Trưởng phòng ký báo giá, nhân viên ký biên bản giao nhận: khi nào cần giấy uỷ quyền

Không phải chữ ký nào của nhân viên cũng cần giấy uỷ quyền. Những văn bản ghi nhận sự việc — nhận đủ hàng, bàn giao thiết bị, số dư công nợ — nhân viên được giao việc có thể ký theo chức năng của mình. Những văn bản tạo ra nghĩa vụ mới cho công ty — chào giá có thời hạn, xác nhận đơn hàng, phụ lục hợp đồng, nghiệm thu để thanh toán — thì nên có văn bản uỷ quyền hoặc quy chế phân quyền rõ ràng, vì chính những chữ ký này làm công ty mất tiền khi sai.

Ranh giới giữa hai nhóm không phải lúc nào cũng rõ. Một biên bản giao nhận ghi thêm câu “hàng đạt chất lượng, không khiếu nại” đã là một cam kết. Một bảng đối chiếu công nợ có chữ ký có thể được dùng làm chứng cứ công nhận nợ. Bài này giúp chủ doanh nghiệp và người đại diện dựng một bảng phân quyền ký vừa đủ, không làm tắc việc hằng ngày.

Vì sao chữ ký nhân viên vẫn có thể ràng buộc công ty

Theo Bộ luật Dân sự, công ty xác lập giao dịch qua người đại diện — người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền. Nhân viên ký mà không có quyền đại diện thì về nguyên tắc giao dịch không ràng buộc công ty. Nhưng thực tế phức tạp hơn:

• Nếu công ty biết mà không phản đối, hoặc tiếp tục thực hiện giao dịch (nhận hàng, thanh toán), giao dịch có thể được coi là đã được chấp thuận.
• Nếu cách tổ chức của công ty khiến đối tác có lý do tin người đó có quyền (danh thiếp ghi chức danh, email công ty, con dấu được đóng kèm, nhiều lần trước đều ký như vậy), công ty khó phủ nhận.
• Chứng từ giao nhận, đối chiếu do nhân viên ký là chứng cứ về sự việc, kể cả khi bản thân chữ ký không tạo ra hợp đồng.

Nói cách khác, không có giấy uỷ quyền không phải là tấm khiên an toàn cho công ty. Kiểm soát thật sự nằm ở việc quy định rõ ai được ký gì, và cho đối tác biết điều đó.

Phân loại văn bản theo mức rủi ro

Báo giá: văn bản tưởng nhẹ mà ràng buộc

Theo Bộ luật Dân sự, đề nghị giao kết hợp đồng có nêu thời hạn trả lời thì bên đề nghị bị ràng buộc trong thời hạn đó. Một báo giá ghi “có hiệu lực 30 ngày” mà khách chấp nhận ở ngày thứ 25 thì công ty khó rút lại vì giá vật tư vừa tăng.

Ba cách kiểm soát đơn giản:

• Khung giá được duyệt: trưởng phòng chỉ được báo giá trong khung, ngoài khung phải có duyệt.
• Thời hạn hiệu lực ngắn và rõ, kèm câu “giá có thể điều chỉnh khi chi phí đầu vào thay đổi” nếu phù hợp với ngành.
• Tách báo giá tham khảo và báo giá chính thức: báo giá tham khảo ghi rõ không phải đề nghị giao kết.

Uỷ quyền thường xuyên theo chức danh

Không ai muốn làm giấy uỷ quyền cho từng tờ biên bản. Cách phổ biến là uỷ quyền thường xuyên: người đại diện ký một văn bản giao cho chức danh (trưởng phòng kinh doanh, trưởng kho, kỹ sư giám sát) được ký một số loại văn bản, trong ngưỡng giá trị, trong thời hạn nhất định.

Văn bản này nên ghi:

1. Họ tên, chức danh người được uỷ quyền (ghi cả tên, không chỉ chức danh, để tránh tranh cãi khi thay người).
2. Danh sách loại văn bản được ký.
3. Ngưỡng giá trị cho mỗi văn bản, và có cộng dồn theo đối tác trong tháng hay không.
4. Có được đóng dấu công ty hay không.
5. Thời hạn, và điều kiện chấm dứt sớm (nghỉ việc, chuyển vị trí).
6. Không được uỷ quyền lại.

Gửi bản sao cho đối tác thường xuyên. Đối tác biết giới hạn thì chính họ sẽ từ chối văn bản vượt ngưỡng, giúp công ty kiểm soát.

Đối chiếu công nợ và nghiệm thu: hai chữ ký đáng giá nhất

Khi có tranh chấp thanh toán, hai loại giấy được đem ra đầu tiên là biên bản nghiệm thu và biên bản đối chiếu công nợ.

• Nghiệm thu: kỹ sư hiện trường ký “đạt yêu cầu” thì bên kia có căn cứ đòi thanh toán, dù sau đó phát hiện lỗi. Hợp đồng nên ghi rõ người đại diện nghiệm thu, và nghiệm thu từng phần khác nghiệm thu hoàn thành.
• Đối chiếu công nợ: chữ ký xác nhận số dư có thể được coi là công nhận nợ. Kế toán lập, nhưng nên để người có thẩm quyền ký, nhất là khi số dư lớn hoặc đang có bất đồng.

Về thuế, biên bản nghiệm thu, giao nhận là chứng từ đi kèm hoá đơn để chứng minh giao dịch có thật. Chữ ký rõ người, rõ chức danh giúp hồ sơ chi phí đứng vững khi bị kiểm tra.

Ví dụ giả định: kỹ sư ký nghiệm thu sớm để kịp tiến độ

Giả sử một công ty sản xuất thuê nhà thầu lắp hệ thống điều hoà cho nhà xưởng. Kỹ sư cơ điện của công ty, vì muốn xưởng kịp chạy thử, ký biên bản nghiệm thu hoàn thành khi hệ thống còn vài lỗi nhỏ, ghi chú miệng rằng nhà thầu sẽ sửa sau. Nhà thầu dựa vào biên bản xuất hoá đơn đợt cuối và đòi thanh toán đủ.

Công ty lúc này khó từ chối: hợp đồng ghi kỹ sư cơ điện là người đại diện nghiệm thu, biên bản ghi “đạt yêu cầu”, không có danh sách lỗi kèm theo. Phần lỗi còn lại phải đòi theo điều khoản bảo hành, mất thời gian hơn nhiều so với giữ lại một phần tiền.

Chỉ cần quy chế ghi “nghiệm thu hoàn thành phải có danh sách tồn tại kèm theo và chữ ký của trưởng bộ phận nếu giá trị hợp đồng vượt ngưỡng”, kỹ sư đã có căn cứ để từ chối ký sớm mà không mất lòng nhà thầu. Uỷ quyền rõ ràng bảo vệ cả người được uỷ quyền, không chỉ bảo vệ công ty.

Dựng bảng phân quyền ký trong một buổi

1. Liệt kê mọi loại văn bản ra khỏi công ty trong ba tháng gần nhất (hỏi kinh doanh, kho, kỹ thuật, kế toán).
2. Xếp vào bảng: loại văn bản, người đang ký thực tế, người nên ký, ngưỡng giá trị.
3. Chỗ lệch giữa “đang ký” và “nên ký” là chỗ cần uỷ quyền hoặc cần đổi quy trình.
4. Người đại diện ký bảng này như một quyết định nội bộ, kèm các giấy uỷ quyền thường xuyên.
5. Rà lại mỗi năm và mỗi khi có người nghỉ việc, chuyển vị trí.

Tự kiểm tra ở đâu

• Hợp đồng mẫu của công ty: xem đã có điều khoản ghi người đại diện nghiệm thu, người xác nhận đơn hàng chưa.
• Cổng hoá đơn điện tử: đối chiếu hoá đơn đầu vào với biên bản giao nhận, nghiệm thu tương ứng.
• Tài khoản thuế điện tử: xem có thông báo đề nghị giải trình về hoá đơn, giao dịch nào không, để biết chứng từ nào sẽ bị hỏi.
• Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: xem thông tin người đại diện của đối tác khi nhận văn bản do nhân viên bên họ ký.