Uỷ quyền theo vụ việc hay uỷ quyền thường xuyên: chọn loại nào cho từng việc

Chọn theo tần suất và mức rủi ro của việc được giao. Việc làm một lần, giá trị lớn hoặc hậu quả khó đảo ngược — ký một hợp đồng mua tài sản, dự một phiên làm việc với cơ quan thuế về một kỳ quyết toán, nhận một lô hàng nhập khẩu — nên dùng uỷ quyền theo vụ việc. Việc lặp lại hằng ngày, giá trị từng lần nhỏ và có quy trình kiểm soát — ký biên bản giao hàng, nộp tờ khai định kỳ, ký hợp đồng bán lẻ dưới một ngưỡng — hợp với uỷ quyền thường xuyên có thời hạn.

Sai lầm hay gặp là dùng một loại cho mọi việc: hoặc viết giấy “toàn quyền” thường xuyên cho một người vì ngại ký nhiều lần, hoặc bắt nhân viên xin giấy mới cho từng biên bản giao hàng tới mức việc đình trệ. Bảng so sánh và ví dụ dưới đây giúp tách hai nhóm cho gọn.

Hai loại khác nhau ở đâu

Về mặt pháp lý, cả hai đều là uỷ quyền theo Bộ luật Dân sự, chỉ khác phạm vi và thời hạn. Khi giấy uỷ quyền không ghi thời hạn, quy định chung của Bộ luật Dân sự sẽ được áp dụng; tốt nhất là luôn ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc để khỏi phải đi tra.

Việc nào hợp uỷ quyền theo vụ việc

• Ký hợp đồng mua bán tài sản lớn: xe, máy móc, bất động sản, hoặc hợp đồng vượt ngưỡng thường ngày.
• Làm việc với cơ quan thuế về một vụ việc: giải trình, kiểm tra, đối chiếu số liệu một kỳ cụ thể. Giấy uỷ quyền nêu rõ nội dung làm việc và kỳ tính thuế.
• Tham dự phiên hoà giải, phiên toà, làm việc với cơ quan nhà nước khác về một hồ sơ.
• Nộp hoặc nhận một bộ hồ sơ đăng ký: thay đổi đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ xin giấy phép.
• Nhận hàng, nhận tiền một lần với số lượng, giá trị lớn.

Điểm chung là: nếu người được uỷ quyền làm sai, doanh nghiệp khó sửa lại. Vì vậy người đại diện nên ký riêng cho từng việc, để lần nào cũng có dịp đọc lại mình đang giao cái gì.

Việc nào hợp uỷ quyền thường xuyên

• Nộp tờ khai thuế định kỳ bằng chữ ký số của doanh nghiệp: giao cho kế toán trưởng hoặc kế toán phụ trách thuế, thời hạn một năm, loại trừ hồ sơ hoàn thuế và hồ sơ khai bổ sung.
• Ký hợp đồng bán hàng theo mẫu chuẩn, giá theo bảng giá đã duyệt, dưới một ngưỡng giá trị mỗi hợp đồng.
• Ký biên bản giao nhận, phiếu xuất kho cho thủ kho, trưởng kho.
• Duyệt chi dưới một mức cho kế toán trưởng hoặc giám đốc tài chính.
• Làm việc với ngân hàng về giao dịch thanh toán thông thường, không gồm vay, thế chấp, bảo lãnh.

Mỗi giấy thường xuyên nên có một dòng “không bao gồm” liệt kê rõ việc bị loại trừ. Người đọc giấy — đối tác, ngân hàng, cơ quan thuế — nhìn dòng đó biết ngay chỗ dừng.

Ví dụ giả định: công ty phân phối vật tư chia hai loại giấy

Giả sử một công ty phân phối vật tư điện có giám đốc là người đại diện, một trưởng phòng kinh doanh, một kế toán trưởng và hai thủ kho. Trước đây giám đốc ký hết, hoặc thỉnh thoảng viết một giấy “uỷ quyền điều hành” cho trưởng phòng. Công ty sắp xếp lại như sau:

Kết quả: giám đốc chỉ còn ký những việc lớn và những giấy theo vụ việc; phần việc lặp lại chạy đều mà vẫn có ranh giới.

Viết giấy uỷ quyền: sáu thông tin không được thiếu

1. Bên uỷ quyền: doanh nghiệp, mã số thuế, người đại diện ký giấy, chức danh.
2. Bên được uỷ quyền: họ tên, số định danh cá nhân, chức danh trong công ty.
3. Phạm vi: với vụ việc là mô tả đích danh; với thường xuyên là loại việc, ngưỡng giá trị và dòng “không bao gồm”.
4. Thời hạn: ngày bắt đầu, ngày kết thúc.
5. Uỷ quyền lại: được hay không. Mặc định nên ghi là không.
6. Chữ ký của người đại diện, dấu của doanh nghiệp nếu có sử dụng.

Làm việc với cơ quan thuế, giấy uỷ quyền còn cần đáp ứng yêu cầu riêng theo quy định quản lý thuế hiện hành. Khi chuẩn bị hồ sơ, nên đối chiếu với văn bản đang hiệu lực, trong đó có Thông tư 89/2026/TT-BTC hướng dẫn về quản lý thuế.

Những lỗi hay gặp khi viết giấy uỷ quyền

• Chép giấy của năm trước, chỉ sửa ngày. Ngưỡng giá trị, danh sách việc, thậm chí tên người được uỷ quyền đã khác mà không ai để ý.
• Dùng chữ “toàn quyền”, “thay mặt giám đốc giải quyết mọi việc”. Câu này không giúp người nhận giấy làm việc dễ hơn; nó chỉ làm đối tác nghi ngại và làm doanh nghiệp khó chứng minh khi người được uỷ quyền làm quá tay.
• Không ghi ngưỡng giá trị cho giấy thường xuyên. Một trưởng phòng được “ký hợp đồng bán hàng” về hình thức có thể ký hợp đồng trị giá gấp nhiều lần doanh thu một tháng.
• Giấy theo vụ việc không ghi đích danh giao dịch. Viết “ký hợp đồng mua máy” mà không ghi tên bên bán, loại máy, thì giấy đó thực chất đã thành giấy thường xuyên.
• Không đánh số, không lưu bản gốc. Khi cần thu hồi, doanh nghiệp không biết giấy nào đang lưu hành và đã gửi cho ai.

Một mẹo đơn giản: trước khi ký, người đại diện tự hỏi “nếu người này ký sai việc lớn nhất mà giấy cho phép, công ty mất bao nhiêu”. Con số đó quá lớn thì thu hẹp phạm vi hoặc chuyển sang giấy theo vụ việc.

Khi nào phải thu hồi hoặc cấp lại

• Người được uỷ quyền nghỉ việc, chuyển bộ phận: thu hồi bằng văn bản, báo cho đối tác, ngân hàng đã nhận giấy.
• Doanh nghiệp đổi người đại diện: rà mọi giấy thường xuyên do người cũ ký, cấp lại bằng chữ ký của người mới.
• Có dấu hiệu làm quá phạm vi: dừng ngay, không chờ hết hạn.
• Thay đổi ngưỡng giá trị, bảng giá, chính sách công nợ: giấy cũ có thể không còn khớp với cách công ty đang làm.

Nên giữ một sổ theo dõi giấy uỷ quyền: số giấy, người nhận, phạm vi, ngày hết hạn, đã gửi cho ai. Không có sổ thì tới lúc cần thu hồi sẽ không biết phải báo cho những ai.

Tự kiểm tra ở đâu

• Công cụ tra người đại diện theo mã số thuế tại daidienphapluat.com/tra-cuu: trước khi nhận một giấy uỷ quyền từ đối tác, gõ mã số thuế để xem người ký giấy có đúng là người đại diện đang được ghi nhận không, rồi đối chiếu với nguồn chính thức.
• Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: xác nhận người đại diện của chính doanh nghiệp mình trước khi ký loạt giấy mới.
• Tài khoản thuế điện tử: xem danh sách hồ sơ đã nộp để đối chiếu với phạm vi đã giao cho kế toán.
• Cơ quan thuế quản lý: hỏi về hình thức giấy uỷ quyền được chấp nhận khi làm việc trực tiếp.