi không dùng.
- Danh sách loại hồ sơ kế toán được tự nộp, loại phải được duyệt trước (theo bảng ở trên).
- Cách duyệt: giám đốc trả lời email hoặc ký lên bản in số liệu chính trước ngày nộp.
- Người thay thế khi kế toán vắng.
- Việc báo cáo: sau mỗi kỳ nộp, kế toán gửi bản tờ khai đã nộp và thông báo tiếp nhận.
- Việc phải làm khi nghỉ việc: trả thiết bị, bàn giao mật khẩu, đổi mã PIN.
Với việc đi làm việc trực tiếp tại cơ quan thuế, vẫn cần giấy uỷ quyền riêng cho từng lần hoặc từng nhóm việc, ghi đủ thông tin người được uỷ quyền, nội dung, thời hạn.
Giám đốc kiểm tra mà không cần biết làm kế toán
Người đại diện không cần tự lập tờ khai, nhưng nên có một nhịp kiểm tra đơn giản:
- Mỗi kỳ nộp: hỏi ba con số — doanh thu kê khai, thuế phải nộp, thuế còn được khấu trừ chuyển kỳ sau — và so với cảm nhận của mình về tình hình kinh doanh.
- Mỗi tháng một lần: tự đăng nhập tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại, xem danh sách hồ sơ đã nộp và số còn phải nộp.
- Mỗi quý: đối chiếu doanh thu trên tờ khai với tổng hoá đơn đầu ra trên cổng hoá đơn điện tử.
- Khi có thông báo của cơ quan thuế: yêu cầu kế toán chuyển ngay bản gốc thông báo, không chỉ kể lại.
Bốn việc này tốn chưa tới một giờ mỗi tháng và bắt được phần lớn sai sót trước khi chúng thành tiền chậm nộp.
Dấu hiệu chữ ký số đang được dùng ngoài quy chế
Quy chế viết ra rồi vẫn có thể bị bỏ qua, nhất là khi kế toán làm lâu năm và được tin tưởng tuyệt đối. Những dấu hiệu sau đáng để người đại diện hỏi ngay:
- Có hồ sơ trong tài khoản thuế mà giám đốc không nhớ đã duyệt: tờ khai bổ sung, đề nghị hoàn, văn bản giải trình.
- Thông báo của cơ quan thuế đến trễ hoặc không đến tay giám đốc, trong khi tài khoản cho thấy thông báo đã được gửi từ lâu.
- Thiết bị chữ ký số luôn cắm sẵn trên một máy tính dùng chung, không ai rút ra sau giờ làm.
- Mã PIN chưa từng đổi từ ngày nhận thiết bị, và nhiều người trong phòng cùng biết.
- Kế toán cũng là người duyệt lệnh chi trên ngân hàng điện tử cho chính các khoản nộp thuế và thanh toán nhà cung cấp.
Không cái nào trong số này tự nó là sai phạm. Nhưng mỗi cái là một chỗ mà nếu có chuyện, người đại diện sẽ khó chứng minh mình đã kiểm soát cẩn trọng — đúng nghĩa vụ luật đặt ra cho người quản lý doanh nghiệp.
Kế toán nghỉ việc: thu hồi theo thứ tự
- Thu lại thiết bị chữ ký số và đổi mã PIN ngay. Nếu là chữ ký số lưu trên hệ thống từ xa, đổi thông tin xác thực.
- Đổi mật khẩu tài khoản thuế điện tử, cổng hoá đơn, phần mềm kế toán, ngân hàng điện tử (nếu kế toán có quyền lập lệnh).
- Đổi email, số điện thoại nhận thông báo nếu đang là của kế toán cũ. Đây là bước hay bị quên nhất, và thông báo của cơ quan thuế tiếp tục đi vào hộp thư của người đã nghỉ.
- Ra văn bản chấm dứt các giấy uỷ quyền đã cấp cho kế toán cũ, gửi cho nơi đã nhận (cơ quan thuế, ngân hàng).
- Lập biên bản bàn giao hồ sơ, danh sách kỳ đã nộp, việc còn dở.
Nếu kế toán nghỉ đột ngột, không bàn giao, phần dựng lại hồ sơ từ hệ thống thuế và ngân hàng được hướng dẫn ở mục bàn giao hồ sơ kế toán trên Thuế Sạch.
Ví dụ giả định: tờ khai nộp sai trong lúc giám đốc đi vắng
Giả sử giám đốc một công ty dịch vụ đi công tác, kế toán nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng quý, bỏ sót một nhóm hoá đơn đầu ra lập cuối quý. Hai tháng sau cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu hoá đơn và gửi thông báo đề nghị giải trình.
- Công ty phải khai bổ sung, nộp số thuế thiếu và tiền chậm nộp tính theo ngày. Việc “kế toán làm sai” không làm giảm nghĩa vụ này.
- Người đại diện ký văn bản giải trình và hồ sơ khai bổ sung.
- Trong nội bộ, công ty xem xét trách nhiệm của kế toán theo hợp đồng lao động và nội quy. Nếu có quy chế duyệt số trước khi nộp mà kế toán bỏ qua, căn cứ xử lý rõ hơn nhiều.
Bài học: bước “gửi ba con số cho giám đốc trước khi nộp” đáng giá hơn bất kỳ giấy uỷ quyền nào.
Tự kiểm tra ở đâu
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp và ứng dụng thuế trên điện thoại: danh sách hồ sơ đã nộp, thông báo, số còn phải nộp.
- Cổng hoá đơn điện tử: tổng hoá đơn đầu ra, đầu vào theo kỳ để đối chiếu với tờ khai.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: thông tin đăng ký, trong đó có thông tin liên hệ công ty đang khai.
- Cơ quan thuế quản lý: hỏi khi nhận thông báo không hiểu, hoặc khi cần xác nhận giấy uỷ quyền đã nộp còn được ghi nhận hay không.
Câu hỏi thường gặp
Kế toán nộp tờ khai sai thì kế toán có bị phạt thay công ty không?
Cơ quan thuế xử lý công ty là người nộp thuế. Trách nhiệm của kế toán với công ty được xem xét trong nội bộ theo hợp đồng lao động và nội quy. Trường hợp có hành vi cố ý gian lận thì trách nhiệm cá nhân được xem xét theo quy định riêng.
Có bắt buộc làm giấy uỷ quyền cho kế toán nộp tờ khai điện tử không?
Nộp điện tử bằng chữ ký số của doanh nghiệp thì không cần giấy uỷ quyền cho từng lần nộp. Tuy vậy nên có quy chế nội bộ về người giữ chữ ký số và loại hồ sơ được tự nộp, để phân định trách nhiệm khi có sự cố.
Kế toán giữ chữ ký số và không chịu trả khi nghỉ thì làm gì?
Gửi văn bản yêu cầu trả, đồng thời liên hệ nhà cung cấp chứng thư số để hỏi thủ tục tạm dừng hoặc thu hồi và cấp chứng thư mới. Đổi mật khẩu các tài khoản điện tử ngay, không chờ người đó hợp tác.
Giám đốc không biết mật khẩu tài khoản thuế của chính công ty có sao không?
Có rủi ro lớn. Người đại diện nên luôn có quyền truy cập riêng hoặc ít nhất biết cách lấy lại mật khẩu. Khi chỉ một người nắm mật khẩu và người đó nghỉ, việc cấp lại sẽ mất thời gian đúng lúc sắp tới hạn nộp.
Kế toán có được ký báo cáo tài chính thay giám đốc không?
Báo cáo tài chính có chữ ký của người lập, kế toán trưởng (nếu có) và người đại diện theo pháp luật. Kế toán ký ở vị trí người lập, không thay được chữ ký của người đại diện trừ khi có uỷ quyền hợp lệ theo quy định.
Kế toán nghỉ thai sản vài tháng thì chữ ký số giao cho ai?
Giao cho người thay thế đã ghi trong quy chế, lập biên bản giao nhận và đổi mã PIN. Khi kế toán quay lại, làm biên bản giao ngược và đổi mã PIN lần nữa.
